Eerste Hulp bij Verzuim: zo kun je als ondernemer voorbereid zijn op duur ziekteverzuim

Zeker in kleinere bedrijven kan het lang goed gaan, maar als ineens die belangrijke medewerker langdurig is uitgeschakeld, is er toch echt een probleem. Als directeur van een IT-bedrijf met dertig medewerkers maakte ik zelf een burn-out mee. Dat was na het knappen van de internetzeepbel in 2000. Pas jaren later werd één van mijn belangrijkste medewerkers in datzelfde bedrijf langdurig ziek.

Ik wist wat hij meemaakte, maar daarmee was er natuurlijk nog geen oplossing. Deze situatie kostte mijn bedrijf veel geld: zijn salaris, maar ook misgelopen omzet door het wegvallen van declarabele uren. Pas toen ging ik nadenken over vragen waarover ik eigenlijk eerder had moeten nadenken, in de sfeer van preventie.

Zes tips bij drie thema’s rondom ziekteverzuim

In mijn werk bij Centraal Beheer spreek ik bijna dagelijks ondernemers over ondernemerschap bij groei èn tegenslag. Op basis van mijn ervaringen en gesprekken met mkb-ondernemers, kom ik tot zes verzuimtips. Deze kun je in drie thema's verdelen: waar sta je met je bedrijf, goed werkgeverschap en de bedrijfscultuur.

Waar sta je met je bedrijf?

Verzuim en uitval houden verband met de bedrijfscultuur, die weer samenhangt met de bedrijfsontwikkeling. In de start- en opbouwfase zie je vaak een laag verzuim. Mensen gaan vanuit een gezamenlijke missie over alle persoonlijke grenzen heen om het bedrijf op te bouwen. Na de eerste groei moet er vooral slimmer worden gewerkt. Werknemers krijgen een specialisme en worden verantwoordelijk voor één thema. De stress en werkdruk nemen toe. Dan vallen medewerkers uit die dat niet meer volhouden. Houd je je dan als werkgever aan die cultuur vast en heb je geen of onvoldoende oog voor je medewerkers, dan zul je steeds meer uitval krijgen.

Tip 1: Bouw rustmomenten in

Met hard werken is niets mis, maar bouw rustmomenten in om daarna weer te gaan knallen. Geef medewerkers ook individueel de ruimte om soms alles even los te laten. Dat is niet overal vanzelfsprekend. Neem sectoren als de financiële wereld, IT en consultancy: sectoren waarin uren worden verkocht. Daar wordt constant gejaagd om het niveau vast te houden, met een groot beroep op de medewerkers. Dat leidt tot een relatief hoger ziekteverzuim. Wil je dat als ondernemer echt op de koop toenemen?

Tip 2: Geef het goede voorbeeld

Een goed voorbeeld is cruciaal. Als de ondernemer zelf nooit rust neemt en 24/7 bereikbaar is en (digitaal) communiceert - bijvoorbeeld mails in de avonden en in het weekend - dan gaan de medewerkers daar ook minder snel om vragen.

Goed Werkgeverschap

Personeel is het belangrijkste kapitaal van een bedrijf. Tel daar de actuele personeelsschaarste bij op, en het is duidelijk dat een zorgvuldige omgang met je personeel belangrijker is dan ooit.

Tip 3: Verdiep je vooraf in ziekteverzuim

Laatst bezocht ik een ondernemer die vijftien jaar actief is en vijftien medewerkers heeft. Er heerst in zijn bedrijf een hechte, familiaire werksfeer. Pas voor het eerst had hij te maken met een langdurig verzuimgeval! Ook hij had zich nooit verdiept in de doos van Pandora die opengaat wanneer een medewerker langdurig ziek wordt. Hij was in shock. Goed werkgeverschap houdt in dat je jezelf van tevoren al afvraagt: ‘Wat zijn de bedrijfsrisico’s van langdurig verzuim?’. 'Welk risico wil ik zelf dragen en welk risico wil ik verzekeren?’. ‘Ga ik de re-integratie van een eventuele zieke medewerker uitbesteden aan een bedrijfsarts/casemanager, zodat ik de lastige gesprekken niet zelf hoef te doen?’

Tip 4: Neem tijdig passende maatregelen

Neem vervolgens passende maatregelen. Je loopt een groot financieel risico als je niets hebt verzekerd - bijvoorbeeld via een verzuimverzekering bij Centraal Beheer - maar ook geen reserves hebt om de hoge kosten van een langdurig zieke medewerker op te vangen. Je netto jaarwinst kan door één zieke medewerker al na twee maanden ziekte zijn verdampt. Bovendien moet je voldoen aan de nodige wettelijke verplichtingen als je medewerkers in dienst hebt en als medewerkers ziek worden. Maak dan ook het verplichte verzuimbeleid. Je wilt niet achteraf pas verrast worden met wat je allemaal moet doen of uitzoeken.

De bedrijfscultuur

Het thema ziekteverzuim raakt tevens aan de bedrijfscultuur, de drijvende kracht achter de dagelijkse gang van zaken in een bedrijf. De bedrijfscultuur komt voort uit onder meer de normen en waarden, gewoonten en tradities, de ervaringen van medewerkers, en de bedrijfshistorie.

Tip 5: Investeer in preventie

Langdurig verzuim komt bijna nooit alleen door het werk. Zorg ervoor dat je de dingen opmerkt die tot gevolg hebben dat medewerkers minder productief worden, minder alert zijn, af en toe ineens een dag ziek zijn. Het privéleven van een medewerker heeft net zoveel impact op het verzuim als het werk zelf. Een ziek of overleden familielid, financiële stress, een kind met problemen: dat heeft effect. Die blik verbreden en bezig zijn met dat omzien naar elkaar: dat moet onderdeel uitmaken van de bedrijfscultuur. Wil of kun je hierin als werkgever geen energie steken? Organiseer het dan intern en beleg het bij een HR-medewerker, die dat werk leuk vindt. Dit laten liggen vind ik verwijtbaar: werkgevers hebben aandacht voor de omzet - dus de klant - en voor de inkoop - de leveranciers -, maar vaak te weinig voor hun eigen medewerkers, hun belangrijkste kapitaal.

Tip 6: Ga voor nazorg

Ook nazorg is belangrijk. Geef rust en ruimte om te herstellen, maar sluit een medewerker niet buiten; bied de mogelijkheid om aangesloten te blijven op de interne informatievoorziening. Geef - omgekeerd - collega’s updates over de zieke medewerker. Zo kan een zieke werknemer na zijn ziekte ook sneller weer productief worden.