Waarom een goede vergadering (nooit) langer dan 45 minuten duurt

Het is waarschijnlijk een van de grootste ergernissen van vergaderaars: de tijd. Bij online vergaderen is dat nog extra belangrijk, want online vergaderen vraagt van deelnemers extra concentratie. Je moet de hele tijd naar hetzelfde scherm kijken en je best doen om iedereen goed te volgen. Een strakke vergaderdiscipline is daarbij onmisbaar. Wie ooit zelf een vergadering heeft moeten leiden, zal ook ontdekt hebben dat niemand zit te wachten op een vergadering die uitloopt. Wie vijf minuten eerder klaar is, krijgt complimenten voor de strakke leiding, wie vijf minuten uitloopt, krijgt een negatieve beoordeling.

Het is daarom voor zowel de voorzitter als de vergaderaar van groot belang dat de verwachtingen tijdens de duur van de vergadering synchroon lopen. Heldere verwachtingen kunnen zorgen voor een fijne sfeer en daarmee voor een betere kwaliteit van de vergadering. Of keer het om: als de verwachtingen niet helder zijn, kun je wachten op gedoe. En daar wordt niemand beter van.

De voorstanders

De voorstanders houden van duidelijkheid. Bij voetbal weet je hoelang de wedstrijd duurt, en zo zou het ook bij online vergaderen moeten zijn. Waar je bij een fysieke vergadering nog wel eens wat langer door kunt gaan, vraagt online vergaderen om een strakke discipline. Thuisvergaderaars werken immers hun eigen programma af en hebben dus niet altijd de flexibiliteit die je soms op kantoor wel hebt. Verder vergt online vergaderen meer inspanning. Waar je in een fysieke vergadering even naar het plafond kunt staren, word je in een online vergadering toch geacht in beeld te blijven en aandachtig te blijven luisteren. Maar vanwege al die extra aandacht is vijfenveertig minuten gewoon de max. Als er meer tijd nodig is, plan je maar een extra vergadering.

Een tijdslimiet werkt bevorderlijk: de vergaderaars zien hoeveel tijd er nog is en werken gedisciplineerder dan tijdens een ‘we zien wel hoelang dit gaat duren’vergadering. Het zorgt ook voor heldere verwachtingen en een goed vergaderritme. Wie een aantal keren met deze tijdslimiet heeft gewerkt, weet precies hoeveel je wel en niet tijdens een vergadering kunt bespreken.

Een ander belangrijk signaal dat je met vijfenveertig minuten afgeeft, is dat je je voorbereiding op orde hebt. De agenda is ook onderverdeeld in duidelijke tijdsblokken: voor de terugblik hebben we maximaal tien minuten, voor de presentatie van Rayan vijf en voor het nieuwe idee van Karin gebruiken we twintig minuten. De resterende tijd is voor de rondvraag, waarbij iedere vergaderaar maximaal een minuut mag ‘zenden’. De voorstanders vinden dat dit systeem past in een professionele organisatie die haar zaakjes op orde heeft. Het vraagt uiteraard om goede techniek, zodat iedereen direct kan beginnen, maar ook om een goede voorzitter die strak de hand houdt aan de spreektijden en een goede secretaris die notuleert wat de gemaakte afspraken zijn. Wie zich niet aan dat soort discipline kan houden, hoort eerder thuis bij een rommelig vrijwilligersclubje dat wil vergaderen om het vergaderen.

De tegenstanders

De tegenstanders vinden dat zo’n strakke tijdsplanning geen recht doet aan de inhoud van de vergadering. Als alles zo planbaar zou zijn, zouden we überhaupt niet hoeven vergaderen. Een vergadering is geen persconferentie waarbij mensen luisteren naar Mark Rutte, maar een interactieve gelegenheid waar iedereen zijn zegje moet kunnen doen en de gelegenheid moet krijgen om op elkaar te reageren. Daarnaast wijzen de tegenstanders op het belang van sfeer. Een vergadering gedijt juist goed bij een grapje, een klein beetje aandacht voor een volstrekt niet ter zake doende anekdote of de persoonlijke ontboezeming van Jay. Dat geeft even lucht en zorgt ervoor dat iedereen na de vergadering weer met frisse energie verdergaat. Zo’n militaire drillsergeant¬exercitie die de voorstanders willen, past niet bij de moderne tijd, waarin flexibiliteit en de menselijke maat minstens zo belangrijk zijn. Verder wijzen de tegenstanders op het feit dat sommige dingen nu eenmaal tijd nodig hebben. Gras gaat niet harder groeien door eraan te trekken. Soms moet je mensen even stoom laten afblazen, of een voorstel toch nog even ‘in de koelkast’ zetten en er later op terugkomen. Liever goed besproken en degelijk aan de slag dan te snel besluiten nemen die mislukken.

Het laatste argument van de tegenstanders is dat een maximumtijd een verkeerd signaal afgeeft. Juist de wetenschap dat de vergaderaars aanwezig blijven zolang er geen uitkomst is, geeft druk. Het is precies dat mechanisme dat ervoor zorgt dat werkgevers en vakbonden uiteindelijk om elf uur ’s avonds een akkoord bereiken, dat regeringsleiders tot diep in de nacht blijven werken aan die belangrijke slotverklaring en dat kardinalen pas naar buiten gaan als er witte rook is. Wie elke keer na vijfenveertig minuten een vergadering afbreekt, blijft beslissingen eeuwig voor zich uit schuiven.

De praktijk

Online vergaderprogramma Zoom biedt bij het veelgebruikte gratis account maximaal veertig minuten vergadertijd. Dat is voor veel mensen een bekende norm die kan zorgen voor een natuurlijke begrenzing van een gesprek. Een andere aanpak is vaste spreektijd toekennen aan mensen. Zo kennen ze bij de gemeenteraad van onder meer de gemeente Amersfoort vaste spreektijden voor politieke fracties. Bij een bepaald debat krijgt bijvoorbeeld de grootste partij twintig minuten, een iets kleinere partij vijftien minuten en de eenmansfractie vijf minuten. Zodra iemand het woord neemt, begint de tijd te lopen. Dat leidt tot een mooie vergaderdiscipline. Gebruik van kostbare tijd is nu ook een onderdeel van de strategie: lukt het jouw fractieleden om lang hun mond te houden, zodat je als allerlaatste tijd overhebt?

Veel organisaties geven bij webinars de deelnemers ruim van tevoren inlogtijd. Dan is er bijvoorbeeld een halfuur gelegenheid om netjes in te loggen en indien nodig te bellen met de technische dienst. Als de vergadering eenmaal start, wachten de deelnemers niet meer op laatkomers. Een goed webinar kent ook een strakke tijdsplanning. Zeker wanneer niet alle deelnemers in beeld zijn, wil je zorgen voor heldere verwachtingen, zodat mensen niet afhaken. Dat systeem kennen we al van popconcert Live Aid in 1985. De dreiging van de organisatie dat ze simpelweg de stroom zou afsnijden bij artiesten die langer spelen dan de toegekende twintig minuten, zorgde ervoor dat zelfs grootste popego’s niet langer speelden dan negentien minuten. Daarnaast is een vergaderklok een slim instrument, waarbij alle deelnemers hun uurtarief invoeren. Op het scherm ziende vergaderaars dan permanent de totale kosten van de vergadering. Even kletsen over het weer kost met acht consultants al snel honderd euro. Is dat het waard?

Waar je ook voor kiest, zorg ervoor dat er heldere verwachtingen zijn van de tijd. Er is uiteraard niets mis met de mededeling ‘we blijven online zolang er geen besluit is genomen’ of met een systeem waarbij na vijfenveertig minuten eenvoudigweg de verbinding wordt verbroken. Een goede voorzitter kondigt dat soort zaken helder aan en blijft gedurende de vergadering checken of iedereen de afspraken kent en of er nog steeds commitment is. Wie dat niet doet, vraagt om problemen, die wel eens erg lang kunnen aanhouden.