Verspil geen tijd; een korte cursus timemanagement

“Dat gevoel dat je het druk hebt, komt niet door het werk, maar door je brein”, vertelt Eric van den Heuvel, coach, spreker en trainer timemanagement bij Advies en begeleiding Een Helder Hoofd. “Je brein heeft een beperkte opslagcapaciteit. Een gemiddeld mens houdt zo’n zeven taken paraat. Komt er dan één bij? Dan valt er ook één af. Creëer daarom mentale ruimte. Als je dat hebt, kan er een creatief proces op gang komen.”

Zorg voor overzicht

De oplossing is simpel: “Zorg voor overzicht. Dit kan via een app, Outlook of een ouderwets takenlijstje.” Gedaan? Dan is het enkel nog een kwestie van prioriteiten stellen. Een opdracht die niet voor iedereen even gemakkelijk is.

Prioriteiten

“Vind je het lastig om prioriteiten te stellen, dan kan de prioriteitenmatrix van Eisenhower uitkomst bieden. Je hebt belangrijke en urgente taken. Belangrijk is het als het bij jouw takenpakket, jouw functie hoort. Urgent is iets als het haast heeft, omdat je bijvoorbeeld een deadline hebt. De belangrijke, urgente taken moeten eerst. Maar reserveer ook tijd voor de belangrijke, niet urgente taken, zoals netwerken, studie en marketing. Het heeft geen haast, maar als je het niet doet, loop je straks achter. Dan worden de belangrijke, niet urgente taken, vanzelf urgent.”

Voorkom ‘presteren onder druk’

“Sommigen zeggen dat ze het beste presteren onder druk. Dat kan best, maar je ervaart meer stress en vergroot de kans dat je je deadline niet haalt. Wat als je plotseling met een collega naar het ziekenhuis moet, omdat hij of zijn in zijn vinger heeft gesneden?”

Vertrouw niet op je brein

De boodschap is duidelijk: vertrouw niet te veel op je brein, maar maak je taken overzichtelijk, bijvoorbeeld door lijstjes met taken die je kunt afvinken. Door je taken in te delen op prioriteit, hoef je – als het goed is – niet meer tegen verrassingen aan te lopen. “Ik kan allerlei handige tips and tricks geven, maar daar heb je niks aan, als je je structurele gedrag niet verandert. Zorg ervoor dat je iedere dag weer overzichtelijk maakt wat je moet doen. En deel je dag goed in. Ben jij het meest productief in de ochtend? Plan je meest gecompliceerde werk dan in. Als je gaar bent aan het einde van de middag, heb je het belangrijkste denkwerk al gedaan. En begin met je vervelendste klusje: de dag kan daarna alleen nog maar leuker worden.”

Mailbox uitpluizen

Volgens Van den Heuvel beginnen veel mensen met het uitpluizen van hun mailbox. “In sommige beroepen is dat nuttig, maar wees je ervan bewust dat je voor een groot deel bezig bent met de verzoeken van anderen. Dat je de dingen doet die op hun to do-lijstje staan.”

Wat de taak van de werkgever is voor het timemanagement van zijn of haar personeel? “Wees kritisch in het organiseren van vergaderingen. Vaak zitten er veel toehoorders bij die niks inbrengen. Zij hoeven niet aanwezig te zijn. Hoe meer mensen aan tafel zitten, hoe meer meningen, hoe langer het duurt.”