Mag je het internet- en e-mailgebruik van je werknemers controleren?

Illegaal

Je kunt wel regels opstellen voor het privégebruik van internet en e-mail onder werktijd. Maud Saes, advocaat bij Snijders Advocaten in Den Bosch raadt dit ook aan. “Het is raadzaam om regels te stellen, bijvoorbeeld in het personeelshandboek of in een afzonderlijk protocol. Zorg er wel voor dat deze regels ook bij de werknemers bekend zijn. Vaak stellen werkgevers de regel dat internetpagina’s met ongepaste of illegale inhoud niet mogen worden bezocht en e-mails met een dergelijke inhoud niet mogen worden verstuurd. Onder ongepast of illegaal verstaan werkgevers meestal ‘pornografisch’ en ‘discriminerend’.”

Privacy

Je mag je werknemers controleren op het gebruik van internet en e-mail maar je moet dan wel rekening houden met de privacy van de werknemers. Je mag hen niet zomaar de hele dag volgen. Bij het controleren moet je voldoen aan de eisen uit onder andere de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) staan de belangrijkste voorwaarden voor het controleren van werknemers. (De AP houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving.) Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een algemene controle en een heimelijke controle, dus zonder dat werknemers dit weten.

Voorwaarden voor een algemene controle zijn onder andere:

• Je hebt als werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang). Dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van de werknemers.
• De controle moet noodzakelijk zijn. Dat wil zeggen dat er geen andere manieren mogelijk zijn om het doel te bereiken, die minder ingrijpend zijn voor de privacy van de werknemers.
• Je informeert de werknemers over wat toegestaan en wat verboden is, dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld met gedragsregels of een protocol.

Voordat je start met de controle, moet het doel vaststaan waarvoor de controle noodzakelijk is. Van het doel van de controle hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn. En op welke manier die mag gebeuren. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

Heimelijke controle

Een heimelijke controle mag normaal gesproken niet. Hiervoor gelden nog extra voorwaarden, onder andere:

• Je hebt een redelijke verdenking dat een of meer werknemers iets doen wat strafbaar of verboden is.
• Het lukt je niet, ondanks allerlei inspanningen, om een eind te maken aan diefstal of fraude.
• De heimelijke controle is incidenteel.
• Je informeert de betrokken werknemers achteraf altijd over de heimelijke controle. Ook als de controle niet heeft uitgewezen dat de verdenking terecht was.

Nog geen rechtspraak

De AVG is ingevoerd op 25 mei 2018. Het ligt niet voor de hand dat er sinds deze invoering al veel procedures zijn geweest. Maud Saes bevestigt dit: “Nee, er zijn nog geen voorbeelden bekend in de rechtspraak op dit specifieke onderwerp sinds 25 mei 2018. Daarvoor is er wel regelmatig geprocedeerd over de privacy van de werknemer. “