Blog Personeel

Terug naar kantoor: 'Ga niet gewoon weer opstarten, ga doorstarten'

Bedrijven zijn volop bezig met de voorbereidingen om hun kantoren na de coronabeperkingen weer deels te heropenen. Volgens Ben MacKenzie, partner bij Prototyping Work, zouden ondernemers daarbij de vraag moeten stellen: hoe kunnen we deze kans gebruiken om onze manier van werken te verbeteren? Ben deelt een aantal waardevolle tips.

Ben MacKenzie 1 juni 2021

Ben Mac Kenzie blog terug naar kantoor coronamaatregelen

Volgens Ben MacKenzie biedt de heropening van kantoren ondernemers de uitgelezen kans de manier van werken ook meteen te herzien. Foto: Shutterstock

De coronapandemie veroorzaakte een enorme verstoring in de manier waarop we werken. Ongeacht de sector moesten organisaties hun manier van (samen)werken herzien en proberen hun mensen zoveel mogelijk vanuit huis te laten werken. Het interessante is: in veel sectoren werkt dat (zie bijvoorbeeld deze studie) en mensen willen ook na de coronacrisis de optie houden om vanuit huis te werken.

Op dit moment zijn organisaties druk bezig met de voorbereidingen voor de tijd na de coronabeperkingen. De discussies die we bij onze klanten zien gaan vaak over: hoeveel dagen moeten we mensen toestaan om thuis te werken, hoeveel dagen vragen we ze om weer naar kantoor te komen? En hoe kunnen we met de gevolgen daarvan omgaan? Vooral met betrekking tot onze technische uitrusting, onze kantoorruimte en het teamgevoel (meestal in die volgorde).

Lees ook: Een jaar 'thuiskantoren': handige tips om thuiswerken verder te verbeteren

Maar dit zijn de verkeerde vragen. Als ondernemers nadenken over de tijd na de beperkingen, moeten ze in plaats daarvan de vraag stellen: hoe kunnen we deze kans gebruiken om onze manier van werken te verbeteren?

Het klinkt misschien als een grote vraag om te stellen als je drukt probeert je hoofd boven water te houden, maar dit is het perfecte moment om te beginnen met het beantwoorden ervan.

Waarom? Omdat het werk toch al verstoord is

Afgelopen jaar moesten we met z’n allen overschakelen naar werken op afstand, wat een enorme verstoring was. Ondertussen hebben we ons opnieuw redelijk ingericht, al snakken veel mensen naar het persoonlijk contact. Na Covid-19 zullen we onze manier van samenwerken opnieuw moeten organiseren, wat sowieso weer moeite gaat kosten. Aangezien deze investeringen hoe dan ook nodig zijn is dit het moment om beter uit de pandemie te komen dan je erin bent gegaan.

"Iedereen weet dat we na corona het leven en werken weer zullen oppakken. We snakken ernaar. Mensen verwachten verandering en kijken ernaar uit. Dit zijn de droomomstandigheden van elke veranderaar"

Omdat verandering in de lucht hangt

Iedereen weet dat we na corona het leven en werken weer zullen oppakken. We snakken ernaar. Mensen verwachten verandering en kijken ernaar uit. Dit zijn de droomomstandigheden van elke veranderaar. Normaal gesproken proberen we bij veranderingen altijd een sense of urgency te creëren. We leggen uit waarom een verandering noodzakelijk is en waarom die nu urgent is.

Sommige veranderaars spreken er zelfs van een burning platform, een brandend platform, te creëren, dat mensen in beweging brengt. Dit vullen we aan met een positieve visie van de toekomst: wat gaat deze verandering brengen en welke positieve gevolgen heeft dit voor iedereen? Om deze boodschap over te brengen zijn vaak grote communicatie-inspanningen nodig en dan nog is het moeilijk om iedereen te overtuigen. Dit is nu niet nodig. Mensen willen elkaar weer zien en ze willen verandering in de manier van werken. Ze wachten erop. Dit is de uitgelezen kansom verandering in je organisatie door te voeren. Gebruik hem.

Omdat mensen ervaren hebben wat er mogelijk is als we gaan experimenteren

Tijdens de eerste lockdown in maart 2020 zijn veel organisaties binnen enkele dagen of weken overgestapt op werken op afstand. Als je van tevoren iemand had gevraagd of dat mogelijk was, dan was er maar weinig hoop geweest. Maar het lukte. Het werkte, omdat de normale regels tijdelijk buiten kracht gezet waren en iedereen in de experimenteermodus ging en het gewoon probeerde (en er keihard zijn best voor ging doen). Na deze ervaring weten we wat mogelijk is: dat we heel veel aan ons werk kunnen veranderen, en heel snel, als het moet.

Gezien deze omstandigheden, hebben we nu een enorme kans om de toekomst van ons werk vorm te geven. Laten we onze systemen niet alleen opnieuw opstarten. Laten we ze een nieuwe impuls geven en doorstarten!

Lees ook: Een platform waarop jouw medewerkers zelf hun kantoorartikelen bestellen: deze vrienden bedachten het

Hoe kun je je organisatie een nieuwe impuls geven? Verander de manier waarop je verandering benadert

Op dit moment kun je niet te ver vooruit plannen (eigenlijk kun je dat nooit echt, maar de dynamische ontwikkeling van corona maakt het overduidelijk). Stop dan ook met het te proberen. Bepaal nog niet hoeveel dagen mensen thuis mogen werken. Plan nog niet om de kantoorruimte met 25 procent te verminderen. We weten gewoon nog niet hoe we het beste kunnen samenwerken in een hybride wereld. Punt. Niemand. Ook niet de goeroes, die denken de beste manier uitgevonden te hebben. En we zullen het ook niet aan de tekentafel uitvinden. We moeten het zelf ontdekken.

Gebruik een adaptieve benadering van verandering

Als basisprincipe: geef je teams zoveel mogelijk flexibiliteit in hoe ze willen werken en ondersteun ze vervolgens erbij uit te zoeken hoe ze die vrijheid het beste kunnen gebruiken. Help ze op teamniveau radicale, kleinschalige experimenten uit te voeren, om zo naar hun ideale manier van samenwerken te ontwikkelen. En moedig ze aan dit ook te doen.

Wat betekent dit concreet?

  • Probeer niet alle aspecten van de terugkeer naar kantoor van tevoren top-down te managen.
  • Wacht nog met het herinrichten van het kantoor, bewaar dat voor later.
  • Zorg dat iedereen de juiste apparatuur en internetverbinding heeft voor duurzaam werken op afstand (ja, nog steeds!).
  • Ontwerp werkcontracten met een flexibel 'thuiswerk'-beleid en stel richtlijnen (geen regels!) op voor het gebruik ervan.
  • Stel teams in staat nieuwe werkwijzen uit te proberen en te experimenteren- en vervolgens ervan te leren. Een manier om te starten is de Protoyping Work-Canvas.
  • Zorg ervoor dat teams werkende methodes en aanpak met elkaar kunnen delen.
  • Benadruk dat dingen opnieuw zullen veranderen naarmate je samen leert. En daarna opnieuw.

Door deze benadering kun je je organisatie gezamenlijk stap voor stap aanpassen aan een nieuwe hybride werkomgeving. En niet alleen dat. Door deze aanpak wordt je met z’n allen flexibeler en vergroot je het vermogen van je organisatie om op toekomstige uitdagingen snel en adaptief te reageren. Want die komen er sowieso.

Gebruik deze kans. Geef je organisatie een nieuwe impuls. Start door!

Ben square

Ben MacKenzie

Ben MacKenzie is partner bij Prototyping Work en ontketent veranderpotentieel bij organisaties. Met innovatieve methodes helpt hij hen hun eigen potentie te ontdekken en zo beweging in organisaties te creëren. Zijn credo: Start small. Start now.