Weg met de werkstress: hier vind je tips om effectiever met je tijd om te gaan

Ik laat je de wijze zien waarop ik dat zelf doe: een proactieve manier om productief te zijn, met zo weinig mogelijk concentratieverlies. Mijn werkwijze bestaat uit acht stappen voor effecitiviteit.

1. Ik zet grote acties in mijn agenda

Een actie waarmee ik langer dan een half uur zoet ben, plan ik in mijn agenda. Dit dwingt me na te denken over de duur van een actie, maar ook wat het beste moment is om deze actie uit te voeren. Daarnaast stelt het me in staat te zien hoe druk ik werkelijk ben: is er nog ruimte of gaat het echt niet passen? Ik kan dan makkelijker ‘Nee, dat gaat me vandaag (of deze week) niet lukken’ zeggen tegen verzoeken van anderen. Het maakt me dus assertiever.

2. Ik zet kleine acties op mijn takenlijst

Acties die ik daarentegen binnen een half uur kan uitvoeren, komen op mijn takenlijst. Om te voorkomen dat dit een waslijst aan acties wordt, zet ik er gelijk bij hoelang ik verwacht dat de actie in beslag neemt, bijvoorbeeld ‘5 min’, ‘10 min’, ‘15 min’ et cetera. Dit stelt me in staat in één oogopslag te zien hoeveel tijd ik nodig heb om mijn takenlijst te voltooien (en of dat überhaupt wel realistisch is).

3. Ik eet de dikste, lelijkste kikker als eerst

Mark Twain, een Amerikaanse schrijver, zei ooit: ‘Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.’ Brian Tracy vond dat inzicht erg inspirerend en schreef op basis daarvan de timemanagement klassieker Eat that Frog.

De achterliggende gedachte? Jouw ‘kikker’ is de grootste, belangrijkste actie die je op je takenlijst hebt staan en waarschijnlijk een die je maar telkens uitstelt. Jammer, want vaak zijn dit juist de acties die de grootste impact of het beste resultaat opleveren. Door gelijk als eerste aan deze actie te werken, tackle je dat. Je hebt ’m achter de kiezen waardoor je er niet de hele dag tegenaan hoeft te hikken. Een uitstekende manier om uitstelgedrag tegen te gaan, maar ook om je concentratie te bewaken.

Om die reden begin ik dagelijks met de grootste, lelijkste kikker op mijn takenlijst. Mijn concentratie is dan nog ‘vers’ en mijn wilskracht hoog. Plus, dan ben ik gewoon van die rotkikker-klus af. Zelf hoef je ’m geen ‘kikker-klus’ te noemen hoor. Veel van onze cursisten gebruiken er een andere naam voor, vaak begint die ook met de letter ‘k’.

4. Ik reageer alleen op 5 procent gevallen

Zodra ik aan mijn concentratieklus werk, staan echt alle notificaties uit. Die van mijn telefoon staan dat standaard al, maar ook mijn e-mail-inbox leg ik het zwijgen op. Whatsappjes, e-mailtjes of Teams-berichten? Ik krijg ze niet mee. En guess what? De wereld vergaat niet. Want als het écht dringend is? Je weet wel, die 5 procentgevallen? Dan bellen ze wel. Kwestie van goede afspraken maken onderling. En word ik dan toch gestoord, dan probeer ik erachter te komen of het werkelijk dringend is of dat de kwestie kan worden geparkeerd. Ik merk vaak dat collega’s, maar ook klanten het helemaal geen probleem vinden als ik dan vertel dat ik nu ‘even niet beschikbaar ben, maar straks alle tijd voor ze heb’. De meesten willen namelijk niet snel een antwoord, maar een goed antwoord. En ik? Ik wil kwaliteit leveren, dus kom ik bij hen terug wanneer ik hun al mijn tijd en aandacht kan geven.

5. Ik pauzeer bewust en regelmatig

Volgens Erik Scherder, onze eigen ‘beweegprofessor’, is het behoorlijk ongezond om langdurig stil te zitten. Niet alleen omdat het een negatieve invloed heeft op je gezondheid, maar ook op je motivatie en concentratie. Hij raadt dan ook aan om ieder half uur dat je stilzit, te compenseren door vijf minuten te bewegen. Indien je een uur je bureaustoel warmhoudt, vergt het al minstens dertig minuten om de negatieve ffecten teniet te doen. Ik probeer daarom gedurende mijn werkzaamheden vijf minuutjes te bewegen; ik sta op, loop wat rond of maak buiten een korte wandeling. Goed voor mijn gezondheid, goed voor mijn concentratie.

6. Ik werk in blokjes van 30 á 45 minuten

Wetende dat ik mijn concentratie dus niet eindeloos kan volhouden, werk ik bij voorkeur in blokjes van 30 à 45 minuten. Om de accu op te laden neem ik na elk ‘blokje’ een korte pauze van 5 minuten. Dit principe valt eenvoudig te combineren met zowel mijn grote als kleine acties. Indien ik bijvoorbeeld een grote actie van anderhalf uur heb, plan ik deze in mijn agenda en neem ik tussendoor één of twee korte pauzes. Heb ik enkele kleine acties die samen in één blokje passen, dan handel ik die achter elkaar af en neem dan een korte pauze. Om te voorkomen dat ik te lang doorga zet ik soms een timer (daar zijn meerdere apps voor) zodat ik eraan herinnerd wordt om regelmatig even de accu op te laden.

7. Ik werk mijn agenda direct bij

Afspraken en grote acties staan in mijn agenda gepland. Zo kan ik vooraf zien hoeveel tijd ik kwijt denk te zijn. Soms lopen deze afspraken of acties weleens uit, logisch. Om het overzicht te bewaren, heb ik mezelf de gewoonte aangeleerd om na het afronden van een activiteit direct mijn agenda bij te werken. Hiermee kan ik aan het eind van de dag en tijdens mijn wekelijkse reflectie zien waar al mijn tijd aan op is gegaan. Het helpt me ook beter in te schatten hoeveel tijd ik in de toekomst aan bepaalde afspraken of acties kwijt ben. Doe ik dat niet, dan creëer ik alleen maar onrust bij mezelf en anderen. En dat is funest voor mijn concentratie.

8. Ik houd ruimte voor ‘geklooi’

Gedurende de dag komen er gewoon tal van zaken op je af die je onmogelijk had kunnen voorzien, maar waar je wel op kunt anticiperen. In ieder geval kun je ze opvangen in je systeem en ruimte houden in je planning. Een goed systeem geeft jou de rust om ad hoc-zaken te laten liggen tot later. Een goede planning geeft jou de ruimte om ze later daadwerkelijk te doen. Zo houd ik zelf per dag zo’n uur of anderhalf uur vrij om werk af te handelen dat tussendoor op mijn bordje terecht komt. Het liefst in de middag, nadat ik al mijn andere, belangrijkere zaken hebt voltooid.