Nieuws Vitaliteit
Hoe een man in een duikpak medewerkers leert om efficiënter te werken
Je werknemers zitten nietsvermoedend hun werk te doen als er ineens een man in duikpak binnenkomt. Hij klapt zijn laptopje open, begint zijn werk te doen. Verbaasde blikken, vragen of elke vorm van afleiding deren hem niet. Daarna komt er een surfer binnen, deze laid back jongen, vrolijk Hawaii-overhemd aan, surfplank in de hand, is ontspannen en wel te porren voor een praatje. Time management-expert Tim Christiaens bedacht het principe Dive at Work om werknemers een lesje efficiënt werken te leren.
“We overvallen, in samenspraak met de werkgever, de werknemers. Ze weten niet wat hen overkomt als er ineens een duiker binnenkomt en geconcentreerd begint te werken”, vertelt Christiaens. “Voor hem staat een bordje met de tekst ‘Niet storen’. Hij negeert alle blikken, alle vragen. Dat doet hij tien minuten lang. Iedereen vraagt zich af: wat is er aan de hand? Enkele minuten later komt de surfer binnen die de vlotte jongen uithangt.”
Oeverloos discussiëren
Aan de ludieke actie zit een workshop vastgeplakt, waarin het personeel tips en tricks krijgt om efficiënter te werken, want daar ontbreekt het in deze tijd nog weleens aan, vindt Christiaens. “Hoe vaak ik het wel niet heb meegemaakt, tijdens mijn studie al, dat er hard werd gewerkt, oeverloos werd gediscussieerd, eindeloos informatie opgezocht, maar dat we niet geconcentreerd werkten. En toen kwam in 2001 het internet in zwang. Deze plotse stroom van informatie veranderde de manier van werken. Je hoefde niet meer naar de bibliotheek. Je hoefde niet meer te bellen of bronnen opzoeken in gespecialiseerde overheidsbibliotheken. We hadden het idee dat we ongelofelijk efficiënt werkten, maar het is nu 2019 en de kaarten liggen anders.”
Lees ook: Waarom een bonus zorgt voor het beste nieuwe personeel
Een stroom e-mails waar geen einde aan lijkt te komen, een appje, een berichtje op LinkedIn. Je moet bereikbaar zijn – voor je geliefden, maar ook voor je collega’s, opdrachtgevers, voor je baas. “Microsoft heeft een studie gedaan over de impact van digitale media en wat blijkt: we kunnen ons nog slechts 8 seconden concentreren. Ter vergelijking: goudvissen kunnen dat 9 seconden.”
Daarom schreef hij het boek Dive at Work, als pleidooi om ons los te maken van het digitale landschap waar we allemaal zo aan verbonden zijn. Om opnieuw de baas te worden van onze eigen chat. Om te voorkomen dat het net zo ver komt als in China met de app WeChat, waar niet alleen mee gecommuniceerd kan worden, maar waar ook doktersafspraken mee gemaakt kunnen worden of een tafel geboekt in je favoriete restaurant.
“Je hebt geen keuze meer. Je lijkt overal meteen op te moeten reageren. Daar moeten we vanaf.” Daarom introduceerde de ondernemer het zogenaamde duiken en surfen. “Duiken staat voor de activiteiten die onze volle aandacht opeisen: het voorbereiden van een belangrijke beslissing, het opstellen van een offerte. Om dat goed te doen moeten we iets minder, maar slimmer gaan surfen. Surfen staat voor de activiteiten die minder aandacht vragen: het beantwoorden van e-mails, vergaderen. De randzaken die broodnodig zijn, maar vandaag de dag soms een volledige werkdag in beslag nemen.”
Tips en tricks
Maar hoe dat je dat precies? “Als werkgever is het goed om de e-mailcultuur om te buigen. Verwacht niet meer dat je mensen à la minute reageren. Geef het goede voorbeeld als baas, dan volgt de rest vanzelf. Het lijkt fijn als je mensen meteen reageren, maar het zorgt er ook voor dat ze snel afgeleid zijn in hun andere taken. Daarnaast is het heel nuttig om tijd vrij te maken om tot goede ideeën te komen. Als ik collega-ondernemers zie en spreek hoor ik niks anders dan dat die mensen constant van de hak op de tak springen. Zelf vinden ze dat ze niet anders kunnen. Ik ben het daar niet mee eens. Ik vind dat je als ondernemer de kans moet krijgen en moet nemen om jezelf los te koppelen, om tot goede ideeën te komen. Bill Gates heeft bij Microsoft zijn fameuze denkweken geïntroduceerd. Hij sloot zich af. Geen invloed van internet of mensen. Daar vloeiden uiteindelijk heel mooie applicaties uit.”
Maar dat is niet het enige. “Vermijd infobesitas. Probeer gericht informatie op te zoeken. Zoek als dat nodig is een plek waarop je in je eigen bubbel kunt gaan zitten. Zorg dat je werknemers dat kunnen doen. Schaf, als dat handig is, een noise cancelling-koptelefoon aan. Richt je dag daarnaast zo handig mogelijk in. Als je weet dat jij ’s ochtends op je best bent, kies er dan voor om je duik-uur om negen uur in de ochtend in te plannen. Na de lunch is een prima moment om te surfen.”
