Getuigschrift en referenties: wat ben je verplicht en wat mag niet?

Wanneer een werknemer bij jou vertrekt, ben je wettelijk verplicht (artikel 656 van het Burgerlijk Wetboek) om een getuigschrift mee te geven, wanneer je werknemer hierom vraagt. Het maakt daarbij niet uit of je werknemer zelf ontslag neemt of dat jij het dienstverband opzegt of niet verlengt. Een getuigschrift is een schriftelijke verklaring, die je aan de werknemer verstrekt.

In dit document verklaar je welke periode je werknemer in dienst was, hoeveel uren hij per dag of per week werkte en wat de functie inhield. Je werknemer kan erom vragen om ook op te nemen waarom je het dienstverband hebt beëindigd, op welke manier het dienstverband is geëindigd en hoe hij zijn werk gedaan heeft. Let op: deze laatste drie zaken mag je dus alleen maar op verzoek van de werknemer in het getuigschrift zetten.

Belangrijk voor werknemer en toekomstige werkgever

Wanneer je nalaat om op verzoek van je werknemer een getuigschrift op te stellen, ben je aansprakelijk voor de schade die als gevolg hiervan kan ontstaan, bijvoorbeeld als een werknemer hierdoor een baan niet krijgt.

Het mag duidelijk zijn dat de werknemer en de toekomstige werkgever er belang bij hebben dat het getuigschrift naar waarheid is opgesteld. In de wet staat dan ook dat de werkgever aansprakelijk is voor de schade als gevolg van het opnemen van onjuiste mededelingen in het getuigschrift.

Werkgever, vergeet de AVG niet

Referenties verstrek je aan potentiële nieuwe werkgevers. In tegenstelling tot de wettelijke bepalingen over het getuigschrift, is er in de wet niets expliciet geregeld over referenties. Je bent nooit verplicht om een referentie te geven, ook al heeft je werknemer daarvoor toestemming gegeven of erom gevraagd.

Als werkgever moet je je hierbij wel houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Je mag op grond van de AVG niet zomaar privacygevoelige gegevens over werknemers aan derden verstrekken. Je moet een grondslag hebben om referenties te mogen verstrekken, zoals toestemming van de ex-werknemer. Voorzichtigheid en zorgvuldigheid zijn hierbij geboden.

,,Omdat de werknemer die solliciteert zich in een kwetsbare positie bevindt, mag je als werkgever in principe dus geen referenties verstrekken. Ook als je alleen maar neutrale of feitelijke informatie verstrekt, kan dat als negatief worden opgevat door de potentiële nieuwe werkgever”, aldus Daniël Maats, arbeidsrechtadvocaat bij Bruggink & Van der Velden Advocaten Belastingadviseurs.

Ex-werkgever kan aansprakelijk worden gehouden

Als je zonder toestemming referenties afgeeft, kan dat tot aansprakelijkheid leiden, maar ook als je onjuiste informatie geeft. ,,Als de referentie onjuistheden bevat, kan de ex-werkgever aansprakelijk worden gehouden. Het enkele feit dat onjuiste informatie is doorgegeven, is echter nog niet onzorgvuldig. Dat is alleen het geval als de referent wist of behoorde te weten dat van onjuiste informatie sprake is. Als er sprake is van onzorgvuldig handelen, is de ex-werkgever mogelijk aansprakelijk voor de schade die de werknemer lijdt omdat de nieuwe baan niet doorgaat. Daarvoor moet de werknemer wel eerst bewijzen dat de nieuwe baan is afgeketst omdat een onjuiste referentie is afgegeven. In veel gevallen is dat geen gemakkelijke opgave.”