Makkelijker slechtnieuwsgesprek voeren? 10 tips hoe je dat kunt doen

• Toon respect: Zorg ervoor dat je de ontvangende partij altijd met respect behandelt. Het is bijvoorbeeld uit den boze om mensen te ontslaan via een mailtje. Zo wek je namelijk de indruk dat mensen niet of nauwelijks van grote waarde zijn voor jouw bedrijf. Een open gesprek werkt daarentegen veel beter. Heeft niets dan voordelen voor beide kampen. Als boodschapper behoud je je gerust geweten en je laat de ontvanger in zijn of haar waarde. Een studie heeft overigens aangetoond dat werknemers die onprettig nieuws op een correcte manier vernemen, harder werken dan voorheen. Andere teamleden blijken daarnaast ook beter te presteren zodra ze merken dat een collega respectvol is behandeld.

• Opvolging: Je hebt je kritiek gegeven, maar daarmee ben je er nog niet. Het is namelijk belangrijk om een gesprek een nuttig vervolg te geven. Vergeet geen positieve feedback te geven wanneer de situatie verbetert en houd in de gaten of de problemen opgelost raken. Grijp op tijd in bij complicaties.

• Geef roddels geen kans: Denk eraan dat slecht nieuws heel wat verder reikt dan slechts de persoon die je hiervan op de hoogte stelt. Collega's, klanten en/of investeerders zullen bij ontslag van een medewerker ook willen weten wat er speelt. Communiceer open en eerlijk met alle betrokkenen.

• Probleemoplossend denken: Slecht nieuws is pas echt slecht nieuws wanneer er geen oplossing is. Opper dus tijdens het gesprek alvast ideeën om de problemen mee van de baan te ruimen. Meld je bijvoorbeeld het verlies van een belangrijke klant, bedenk dan manieren om nieuwe klanten aan trekken of bestaande te behouden.

• Blijf positief: Probeer van slecht nieuws de positieve gevolgen te zien en benadruk deze om personeel gemotiveerd te houden. Let er wel op dat je realistisch blijft.

• Verantwoording: Het is erg belangrijk om kritiek te motiveren. Daar heeft de ontvanger namelijk altijd recht op. Als er iets niet goed loopt, leg dan uit waarom. Zorg ervoor dat je siuaties kunt terughalen waarbij het probleem zich voordeed.

• Bewijsmateriaal: Je doet er goed aan om de inhoud van het slechtnieuwsgesprek tussen jou en de ontvanger op papier te zetten. Op die manier heb je altijd een tastbaar document wanneer je onverhoopt toch weer moet ingrijpen. Zo'n document kan ook heel nuttig zijn wanneer je op een later moment moet beoordelen hoe de situatie zich ontwikkelt.

• Open en eerlijk: Speel altijd open kaart zodat jou later nooit iets te verwijten valt. Angst voor mogelijke reacties of gezichtsverlies mag geen reden zijn om informatie achter te houden. Gebeurt dit toch, dan kunnen feiten onderschat of verkeerd worden geïnterpreteerd.

• Uitstellen verboden: Kom direct in actie wanneer er iets niet naar behoren verloopt. Het aannemen van een afwachtende houding kan namelijk de valse hoop scheppen dat de situatie zich vanzelf wel weer verbetert. De kans dat ze op die manier juist verergeren is echter véél groter. Uitstellen maakt het pijnlijker en vaak ook kostelijker.

• Geen (onaangename) verrassingen: Zorg ervoor dat het slechte nieuws nooit inslaat als een bom. Als manager maak je jezelf niet geliefd door met kritiek aan te komen die de ontvanger niet zag aankomen. Het is tenslotte jouw verantwoordelijkheid te coördineren en bij te sturen vóór de situatie uit de hand loopt.

Bron: www.vacature.com, www.forbes.com