Nieuws Personeel

Leidinggeven aan thuiswerkers: 7 tips

Flexibel werken wordt steeds populairder, met medewerkers die een of meer dagen vanuit huis of een andere locatie werken. Maar ook als er een ov-staking is of bij andere incidenten wordt leidinggeven op afstand voor ondernemers belangrijker. Wij zetten daarom zeven inzichten op een rij.

Redactie/Gonny Vink | Foto: Pixabay 28 mei 2019

Bellen zakenvrouw pb

1. Onderhoud je beeld van je medewerkers

Leidinggeven op afstand vraagt om een andere manier van leiderschap. Daarvoor is het nog belangrijker dat je de mensen in je team of op je afdeling goed kent, weet wat ze nodig hebben, hoe ze in hun werk zitten, of ze goed in hun vel zitten en of ze met de juiste dingen bezig zijn, zeker als je elkaar niet vaak ziet. Maar hoe krijg je dat voor elkaar? Als je meer op afstand en digitaal samenwerkt, zijn sociale vaardigheden nog belangrijker. Met telefonisch contact heb je toch een minder goed beeld van hoe het met de ander gaat. Je zult dus moeten afgaan op de stem of op wat iemand vertelt. Vragen stellen om te toetsen of wat je hoort klopt, helpt daarbij.

Zo sprak ik een leidinggevende die zei een lijst te hebben met alle namen van de circa 45 mensen aan wie ze leidinggaf en elke week nam ze die lijst door om te kijken of ze een voldoende goed beeld had van iedereen. En als dat bij iemand niet het geval was, nam ze daar actie op.

2. Transparantie

Transparantie over plannen, voortgang en resultaten helpen medewerkers om meer eigen verantwoordelijkheid te laten nemen. Dashboards waarmee de ontwikkeling en het resultaat worden getoond op verschillende niveaus, helpen daarbij. Medewerkers kunnen op basis van deze dashboards en inzichten zelf keuzes maken en besluiten nemen. Maar ook transparantie over waar je zelf mee bezig bent, wat je bezighoudt en wat er speelt, is belangrijk. Onthoud daarbij wel: te veel nog niet zekere informatie kan afleiden of voor verwarring zorgen. Maar het verborgen houden van informatie kan ervoor zorgen dat mensen wel merken dat er iets speelt, en daar vervolgens een eigen verhaal van gaan maken.

3. Wees duidelijk over verwachtingen

Collega’s en leidinggevenden hebben vaak een mening of vooroordelen ten opzichte van het thuiswerken van medewerkers. Zo kan het zijn dat een collega thuis aan het werk is omdat een van de kinderen ziek is. Het is dan de vraag of dat wel of niet kan. Vaak hebben mensen er snel een mening over: dat kan niet, de collega loopt de kantjes er vanaf. Zonder dat ze de context kennen, is er al een oordeel geveld. Mensen hebben vaak snel een mening klaar zonder het hele plaatje compleet te hebben, maar wel vaak vanuit hun eigen perspectief en overtuiging: je kunt niet thuiswerken als er een ziek kind is. Maar er zijn zoveel mogelijkheden en nuanceringen te bedenken. Leidinggevenden hebben hierin de belangrijke taak om goed uit te leggen en te bespreken wat wel en niet kan en wat je van elkaar verwacht.

4. Verantwoordelijkheid geven

Het is belangrijk dat mensen hun verantwoordelijkheid nemen en hierover communiceren. Discussies over verantwoordelijkheid gaan vaak over altijd bereikbaar moeten zijn, dus de telefoon en e-mail bijhouden ook als mensen niet aan het werk zijn, in de avonduren of op hun vrije dag. Of het gaat erover dat medewerkers niet doen wat er van hen wordt verwacht. Maar verantwoordelijkheid betekent dat je weet wat er nodig is en wat je moet doen, waarbij je continu prioriteiten moet stellen en keuzes moet maken. Om verantwoordelijkheid te kunnen nemen is er vertrouwen nodig, maar medewerkers moeten ook precies weten wat er van hen wordt verwacht. Je kunt alleen verantwoordelijkheid nemen als je er zelf achter staat wat je gaat doen.

5. Feedback

De meeste mensen zeggen dat ze het fijner vinden als persoonlijke feedback in een face-to-facegesprek gebeurt, maar het kan ook telefonisch of bijvoorbeeld met een videoconference-tool. Hiervoor is het wel belangrijk dat je elkaar kent en vertrouwt. Inhoudelijke feedback wordt verder vaak via mail of in een samenwerkomgeving gegeven, bijvoorbeeld in een document. Er zijn enkele spelregels voor feedback. Feedback kun je op gang brengen door regelmatig te evalueren: hoe ging het? Wat ging goed? Wat kan beter? Dit zijn vragen die je goed kunt gebruiken voor een vergadering, gesprek, presentatie of samenwerking, al dan niet in een app. Of je kunt aan het eind van een vergaderingen een kort rondje tops en flops te bespreken, waarbij je afspreekt dat mensen niet in herhaling vallen, maar alleen iets zeggen als ze iets willen toevoegen en anders passen. Feedback kan ook door een berichtje dat gedeeld wordt op sociale media of in sociale tools zoals Microsoft Teams. Wees je bewust van het effect van feedback, maar ook van het níét geven van feedback. Vraag ook zelf geregeld feedback; hiermee verlaag je de drempel bij de medewerkers om dat ook te doen.

6. Virtueel rondlopen

Als leidinggevende is het belangrijk dat je leert om virtueel rond te lopen. Als je gewend bent om op kantoor te werken met je team redelijk in de buurt, kun je gemakkelijk even bij iemand langsgaan voor een vraag of een klus. Maar als de meeste mensen elders werken, gaat dat niet. Zo is een veelgehoorde klacht van medewerkers dat als je op vrijdag op kantoor werkt, je ook echt de klos bent. Dit komt omdat er op die dag vaak minder mensen aanwezig zijn: sommigen werken vanuit huis, anderen zijn vrij. Als je als leidinggevende gewend bent (spoed)klussen te verdelen onder de mensen die je daadwerkelijk ziet, ben je als medewerker inderdaad altijd de klos. Voor jou als leidinggevende is het belangrijk dat je leert ook virtueel rond te kijken, door bijvoorbeeld op Teams of Skype voor Bedrijven te kijken welke medewerkers beschikbaar zijn, ongeacht op welke plek ze zijn en of ze tijd hebben om je te helpen. Wees je bewust van de verdeling van werk en activiteiten, zodat niet alleen de mensen die fysiek aanwezig zijn deze taken krijgen. Wees je ook bewust van het effect van het wel of niet fysiek aanwezig zijn voor nieuwe opdrachten en kansen.

7. Heb vertrouwen

Het klinkt misschien wat soft, maar de basis voor leidinggeven op afstand is voor mij mensen durven vertrouwen. Vertrouwen geven is in mijn optiek loslaten, ruimte geven. Agenda’s van medewerkers bekijk ik eigenlijk nooit, behalve om ruimte te zoeken voor een afspraak. Werktijden vind ik ook niet zo interessant, ik begin zelf graag vroeg, maar ken ook genoeg mensen die dat helemaal niks vinden en liever later starten en langer doorgaan. Wel vind ik het fijn als je het van elkaar weet en een modus kunt vinden die voor beiden werkt. Misschien vind je het wel ongelooflijk naïef en gemakkelijk, maar als je je mensen niet vertrouwt, moet je hen ook niet aannemen.

In Leidinggeven op afstand geeft Gonny Vink advies over het managen van mobiele medewerkers en thuiswerkers. Als oprichter van work21 helpt zij organisaties met alle technologische hulpmiddelen die kunnen bijdragen aan flexibel werken. Dit is een voorpublicatie uit het boek, dat vanaf deze maand te bestellen is.