Gun jezelf een assistent

"Met een virtuele assistent is er altijd iemand via internet op afroep beschikbaar, zonder dat je die persoon op de payroll hoeft te zetten," zegt Hans Nieuwenhuis (41), algemeen directeur van het Amsterdamse IT-bedrijf Intigris. "Daarom zijn we niet lang na de oprichting van ons bedrijf gaan samenwerken met Moneypenny." Moneypenny biedt virtuele assistenten met verschillende disciplines aan.

"We werken voor terugkerende werkzaamheden met een vaste virtuele assistent, maar voor bijvoorbeeld de telefonie schakelen we ook andere virtuele assistenten in. Bij een bedrijf als Moneypenny heb je keuze. Bovendien is de continuïteit gewaarborgd."

Tijd besparenDe virtuele assistent van Marjon Sarneel (60), directeur van onlineschrijfschool OSMS, helpt haar website onderhouden en maakt stappenplannen voor het omzetten van blogposts naar audiobestanden. "Niet lang geleden ben ik volledig online gaan werken. Daar komen veel technische klussen bij kijken. Mijn assistent neemt al die taken over waar ik geen verstand van heb. Zo bespaar ik tijd en kan ik me richten op taken waar ik goed in ben."

Maar waarom zou je niet gewoon kiezen voor een secretaresse, met wie je face to face kunt overleggen? Hans: "Een secretaresse laat je niet komen voor twee uurtjes, maar wij hebben vaak niet meer dan twee uur ondersteuning nodig. Een virtuele assistent is beschikbaar op de momenten dat wij ondersteuning nodig hebben en wij betalen alleen voor die uren."

Marjon voert een andere reden aan. "Ik zou niet zomaar iemand weten die op afroep tien uur beschikbaar is in Terneuzen, waar ik woon en werk. Met een virtuele assistent maakt het niet uit waar je werkt. Toen ik net een ongeluk had gehad, stond ze bovendien dertig tot veertig uur per week voor me klaar."

BedenkingenNatuurlijk hadden beide ondernemers aanvankelijk hun bedenkingen. Gaat een virtuele assistent mijn business begrijpen terwijl ze niet lijfelijk aanwezig is? Gaat ze niet te veel kosten? Hoe verloopt een samenwerking op afstand?

Nu zouden ze allebei niet meer zonder willen. Gun jezelf een virtuele assistent zodra je je dat kunt veroorloven, adviseert Marjon. "Een paar uur per maand kunnen je al zo veel tijdswinst opleveren en met een wekelijks gesprek via Skype praat je haar zo bij."

Vijf tipsWaar moet je aan denken als je een virtuele assistent inhuurt?

1. Formuleer je wensen zo specifiek mogelijk.2. Zoek iemand die complementair is aan je persoon of organisatie.3. Spreek per taak af hoeveel tijd de assistent eraan mag werken.4. Communiceer op regelmatige basis.5. Borg de continuïteit, dus werk met een bureau of maak stappenplannen.