Het belang van een RI&E: 'Bij hoge werkdruk is communicatie heel belangrijk'

Op de werkvloer van OPNIEUW! lopen 45 mensen met verschillende nationaliteiten rond, ieder met zijn eigen religie, sociale en culturele achtergrond. Precies zoals eigenaar en oprichter Douwe Jan Boersma bij de oprichting voor ogen had. ,,We respecteren elkaars normen en waarden en de bedrijfscultuurregels. Ik wil dat iedereen zich hier veilig voelt. Daar werken we ook aan. Meteen vanaf het begin hebben we een RI&E laten doen. Je wilt als ondernemer toch trots zijn op je bedrijf? Dan maak je niet alleen de buitenkant, maar ook de binnenkant mooi. Elke professionele ondernemer hoort een RI&E te zien als een belangrijk onderdeel van zijn bedrijf. Het is een middel om je doel te bereiken: jouw mensen beschermen tegen arbeidsrisico's."

Circulair bedrijf waarbij collega's met elkaar ecologisch én sociaal impact maken

Het eerste doel van Boersma was echter een circulair bedrijf oprichten waarbij collega's met elkaar ecologisch én sociaal impact maken. ,,Mijn motto is: 'Als je niet kunt delen, kun je ook niet vermenigvuldigen.' Vanuit die gedachte ben ik vier jaar geleden OPNIEUW! begonnen, letterlijk. Mijn vorige bedrijf liep goed, maar ik wilde mijn ondernemerschap gebruiken om andere doelen na te streven dan alleen financiële. Ik wilde ook sociale en ecologische winst maken, in die volgorde. De naam OPNIEUW! kwam meteen bij me op: zelf opnieuw beginnen met een nieuw bedrijf, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een nieuwe kans geven, en werken met materiaal dat opnieuw gebruikt kan worden. Zo sloeg ik drie vliegen in een klap."

Werkdruk verminderen

In de fabriek die Boersma liet bouwen worden oude meubels 'refurbished' (gereviseerd) en krijgen een tweede leven, waarmee hij zowel energie en CO2 bespaart als grondstoffen. Niet alleen krijgt 'oud' materiaal zo een nieuwe kans, maar ook mensen die anders niet zo makkelijk aan de bak zouden komen: van de 45 werknemers vallen er 15 onder wat Boersma de 'sociale boog' noemt.

,,Ik heb er echt bewust voor gekozen om te werken met mensen op basis van drie bedrijfscultuurregels: 1) positiviteit en willen; 2) communicatie; en 3) vertrouwen. Vandaaruit probeer ik het team bij elkaar te krijgen en samen te werken. Communicatie is heel belangrijk bij met name werkdruk. We werken met een meester-gezelconstructie: een inner circle van directie en architecten, daarnaast een flexboog van mbo'ers en hbo'ers, en ook een sociale boog waar die 15 mensen onder vallen. De inner circle kijkt: hoeveel werk kan iemand aan in die sociale boog? Als de werkdruk te hoog wordt, schalen we de flexboog op en maken meer capaciteit vrij als bescherming van de sociale boog. Op die manier kunnen we de werkdruk aanzienlijk verminderen."

Wat was de ecologische winst, wat de sociale en de economische?

Dat kost wel tijd en energie, zegt Boersma. ,,We hebben een strategisch personeelsbeleid waarbij we kijken of we de sociale boog soms anders moeten indelen. We moeten een mix hebben van mensen die een afstand van de markt hebben, niet alleen uit de sociale dagbesteding, maar ook mensen van het UWV die goed meester kunnen zijn voor hun gezellen. Daar moet je strategisch naar kijken en goed met elkaar communiceren. Daarom hebben we als inner circle dagelijks overleg, komen de afdelingshoofden wekelijks bij elkaar, is er maandelijks op afdelingsniveau overleg en voeren we jaarlijks 1-op-1 functioneringsgesprekken. We vertellen elk kwartaal hoe we ervoor staan. Gaat het goed of slecht? Wat was de ecologische winst, wat de sociale en de economische? Verhelderend als je slechte resultaten hebt, dat je daar consequenties aan moet verbinden. Dat communiceren is ook belangrijk, dan weten mensen wat er van ze wordt verwacht."

Psychosociale arbeidsbelasting

Naast communicatie zijn ook positiviteit en vertrouwen twee essentiële bedrijfswaarden. ,,Het begint met innerlijke motivatie: hier ben je onderdeel van een team, je moet er samen iets moois van willen maken. We zijn alleen maar bezig met oplossingen verzinnen in plaats van problemen te maken. Gezondheid is de basis voor positiviteit. Met negativiteit wil ik ook helemaal niet bezig zijn. De grootste kracht van negativiteit is dat het snel heel groot wordt als je het aandacht geeft. Als mensen moedwillig achter de wagen gaan lopen om de boel te frustreren, gaat je bedrijf niet vooruit. Met positieve mensen wordt het werk veiliger, stabieler en productiever. En als werknemers zich veilig en stabiel voelen, kunnen ze meer verantwoordelijkheid aan. Dat bereik je dan weer door de derde bedrijfswaarde, namelijk door ze veel vertrouwen te geven. Dan durven ze zich ook sneller uit te spreken, en als ze durven te praten over iets wat hen op het werk bezighoudt, kunnen we ze beter helpen."

Belangrijk dat mensen naar vertrouwenspersoon kunnen als ze ergens mee zitten

Na de RI&E is er ook een vertrouwenspersoon aangesteld bij OPNIEUW! ,,Als iemand niet lekker in z'n vel zit, moet je erachter zien te komen hoe dat komt. Natuurlijk, de omgeving en infrastructuur moeten veilig genoeg zijn – hangt de brandblusser op de juiste plek, draagt iedereen veilige schoenen – maar daarnaast is het ook belangrijk dat mensen naar een vertrouwenspersoon kunnen als ze ergens mee zitten. Het is goed dat psychosociale arbeidsbelasting, zoals discriminatie, pesten of iemand onheus bejegenen, onderdeel uitmaakt van een RI&E. Ongewenst gedrag hoort niet thuis op de werkvloer. Onze drie bedrijfscultuurregels zijn daarvoor al een goede filter, en daarnaast hebben we een personeelshandboek samengesteld. Voel je je onveilig? Is er ontoelaatbaar gedrag? Meteen melden bij de vertrouwenspersoon. Gelukkig hebben we dat nog nooit meegemaakt op het gebied van ongewenst gedrag."

Recent was Cécile de Roos te gast bij De Ondernemer Live, waarin zij vertelde over het belang van integraal gezondheidsmanagement, verzuim, veiligheidsgedrag en teamontwikkeling. Op dat gebeid is zij adviseur namens HollandsCollege voor Mens, Arbeid en Organisatie. De video kun je hieronder terugkijken. Ook ondernemer Martha van Dieren van Scania Logistics deelt daarin haar praktijkervaringen