Beter online vergaderen? Haal mensen uit de gaapstand

,,Waar liep je tegenaan tijdens de coronatijd?" Als teambuildingtrainer Gerdy Heek deze vraag stelt aan managers, staat één antwoord met stip op één: online vergaderen. ,,Men leek twee jaar lang vooral af te wachten tot het allemaal weer normaal zou gaan." Toen mensen weer terug naar kantoor mochten, wilden ze toch graag hulp bij efficiënt online vergaderen, vertelt Heek, auteur van het nog te verschijnen Handboek Online Vergaderen, aan NU.nl.

Een betere online vergadering begint volgens Heek met een goede voorbereiding. Voorkom dat mensen een volledige vergadering moeten volgen waar ze eigenlijk niet de hele tijd bij hoeven te zijn. ,,Het voordeel van online: iemand die alleen nodig is voor één agendapunt belt gewoon in op een afgesproken tijdstip."

Hoe zorg je ervoor dat iedereen aan het woord komt? ,,Alle online vergaderprogramma's hebben een functie om digitaal je hand op te steken", zegt Heek. Vraag mensen daar gebruik van te maken zodat iedereen aan het woord kan komen, niet alleen de mensen die het snelst iets roepen.

Antwoord op de vraag eerst opschrijven

De voorzitter van de vergadering moet volgens de teambuildingtrainer een actieve rol spelen. ,,Stel een vraag aan de groep en laat iedereen het antwoord eerst opschrijven. Vraag daarna pas het antwoord te delen." Wil je als voorzitter elke deelnemer een antwoord? Geef hen dan ruim de tijd. ,,Introverte deelnemers hebben vaak wat meer tijd nodig om na te denken over een antwoord."

Francis van de Laarschot, executive bij softwarebedrijf EPAM, werkte ook voor de coronapandemie hybride en vergadert al jaren online. ,,Als een deel van het team in Engeland zit, een deel in China en ik in Singapore, word je er redelijk snel toe gedwongen", zegt hij.

Grootste struikelblok is volgens Van de Laarschot een gebrek aan inzet om de vergadering te laten slagen. ,,Dat iemand vraagt of de vraag herhaald kan worden omdat de verbinding wegviel bijvoorbeeld. Zorg dat je een goede internetverbinding hebt. Of mensen die hun camera uit laten en ondertussen hun mail aan het beantwoorden zijn. Online vergaderingen verbeteren doe je al door af te spreken dat iedereen zijn camera aan heeft staan."

Opsplitsen in groepjes voor een speeddate

Volgens Heek kan het online moeilijker zijn voor mensen om zich betrokken te voelen bij de vergadering. ,,Laat daarom niemand langer dan twee minuten achter elkaar aan het woord." Vergaderprogramma's hebben ook de mogelijkheid om deelnemers op te delen in groepjes en apart met elkaar te laten praten. ,,Haal mensen uit de 'gaapstand' door hen met een andere collega even afzonderlijk te laten speeddaten, waarbij ze bijvoorbeeld gemeenschappelijke dingen aan elkaar moeten ontdekken. Zo zorg je voor verbinding en actie."

Combinatie van live vergaderingen waarbij iedereen aanwezig is en online meetings

Is de meeting bedoeld om te brainstormen? Kom dan in beweging, adviseert Heek. ,,Als je live met elkaar brainstormt, loop je meestal ook rond. Dat kan net zo goed als je elkaar online spreekt. Waarom zou je blijven zitten?"

Online vergaderen is het nieuwe normaal. Toch geeft Van de Laarschot de voorkeur aan een combinatie van live vergaderingen waarbij iedereen aanwezig is en online meetings. ,,Lichaamstaal komt niet over op camera; het is tweedimensionaal, vanaf het middenrif. Meestal blijft een hoop informatie over een persoon daardoor verborgen", zegt hij. ,,Daarom vind ik het belangrijk elkaar af en toe in dezelfde ruimte te ontmoeten, helemaal als je vergadert in een andere taal dan je moedertaal. Dan wil je elkaar weleens in het wit van de ogen hebben gekeken."