Nieuws Leiderschap

Zo verhoog je de productiviteit van jouw werknemers

'Tijd is geld' is een veelgehoorde uitspraak op de werkvloer. De tijd die je hebt om jouw bedrijf te runnen is erg waardevol. Maar hoe efficient gebruikt werkend Nederland die tijd? En hoe komt het dat maar weinig werknemers in gesprek durven te gaan met hun manager over productiviteit en planning? Protime deed onderzoek naar productiviteit op de werkvloer.

Redactie De Ondernemer | Foto: Pexels.com 23 februari 2018

Productiviteit 1

Hoe iemand met tijd omgaat, verschilt enorm per persoon. De een gaat er luchtig mee om, bij de ander veroorzaakt het ontzettend veel stress. Ondertussen moeten deadlines 'gewoon' gehaald worden, heeft iedereen een bomvolle agenda en komt ontspanning op de laatste plaats. Tijd gaat dus vaak gepaard met een zekere druk.

Tijdsdruk is een organisatorische uitdaging. Veel werknemers werken in teams aan projecten, waardoor de basis (communicatievormen en kennisborging) goed moet zijn. Maar ook de meer complexe vraagstukken, zoals doelstellingen en plannen, moeten goed in elkaar steken. Want bij alle bedrijven geldt: tijd moet optimaal en zo efficiënt mogelijk worden gebruikt. In de praktijk blijkt echter dat dit niet altijd het geval is.

Onderzoek

Protime deed onderzoek naar hoe bepaalde processen bij verschillende bedrijven lopen en hoe de productiviteit verhoogd zou kunnen worden. Is de planning van bedrijven realistisch? Wordt er efficient gecommuniceerd? Wordt er effectief samengewerkt? Is projectmatig werken succesvol? Is productiviteit bespreekbaar? Zijn de bedrijfsdoelstellingen voor iedereen helder?

Het onderzoek is uitgevoerd onder 1.000 respondenten. De deelnemers zijn tussen de 18 en 65 jaar oud, uit verschillende sectoren en diverse organisaties (bedrijven tot 50 werknemers en bedrijven tot 1.000 werknemers of meer). Ongeveer 54 procent van de respondenten is man, 46 procent is vrouw.

Negatief

Veel werknemers associëren tijd met negatieve begrippen, zoals druk, haast, stress of deadlines. De werkplanning wordt door maar liefst 55 procent van de werknemers ervaren als onrealistisch, terwijl nog eens 17 procent constante stress ervaart door een te strakke planning. Dit gaat gepaard met hoge productiviteitseisen van managers.

Zo'n 40 procent van de ondervraagden vindt dat hun manager onrealistische doelen stelt. Helaas betekent dit niet dat werknemers snel het gesprek aangaan: het merendeel van werkend Nederland gaat vrijwel nooit in gesprek met zijn of haar manager. Er bestaat weinig openheid rondom problemen die te maken hebben met planning, doelstellingen of productiviteit.

Communicatie

Het gevoel van constante tijdsdruk en onrealistische doelstelling leidt tot te weinig of onjuiste communicatie, zo ervaart meer dan de helft (55 procent) van de respondenten. In veel organisaties wordt communicatie bovendien slecht vastgelegd.

Hoewel veel werknemers graag samenwerken, het liefst face-to-face, wordt er steeds meer vanuit huis of andere plekken gewerkt. Ook dit leidt tot communicatieproblemen: bijna een derde (32 procent) kan zijn collega's regelmatig niet goed bereiken. Maar liefst 59 procent erkent dat slechte communicatie binnen de organisatie leidt tot cruciale fouten.

Gebrek aan inzicht

Een ander groot probleem dat de productiviteit van veel werknemers belemmerd, is het feit dat er organisatiebreed een groot tekort is aan inzicht. Zo weet meer dan een kwart van werkend Nederland (28 procent) niet wat de bedrijfsdoelstellingen zijn. Een derde van de werknemers zou hier graag meer zicht op krijgen, maar ook dat is niet zo simpel: 30 procent van de werknemers weet niet wie de eindverantwoordelijke is voor het bewaken van de doelstellingen.

Werknemers worden dus slecht op de hoogte gehouden, want onderstreept wordt door het feit dat het collectieve bedrijfsgeheugen slecht wordt vastgelegd. In maar liefst 45 procent van de organisaties is dit het geval. Waardevolle kennis wordt niet gedocumenteerd of overdragen wanneer een werknemer vertrekt, wat volgens 45 procent van de respondenten een kennislek tot gevolg heeft.

Betere communicatie, meer openheid

Uit al deze bevindingen kan geconcludeerd worden dat de behoeften van medewerkers en de organisatie niet overeenkomen, waardoor de perceptie van tijd ook niet gelijk is. Belangrijke onderwerpen, zoals productiviteit, planning en doelstellingen, zijn vaak niet bespreekbaar.

Om productiviteit te verhogen moet er in de eerste plaats beter gecommuniceerd worden, met name tussen leidinggevenden en werknemers. Er moet openheid zijn over de verwachtingen op het gebied van planning en doelstelling. Als die duidelijk zijn, weet iedereen wat hij of zij moet doen. Allen dan kan er efficiënt en effectief worden samengewerkt.