Experts Aslander en Banach: hoe je digitale fitheid van medewerkers vergroot

IT is tijdens de coronacrisis onmisbaar gebleken. Medewerkers moesten massaal vanuit huis werken en dat kon alleen maar omdat technologie dit mogelijk maakte. ,,Als er één ding is dat bedrijven tijdens coronacrisis hebben geleerd, dan is het wel dat mensen heel goed vanuit huis productief kunnen zijn", zegt organisatiefuturoloog Arjen Banach. Banach is een veelgevraagd spreker op het gebied van verandering, duurzame inzetbaarheid en werkgeluk en auteur van onder andere het recent verschenen boek ‘Remote Leiderschap’. Samen met Martijn Aslander, technologiefilosoof, professioneel lifehacker en auteur, schreef hij het e-book ‘Nieuwe kansen voor IT-managers’.

'Een gedwongen experiment dat boven verwachting uitpakte’, zo noemt Banach het thuiswerken als gevolg van corona. ,,Vrijwel niemand had dit verwacht. Veel managers dachten dat mensen thuis veel minder productief zouden zijn dan op kantoor Maar niets bleek minder waar. Nu is de vraag welke andere aannames over werk nog meer niet blijken te kloppen." Benieuwd naar tips voor jouw bedrijf? Download hier de whitepaper met 5 productiviteitstips voor je personeel.

Banach over thuiswerken: 'Nu doorpakken en verder experimenteren'

Banach raadt bedrijven aan om nu door te pakken en verder te experimenteren. ,,Bijvoorbeeld met een vier-, in plaats van vijfdaagse werkweek" legt hij uit. ,,Er zijn al bedrijven die hier goede resultaten mee hebben behaald.’ IT-managers kunnen hierin het voortouw nemen, vindt Banach. ‘Grijp een project aan om te kijken hoe je met je team het werk op een andere manier, volgens andere randvoorwaarden kunt uitvoeren. Experimenteer"

Maar er moet en kan meer. ,,De meeste mensen zijn niet digitaal fit genoeg", meent Aslander. ,,Ze rommelen vaak maar wat aan op om de computer. Ze organiseren informatie niet op een slimme manier, sturen mails aan zichzelf als reminders, en worden voortdurend gestoord door notificaties. Ze hebben geen idee hoe ze het best informatie kunnen delen, opslaan, ordenen, enzovoorts. Dat leidt tot onnodig veel stress en minder werkplezier."

Een groot deel van het probleem zit hem wat Aslander betreft in de software en systemen die mensen op kantoor gebruiken. ,,Veel medewerkers werken met mappen, submappen en documenten in Office 365. Dat is precies zoals een kantoor uit de jaren 70 eruitzag. Maar de wereld is niet langer analoog en de hoeveelheden informatie zijn niet langer behapbaar. Daar hoort een nieuwe digitale structuur bij. Eentje waarbij we informatie razendsnel van A naar B kunnen verplaatsen en kunnen oproepen wanneer we die nodig hebben."

Volgens Aslander is het ontwerpen van software die dit mogelijk maakt, een van de grootste uitdagingen voor IT-professionals in bedrijven. ,,Door nieuw digitaal gereedschap te ontwikkelen waarmee medewerkers hun kennis sneller kunnen vangen en makkelijker kunnen delen met collega’s, kan IT nóg een keer het verschil gaan maken".

Voorbeelden van ‘nieuw gereedschap’ die al op de markt zijn gekomen zijn applicaties als Evernote, Onenote, Notion, Workflowy of Roam Research. ,,Al deze tools hebben met elkaar gemeen dat informatie heel makkelijk tevoorschijn komt en vervolgens kan worden gedeeld en verplaatst. Aan IT-managers de uitdaging om deze onder de aandacht brengen in bedrijven. Daarmee kan IT er dus ook toe bijdragen dat medewerkers productiever worden".

Aslander: "Bedrijven hebben de afgelopen vier decennia te veel geïnvesteerd in technologie, en te weinig in informatie"

Hoewel de discussie over werk nu vooral gaat over ‘waar’ medewerkers werken, moeten we deze volgens Banach verleggen naar ‘hoe’ het werk kan worden gedaan. ,,Wat is de beste manier om het werk voor elkaar te krijgen? Dat is de belangrijkste vraag. Veel medewerkers gaan nu van de ene Teams-meeting naar de andere. Maar dat is funest voor ons brein. We kunnen ons niet zo lang focussen op een beeldscherm. Daar moeten bedrijven dus over nadenken. Ondernemers en managers moeten dit bespreken met hun teamleden en samen zoeken naar andere oplossingen."

,,Bedrijven hebben de afgelopen vier decennia te veel geïnvesteerd in technologie, en te weinig in informatie," zegt Aslander. ,,Vijf miljoen Nederlanders zitten meer dan vier uur per dag achter een beeldscherm, maar hebben geen idee hoe ze hun computer écht moeten bedienen. Ze gebruiken de computer vaak als een veredelde typemachine. Daardoor verliezen ze veel tijd aan bijvoorbeeld het zoeken en delen van informatie. Dat kan en moet echt beter."

Digitaal werkmanifest

Heldere afspraken maken over digitalisering. Dat is wat bedrijven volgens Aslander moeten doen. ,,Dat kan bijvoorbeeld in een digitaal werkmanifest. Bijvoorbeeld: voor korte berichten gebruiken we WhatsApp, voor langere berichten e-mail. Maar ook: staat er win wanneer medewerkers op afstand werken en wanneer ze elkaar ontmoeten in persoon? Het is aan de manager om samen met zijn medewerkers goede afspraken over te maken.’ Zo’n digitaal manifest kan verschillen per team of per afdeling en wordt samen met de medewerkers opgesteld. ,,Over de inhoud moet iedereen het eens zijn."

"Leidinggeven op afstand is de nieuwe uitdaging voor ondernemers"

Het nieuwe, hybride werken gaat tot slot vooral over leiderschap: Banach: ,,Het is belangrijk dat ondernemers tijd maken om na te denken over hoe het werk beter en anders kan. In Silicon Valley besluiten daarom steeds meer bedrijven om de vrijdagen vrij te houden van projecten en deze tijd te besteden aan innovatie. Dan maak je het écht belangrijk en kunnen er écht nieuwe ideeën ontstaan die verder gaan dan wel of niet thuiswerken."

Leidinggeven op afstand is de nieuwe uitdaging voor ondernemers, zo meent Banach. ,,Dat betekent dat een leider vertrouwen moet hebben in medewerkers, ze moet faciliteren en begeleiden in plaats van controleren. Maar hij of zij moet ook kwetsbaar durven zijn en het eigen functioneren ter discussie durven stellen. Ook dat hoort erbij. Zeker in een omgeving met veel IT-medewerkers. Over het algemeen is deze groep namelijk minder extravert. Niet alle IT-ers durven makkelijk te zeggen of het wel of niet goed gaat op hun werk. Dat doen ze alleen als hun leidinggevende zelf ook open is."

Als er één ding is dat de coronacrisis bedrijven heeft geleerd dan is het wel dat het werk anders kan worden ingericht dan we tot nu toe gewend waren. Thuiswerken bleek wat dat betreft een geslaagd experiment. Toch moeten ondernemers zich niet focussen op waar hun mensen het best kunnen werken, maar hoe. Ze moeten het werk opnieuw uitvinden, menen de auteurs van het E-book Nieuwe kansen voor IT-managers. En meer experimenteren met nieuwe werkvormen. Een van de manieren om het werk zoals we dat kennen naar een volgend plan te tillen is om de digitale fitheid van medewerkers te vergroten.

In de whtepaper Nieuwe kansen voor IT-managerslaten we zien waarom experimenten rondom werk en IT zo belangrijk zijn en wat bedrijven concreet kunnen doen om hun medewerkers digitaal fitter en vaardiger te maken.