Boekentip voor effectiever werken: zo creëer je een dashboard voor je werk

Voor jouw e-mails en andere informatie die je niet binnen twee minuten kunt afhandelen kun je vijf parkeerplekken gebruiken: Agenda, Actie, Afwachten, Later/Misschien en Projecten. Hieronder vind je een korte introductie. Meer tips om effectiever te werken? Het boek van Jan-Dirk Reijneveld is hier te koop in de eigen webshop van De Ondernemer.

Parkeerplek 1: Agenda

Agenda staat fysiek apart van de andere vier parkeerplekken. Bijvoorbeeld in jouw Outlook- of Google-agenda, of een andere plek waar jij jouw afspraken bijhoudt. Actie, Afwachten, Later/Misschien en Projecten staan bij elkaar in de tool die je gebruikt om je werk te organiseren, zoals Outlook Taken, Google Tasks, Things (Apple), Todoist of een papieren systeem.

Jouw agenda is in essentie geschikt voor drie soorten items. Ten eerste acties die op een bepaalde tijd moeten plaatsvinden, zoals een afspraak met een klant of collega. Ten tweede acties die op een bepaalde dag moeten plaatsvinden, maar niet noodzakelijkerwijs op een bepaald tijdstip. Je moet bijvoorbeeld op donderdag een klant bellen over een voorstel dat je hebt gestuurd, omdat die vanaf vrijdag drie weken op vakantie is.

Een derde soort items die je in de agenda kunt zetten zijn dingen die je op een bepaalde dag wilt tegenkomen. Dit kan gaan om een verjaardag van een familielid of vriend. Het kan ook gaan om relevante achtergrondinformatie bij een bepaald agendapunt, bijvoorbeeld een aantal onderwerpen die je hoe dan ook wilt bespreken met een klant met wie je een meeting hebt. Als je een elektronische agenda gebruikt, kan het bijvoorbeeld gaan om een e-mail die je als bijlage bij het agenda-item voegt.

Parkeerplek 2. Actie

In Actie kun je alle dingen zetten die:

1. Niet binnen twee minuten kunnen worden uitgevoerd.

2. Niet op een bepaalde dag of tijd moeten worden uitgevoerd.

3. Waarbij jij degene bent die de actie moet uitvoeren.

Als vuistregel kun je hanteren dat je hier de acties in zet die je de komende week zou kunnen uitvoeren. De rest kun je naar de parkeerplek Later/Misschien verplaatsen, die zo meteen aan bod komt.

Kijk kritisch of je een actie al kunt uitvoeren of dat er eigenlijk nog een andere actie aan voorafgaat. Je kunt wel de tweede actie al in de titel van de actie opnemen, bijvoorbeeld: ‘Beslissen of ik me ga aanmelden → Me aanmelden’. Dan houd je beide acties in beeld en maak je tegelijkertijd de afhankelijkheid tussen beide duidelijk.

Als je niet kunt bedenken wat de actie is bij een e-mail, verzoek of idee, dan kun je die toch bij Actie zetten, met als titel: ‘Bepalen wat dit precies is’. Dan kun je vervolgens verder met het verwerken en organiseren van de rest van je informatiestroom. Op een later moment, als je in de rol ‘coureur’ zit, kun je het item eens nauwkeuriger bekijken en wordt meestal duidelijk wat je ermee wilt of moet doen.

Misschien heb je de gewoonte om je acties in je agenda te zetten. Dat is om een aantal redenen meestal niet handig:

► Als je bijvoorbeeld vandaag acht acties hebt gepland, zul je vaak merken dat je maar aan drie of vier daarvan toekomt. Met als gevolg dat je die andere vijf acties naar morgen sleept of dat ze na vandaag uit beeld raken. In de praktijk zie ik dat mensen acties soms wekenlang door hun agenda slepen. Herkenbaar? Op een subtiel niveau is dit voor je brein frustrerend, omdat je je eigenlijk continu niet houdt aan jouw eigen voornemen: een bepaalde actie vandaag doen.

► Het levert twee plekken op waar je acties staan: in je agenda en in de tool (bijvoorbeeld Outlook Taken of Google Tasks) waarmee je jouw acties organiseert. Dit leidt tot versnippering in je brein en minder overzicht waardoor prioriteren moeilijker wordt.

► Als je de acht acties in jouw agenda zet, loop je het risico dat je die ene die je écht vandaag moet uitvoeren over het hoofd ziet, omdat die ondersneeuwt in de veelheid aan acties.

Parkeerplek 3. Afwachten

In Afwachten kun je items zetten waarbij jij niet degene bent die de eerstvolgende actie moet uitvoeren. Het kan bijvoorbeeld gaan om een e-mail die je hebt verstuurd aan een HRM-medewerker, met het verzoek om jouw arbeidscontract aan te passen. Als je manager bent, kan het gaan om een actie die je hebt gedelegeerd naar een van jouw medewerkers. Het kan zinvol zijn om de datum waarop je bent begonnen met wachten achter het item te zetten. Dat kan je helpen om te besluiten of je, op een gegeven moment, een reminder wilt sturen naar de persoon op wie je wacht.

Afwachten-items zullen veelal e-mails zijn die je zelf hebt verzonden. Het is om die reden zinvol om aan het eind van elke dag even je map ‘verzonden items’ te checken. Op een gegeven moment zul je merken dat je vanzelf, als je een e-mail verstuurt bedenkt: ‘Moet ik dit nog monitoren of niet?’ Als het antwoord ‘ja’ is sleep je de e-mail naar Afwachten. Is het antwoord ‘nee’, dan kun je de e-mail verwijderen of verplaats je de e-mail naar Referentie (als je de e-mail wilt bewaren).

De parkeerplek Afwachten heeft twee voordelen. Ten eerste hoef je de items die daarin staan niet te onthouden, waardoor je je hoofd niet onnodig belast. Ten tweede kun je de acties niet vergeten omdat je ze ergens hebt genoteerd. Als je de organisatie van je werk goed op orde hebt, zul je soms merken dat de parkeerplek Afwachten voller zit dan Actie. Je bent dan namelijk veelal aan het wachten op andere mensen die hun werk minder goed hebben georganiseerd.

Parkeerplek 4. Later/Misschien

Later/Misschien betreft informatie waarop je deze week geen actie wilt ondernemen, maar in de toekomst (misschien) wel. Bijvoorbeeld een boeiende spreker van wie je ooit een training of lezing wilt volgen, of een interessante klant die je ooit wilt benaderen. Je zou de parkeerplek ook ‘Niet nu’ kunnen noemen. Later/Misschien kun je ook gebruiken voor projecten waar je op dit moment geen tijd voor hebt, maar die je wel in beeld wilt houden.

‘Vervaldagen’ is een specifieke vorm van Later/Misschien. Het betreft acties die je pas op een bepaald moment in de toekomst kunt uitvoeren. Een potentiële opdrachtgever, die je spreekt in maart, vraagt je bijvoorbeeld om over een halfjaar nog eens te bellen. Je kunt dan voor jezelf een notitie maken dat je in september deze klant weer gaat bellen. Als je een elektronische tool gebruikt om je werk te organiseren, kun je een herinnering koppelen aan een vervaldagenitem.

Parkeerplek 5. Projecten

Projecten is een parkeerplek waarin je al jouw grote doelen en projecten kunt zetten die momenteel jouw aandacht verdienen. Mijn ervaring is dat alleen al het hebben van een lijst waarop al jouw grote klussen staan een gevoel van controle geeft. Om te voorkomen dat je te veel parkeerplekken krijgt is het meestal handig om jouw projecten in hetzelfde overzicht als jouw acties te zetten. Ik zet voor een project het cijfer ‘1’, waardoor ik toch in één oogopslag kan zien welke projecten er momenteel lopen. Als je de lijst wekelijks doorloopt, kun je ervoor zorgen dat je voor elk project de juiste acties onderneemt.