Personeel wil niet terug naar kantoor, hoe richt je je bedrijf in voor hybride werken?

,,Er is geen one-size-fits-all", zegt Michiel Meyer, ceo van Workwize, een online platform waar werknemers van aangesloten bedrijven op één plek producten en services kunnen bestellen voor hun thuiswerkplek. ,, Iedere werknemer heeft verschillende behoeftes en presteert beter onder andere omstandigheden. Het is noodzaak dat het beleid voor hybride werken ook zo wordt ingestoken en dat daar duidelijke communicatie over is."

Uit onderzoek dat Meyer liet uitvoeren, blijkt dat meer dan 75 procent van de Nederlanders het liefst meer dan twee dagen vanuit huis werkt. ,,Daarbij bleek ook dat bijna 90 procent van de bedrijven niet wist hoe ze hun werknemers van de juiste tools moeten voorzien om goed hybride te kunnen werken."

Van fysiek kantoor naar digital home office

Een goed voorbeeld van een bedrijf dat dit heel goed heeft ingericht, is volgens Meyer online fashion outlet Otrium. ,,Zij hebben een work from anywhere policy, die inhoudt dat zij willen dat mensen kunnen werken waar ze zelf willen werken. Dat kan op kantoor zijn of een co-working-plek. Het maakt daarbij ook niet uit waar je fysiek bent, dat kan ook in het buitenland zijn. En welke rol zij ook uitschrijven, developer of sales: je kunt van overal ter wereld solliciteren."



Meyer zag deze trend al voor corona ontstaan, waarbij bedrijven nergens meer een vaste fysieke werkplek hebben. ,,Bedrijven hebben steeds vaker een virtueel hoofdkantoor, een soort intranetplatform dat als head office fungeert. Daar kun je alle informatie over het bedrijf vinden, vindt de onboarding van nieuwe werknemers plaats, je kunt er met je personeel communiceren en je kunt bijvoorbeeld zaken regelen als budget voor het inrichten van een thuiskantoor. Bij Otrium kun je kiezen uit drie soorten teams waartoe je kunt behoren: full remote, hybride of mostly office. Al naar gelang de voorkeuren kun je als werkgever via je platform vervolgens alle faciliteiten regelen voor de ideale werksituatie."

Efficiënt bedrijfsbreed communiceren met Slack, Teams en Notion

Heeft hybride werken dan geen negatieve invloed op productiviteit, saamhorigheid en de bedrijfscultuur? Uit onderzoek van Gartner, een bedrijf dat uitvoerbare inzichten levert aan leidinggevenden en hun teams, blijkt van niet. Die ervaring heeft Meyer zelf ook. ,,Flexibele werkomstandigheden kunnen juist voor heel goede verbindingen zorgen binnen je bedrijf. Voorheen was het bij grote internationale bedrijven bijvoorbeeld zo dat alles heel erg op het fysieke kantoor gericht was. Je had hooguit een band met wie er dicht bij je bureau zat. Nu, met communicatietools als Slack, Microsoft Teams of Notion, kun je heel efficiënt communiceren met het hele bedrijf. Het speelt geen rol meer waar je bent. Zo kun je nu veel beter binding hebben met mensen die op andere plekken werken."



,,Als je bij ons bijvoorbeeld iets wil weten over gemaakte kosten en hoe deze te declareren, dan ga je naar de Workwize Wikipedia, een soort intranet. Iedereen weet: dat is het centrum van informatie. Een dergelijk remote platform is daar ook echt op gebouwd en onmisbaar. Het is tevens een platform om zaken te regelen die nodig zijn om mensen te faciliteren in thuiswerken. Om het werkgevers en werknemers zo makkelijk mogelijk te maken en hybride werken te implementeren."

,,Het fysieke gaat natuurlijk nooit helemaal weg. Wat bij remote werken vooral belangrijk is, is dat je als bedrijf zijnde, als leidinggevende, actief dingen blijft organiseren om die binding te vergroten. Denk aan creatieve activiteiten als brainstormsessies, waarbij iedereen naar een bepaalde plek komt. En trainingen, bedrijfsuitjes, offsites."

Uitgaan van vertrouwen: 'Ik ga er vanuit dat je je taak afkrijgt'

Het verplicht op kantoor werken lijkt bij voorbaat zelfs een barrière voor diversiteit en inclusie. Iets om mee te nemen bij het aantrekken van nieuw talent, zeker gezien de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Wellicht is hier en daar ook sprake van een generatiekloof. ,,Veel ondernemers en leidinggevenden zijn nog onwennig, omdat ze het idee hebben dat er bij hybride werken minder binding met een bedrijf is. Het aller belangrijkst, is dat je vertrouwen hebt."

Volgens Meyer zijn er best veel managers en leidinggevenden die uitgaan van het principe: ik moet jou (fysiek) zien werken voor ik geloof dat jij je werk goed doet. ,,Dat gaat heel erg uit van controlerend leidinggeven. Ik denk bij heel veel van onze klanten, zoals WeTransfer, Hellofresh, Otrium en Mollie, dat die juist erg van vertrouwen uitgaan, waarbij een manager niet moet controleren, maar supporten: hoe kan ik jou het beste helpen, ik ga er vanuit dat je je taak afkrijgt. Gericht dus op uitkomst, niet op hoeveel uren je aan het werk bent."



Het onderzoek van Gartner laat dat volgens Meyer ook zien dat een op de mens gerichte werkvorm met de focus op de werknemer - met gefaciliteerde samenwerkingsmogelijkheden en dus empathisch management - de prestaties van werknemers met maar liefst 54 procent kan verbeteren. ,,Als mensen vertrouwen krijgen presteren ze ook beter, omdat ze ownership voelen bij datgene wat ze doen."