Dit kan er misgaan met mondig personeel (en zo los je dat op)

‘We hebben het meestal over de positieve kant van proactiviteit’, zegt onderzoeker Maryna Sharygina-Rusthoven in De Volkskrant. Vorige maand promoveerde zij aan de Vrije Universiteit in Amsterdam met een onderzoek over het belang van context voor proactief gedrag. ‘Bedrijven zijn op zoek naar dit soort werknemers, omdat ze denken dat die veranderingen kunnen brengen, gemotiveerd zijn en naar oplossingen zoeken. Dat beeld klopt ook, maar proactiviteit heeft ook negatieve kanten.’

Mondig personeel

Uit de studie, waarvoor Sharygina-Rusthoven onder meer leidinggevenden en werknemers bestudeerde, blijkt dat werkgevers geregeld worstelen met proactief personeel. De onderzoeker bestudeerde specifiek hoe mondig werknemers zijn (‘voice’). ‘Dat pakt niet altijd goed uit’, legt ze uit. ‘Veel werknemers signaleren een probleem en droppen dat vervolgens bij de manager, zo van: los het maar op. Hierdoor worden leidinggevenden uiteindelijk alleen maar met meer werk opgezadeld.’

Wat vaak misgaat, is dat veel werknemers hun boodschap niet op een goede manier verpakken. ‘Ik heb managers gesproken die hierdoor in de war raakten’, zegt Sharygina-Rusthoven. ‘Een manager vertelde bijvoorbeeld dat een werknemer naar hem toekwam om met een lach te zeggen dat ze een probleem had met een klant. Daardoor kreeg hij het idee dat het probleem niet veel voorstelde, terwijl ze waarschijnlijk lachte uit nervositeit.’

Hoe je het dan wel op een juiste manier doet, zodat het bedrijf daarvan de vruchten plukt? Daarvoor doet de onderzoeker aanbevelingen. ‘Het is belangrijk dat medewerkers worden gecoacht in hoe ze iets zeggen. Daaraan moet je als werknemer echt tijd besteden, anders heeft niemand er iets aan.’

Lichaamstaal

‘Bij communicatie gaat het maar voor 30 procent om de inhoud, de overige 70 procent zijn onder meer je lichaamstaal, stem en emoties’, legt Sharygina-Rusthoven uit. ‘Zorg dat je je daarvan bewust bent: je emoties moeten passen bij de boodschap die je verkondigt.’ Klinkt logisch, toch gaat dit vaak verkeerd. Ben je enthousiast over een idee, breng het dan ook op die manier. ‘Sommige werknemers zijn geneigd dit soort boodschappen onverschillig te vertellen, maar op die manier begrijpt een manager er niets van.’

Ook moeten we niet onderschatten hoe belangrijk het is om een boodschap op het juiste moment over te brengen, aldus Sharygina-Rusthoven. ‘Veel werknemers zeggen het even snel tussendoor, maar als je baas haast heeft, gaat het echt niet werken.’

Kom met oplossingen

Maar het allerbelangrijkste, aldus de onderzoeker, is dat werknemers niet alleen aanstippen wat er misgaat, maar ook met oplossingen komen. ‘Zorg ervoor dat je goed hebt nagedacht over wat je wilt, verzamel van tevoren informatie en bereid het voor als een verkooppitch. Anders verspil je je eigen tijd en die van je werkgever. Wil je mensen in beweging brengen met je proactiviteit, dan moet je er zorgvuldig mee omgaan. Anders is het alleen maar een belemmering.’

In een land als Nederland gaat dat weleens mis, ziet Sharygina-Rusthoven, die uit Oekraïne komt en voor het eerste deel van haar studie de proactiviteit van Oekraïners bestudeerde. ‘Nederlanders die proactief zijn, hebben het idee dat ze overal iets over moeten zeggen, zonder na te denken: wat wil ik met mijn boodschap en heb ik hier eigenlijk wel kennis over? Daardoor worden werkprocessen inefficiënt. Soms moet je je gewoon neerleggen bij een beslissing.’

Het is de taak van de leidinggevende om een omgeving te creëren waarin werknemers zich veilig voelen ideeën te delen, maar hen zo nodig ook af te remmen. ‘Zodra een werknemer een probleem wil bespreken, moet hij zeggen: ik ben er voor je, maar je moet het wel goed voorbereiden.’

Vervolgens moet een werkgever eerlijk op die ideeën reageren, ook als hij het niets vindt. ‘Authenticiteit is belangrijk wil je een geloofwaardige leidinggevende zijn, maar wees wel tactvol in je eerlijkheid. Breng de boodschap over dat input wordt gewaardeerd, want juist ideeën ‘van onderop’ zijn belangrijk voor het functioneren van bedrijven in de 21ste eeuw. Technologische ontwikkelingen gaan zo snel, dat managers die nooit in hun eentje kunnen bijhouden. Daarvoor heb je de mensen uit je team nodig.’