Terug naar kantoor: 'Ga niet gewoon weer opstarten, ga doorstarten'

De coronapandemie veroorzaakte een enorme verstoring in de manier waarop wewerken. Ongeacht de sector moesten organisaties hun manier van (samen)werkenherzien en proberen hun mensen zoveel mogelijk vanuit huis te laten werken. Hetinteressante is: in veel sectoren werkt dat (zie bijvoorbeeld deze studie) en mensenwillen ook na de coronacrisis de optie houden om vanuit huis te werken.

Op dit moment zijn organisaties druk bezig met de voorbereidingen voor de tijd na de coronabeperkingen. De discussies die we bij onze klanten zien gaan vaak over: hoeveeldagen moeten we mensen toestaan om thuis te werken, hoeveel dagen vragen we ze om weernaar kantoor te komen? En hoe kunnen we met de gevolgen daarvan omgaan? Vooralmet betrekking tot onze technische uitrusting, onze kantoorruimte en het teamgevoel(meestal in die volgorde).

Lees ook: Een jaar 'thuiskantoren': handige tips om thuiswerken verder te verbeteren

Maar dit zijn de verkeerde vragen.Als ondernemers nadenken over de tijd na de beperkingen, moeten ze in plaatsdaarvan de vraag stellen: hoe kunnen we deze kans gebruiken om onze manier vanwerken te verbeteren?

Het klinkt misschien als een grote vraag om te stellen als je drukt probeert je hoofd boven water te houden, maar dit is het perfecte moment om te beginnen met het beantwoorden ervan.

Waarom? Omdat het werk toch al verstoord is

Afgelopen jaar moesten we met z’n allen overschakelen naar werken op afstand, wateen enorme verstoring was. Ondertussen hebben we ons opnieuw redelijk ingericht, alsnakken veel mensen naar het persoonlijk contact. Na Covid-19 zullen we onze manier vansamenwerken opnieuw moeten organiseren, wat sowieso weer moeite gaat kosten.Aangezien deze investeringen hoe dan ook nodig zijn is dit het moment om beter uitde pandemie te komen dan je erin bent gegaan.

Iedereen weet dat we na corona het leven en werken weer zullen oppakken. We snakken ernaar. Mensen verwachten verandering en kijken ernaar uit. Dit zijn de droomomstandigheden van elke veranderaar

Omdat verandering in de lucht hangt

Iedereen weet dat we na corona het leven en werken weer zullen oppakken. We snakkenernaar. Mensen verwachten verandering en kijken ernaar uit. Dit zijn de droomomstandigheden van elke veranderaar. Normaal gesproken proberen we bijveranderingen altijd een sense of urgency te creëren. We leggen uit waarom eenverandering noodzakelijk is en waarom die nu urgent is.

Sommige veranderaarsspreken er zelfs van een burning platform, een brandend platform, te creëren, datmensen in beweging brengt. Dit vullen we aan met een positieve visie van de toekomst: wat gaat deze verandering brengen en welke positieve gevolgen heeft dit vooriedereen? Om deze boodschap over te brengen zijn vaak grote communicatie-inspanningen nodig en dan nog is het moeilijk om iedereen te overtuigen. Dit is nu nietnodig. Mensen willen elkaar weer zien en ze willen verandering in de manier vanwerken. Ze wachten erop. Dit is de uitgelezen kansom verandering in je organisatiedoor te voeren. Gebruik hem.

Omdat mensen ervaren hebben wat er mogelijk is als we gaan experimenteren

Tijdens de eerste lockdown in maart 2020 zijn veel organisaties binnen enkele dagen ofweken overgestapt op werken op afstand. Als je van tevoren iemand had gevraagd ofdat mogelijk was, dan was er maar weinig hoop geweest. Maar het lukte. Het werkte,omdat de normale regels tijdelijk buiten kracht gezet waren en iedereen in deexperimenteermodus ging en het gewoon probeerde (en er keihard zijn best voor gingdoen). Na deze ervaring weten we wat mogelijk is: dat we heel veel aan ons werkkunnen veranderen, en heel snel, als het moet.

Gezien deze omstandigheden, hebben we nu een enorme kans om de toekomst vanons werk vorm te geven. Laten we onze systemen niet alleen opnieuw opstarten. Latenwe ze een nieuwe impuls geven en doorstarten!

Lees ook: Een platform waarop jouw medewerkers zelf hun kantoorartikelen bestellen: deze vrienden bedachten het

Hoe kun je je organisatie een nieuwe impuls geven? Verander de manier waaropje verandering benadert

Op dit moment kun je niet te ver vooruit plannen (eigenlijk kun je dat nooit echt, maarde dynamische ontwikkeling van corona maakt het overduidelijk). Stop dan ook met het te proberen. Bepaal nog niet hoeveel dagen mensen thuis mogen werken. Plan nogniet om de kantoorruimte met 25 procent te verminderen. We weten gewoon nog niethoe we het beste kunnen samenwerken in een hybride wereld. Punt. Niemand. Ook nietde goeroes, die denken de beste manier uitgevonden te hebben. En we zullen het ookniet aan de tekentafel uitvinden. We moeten het zelf ontdekken.

Gebruik een adaptieve benadering van verandering

Als basisprincipe: geef je teams zoveel mogelijk flexibiliteit in hoe ze willen werken enondersteun ze vervolgens erbij uit te zoeken hoe ze die vrijheid het beste kunnengebruiken. Help ze op teamniveau radicale, kleinschalige experimenten uit tevoeren, om zo naar hun ideale manier van samenwerken te ontwikkelen. En moedig zeaan dit ook te doen.

Wat betekent dit concreet?

• Probeer niet alle aspecten van de terugkeer naar kantoor van tevoren top-down te managen.

• Wacht nog met het herinrichten van het kantoor, bewaar dat voor later.

• Zorg dat iedereen de juiste apparatuur en internetverbinding heeft voor duurzaam werken op afstand (ja, nog steeds!).

• Ontwerp werkcontracten met een flexibel 'thuiswerk'-beleid en stel richtlijnen (geen regels!) op voor het gebruik ervan.

• Stel teams in staat nieuwe werkwijzen uit te proberen en te experimenteren- en vervolgens ervan te leren. Een manier om te starten is de Protoyping Work-Canvas.

• Zorg ervoor dat teams werkende methodes en aanpak met elkaar kunnen delen.

• Benadruk dat dingen opnieuw zullen veranderen naarmate je samen leert. En daarna opnieuw.

Door deze benadering kun je je organisatie gezamenlijk stap voor stap aanpassen aaneen nieuwe hybride werkomgeving. En niet alleen dat. Door deze aanpak wordt je metz’n allen flexibeler en vergroot je het vermogen van je organisatie om op toekomstigeuitdagingen snel en adaptief te reageren. Want die komen er sowieso.

Gebruik deze kans. Geef je organisatie een nieuwe impuls. Start door!