Axel Albrecht (Zoom): zo laat je jouw team succesvol thuiswerken

Als we iets hebben geleerd de afgelopen maanden, dan is het wel dit: remote working is een blijvertje. Hoewel medewerkers het informele sociale contact missen, zien ze grote voordelen van thuiswerken. Zo bleek onlangs uit onderzoek van Citrix dat 58 procent van de Nederlandse kantoormedewerkers met de juiste tools thuis productiever zijn dan op kantoor.

Productiviteit en thuiswerken

De voordelen van thuiswerken zijn duidelijk. Je medewerkers staan ’s ochtends niet vast in de file en hebben geen last meer van treinstoringen. En aangezien ze niet in hetzelfde keurslijf op kantoor hoeven te passen, zijn ze vrijer om hun eigen werkplek en rooster zodanig in te richten dat deze voor hen het meest productief is. Over werkplekken gesproken: wanneer je structureel een deel van je medewerkers thuis laat werken, kun je op overhead besparen. De stroomrekening op kantoor daalt, en je hebt minder vierkante meters kantoorruimte nodig.

Ook bij de eigenlijke werkzaamheden verhoogt thuiswerken de productiviteit. Vooral daar waar het helpt om tijd en geld te besparen, kunnen videocommunicatieplatformen een rol spelen: zo zou een consultant of verkoopmedewerker bijvoorbeeld via videogesprekken zomaar twee keer zoveel meetings kunnen houden dan wanneer hij persoonlijk bij iedere klant op bezoek gaat. Tel uit je winst! “Virtual-first” denken kan je niet alleen winst opleveren, het voorkomt ook dat je je laat beperken. Conferenties, concerten, evenementen, borrels, feestjes, zelfs de zondagsmis gaat virtueel door. Wat houdt jou tegen?

Behalve software heb je als leidinggevende nog een aantal zaken te regelen om productiviteit op afstand te garanderen. Ten eerste is een arbo-verantwoorde werkplek vereist, zodat je werknemers structureel thuis kunnen blijven werken. Ten tweede is betrouwbaar internet natuurlijk essentieel om intensief gebruik te ondersteunen. Dit is ook iets om rekening mee te houden tijdens je softwarekeuze: het bandbreedtegebruik van je tools moet zo efficiënt mogelijk zijn.

Ten slotte is transparante communicatie onmisbaar. Als een medewerker de strategie, verwachtingen en prioriteiten niet helder voor ogen heeft, daalt de productiviteit. Houd daarom alle medewerkers op één lijn door gebruik te maken van team-chats, regelmatige videogesprekken en periodieke calls.

Bedrijfscultuur bij werken op afstand

Sociale interactie is het grootste gemis onder thuiswerkers. Hoewel het geen vervanging is van de face-to-face vrijdagmiddagborrel, zijn een hele hoop teambuildingactiviteiten goed te vertalen naar een digitaal format. Met wat achtergrondmuziek, grappige videofilters en virtuele spelletjes is het goed te doen de teamgeest hoog te houden.

Maar ook andere aspecten van de bedrijfscultuur zijn digitaal lastiger te behouden. Medewerkers die in hun pyjama bij vergaderingen op komen dagen, of met ongewassen ‘coronakapsels’ – het is misschien lekker relaxed voor de werknemer, maar je mag als ondernemer ook van thuiswerkers een hoog niveau van professionaliteit verwachten.

Maak dus heldere afspraken met je werknemers dat ze zich aan hun ‘normale’ ochtendroutines houden. Neem een douche, kleed je netjes aan, en begin op dezelfde tijd. Al beginnen ze om 10 uur, zorg in ieder geval voor consistentie om die routine erin te houden. En niet te vergeten: zorg dat iedereen pauzes blijft nemen en op tijd uitcheckt aan het einde van de werkdag.

Werk-privébalans bewaken voor thuiswerkers

Als leidinggevende heb je namelijk een extra taak op je bord gekregen: de werk-privé balans. Want wat blijkt: veel Nederlanders werken thuis langer door dan op kantoor. We hoeven de trein niet te halen, we hoeven de file niet voor te blijven. Avondeten? Kan best een uurtje later. Ontzettend productief op de korte termijn, maar een burn-out ligt op de loer. Het is dan ook niet verwonderlijk dat thuiswerkers tijdens de lockdown meer stress ondervonden.

Wil je thuiswerken structureel tot een succes maken, dan moet je als leidinggevende je medewerkers beschermen tegen zichzelf. Bevorder een ander soort discipline, niet om te blijven doorwerken, maar om op tijd uit te loggen. Waak er ook voor dat je het werk niet te veel laat doordringen tot de privésfeer van je teams. Het is verleidelijk om even snel te appen als je om elf uur ’s avonds nog iets te binnenschiet, maar een ‘altijd-aan’-cultuur breekt je vroeg of laat op.

Leiderschap en communicatie op afstand

Hoe blijf je een goede manager op afstand? Zorg er bovenal voor dat je bereikbaar blijft. Wanneer je niet doorlopend met je teams blijft communiceren, verliezen zij hun motivatie en verlies jij hun vertrouwen. Dat is op kantoor niet anders, maar je kunt in remote working-situaties niet even snel langslopen bij een bureau. Het vergt dus een veel actievere instelling.

Je zit allicht vaak in meetings, maar door bijvoorbeeld ‘kantooruren’ in je agenda te blokken, maak je het je medewerkers duidelijk wanneer je beschikbaar bent voor hun vragen. Moedig je teams ook aan om gebruik te maken van deze tijdblokken, zodat je feeling blijft houden met wat er speelt binnen je organisatie, want die inzichten kun je niet meer krijgen bij de koffiemachine.

Omarm de chaos van het thuiswerken. Huisdieren en kinderen worden nu eenmaal een onderdeel van het werkleven, en hoe sneller je dit accepteert, hoe relaxter je vergaderingen zullen verlopen. Het geeft je daarnaast nieuwe manieren om te verbinden met je medewerkers.

Beoordeel medewerkers op meetbare prestaties

En val vooral niet in de valkuil van micromanagement. Prestaties meet je op afstand net zoals je ze meet op kantoor. Daar kijk je ook niet constant over de schouders van medewerkers om te checken of ze wel aan het programmeren, mailen, of bellen zijn. Nee, ze hebben targets, quota, deliverables. Zolang ze die opleveren, presteren ze goed. Als ze uiteindelijk niets laten zien, dan weet je dat je een gesprek moet voeren over hun prestaties.

Door je dus open en bereikbaar op te stellen, door flexibel om te gaan met de soms chaotische omstandigheden van werken op afstand en te vertrouwen op de capaciteiten van je medewerkers, blijf je ook op afstand een topmanager.