Nieuws Personeel

Waarom reisbaas Elske Doets al 20 jaar niet meer vergadert

Vergaderen helpt om niet om problemen snel op te lossen, maar werkt juist twijfel, emoties en vertraging in de hand, aldus Elske Doets, eigenaar en directeur van Jan Doets America Tours. In een column legt zij uit waarom haar bedrijf al 20 niet meer vergadert. En wat het alternatief is.

De Ondernemer 27 augustus 2018

Elske doets zakenvrouw 2017

“Bijna twintig jaar nadat ik het instituut ‘vergadering’ uit mijn bedrijf heb verbannen, klampen mensen mij nog altijd aan met de vraag: ‘Is het echt waar dat jullie helemaal niet vergaderen? Hoe is dat mogelijk?’ Hun ongeloof verbaast míj dan weer”, schrijft Elske Doets. Mensen vragen zich af hoe je problemen in je organisatie kunt oplossen als je geen vergaderingen belegt.

Onenigheid

Om te beginnen is het een slecht idee om van een probleem de hoofdmoot van een vergadering maken, als je dat probleem snel wilt oplossen, aldus Doets. “Wat voegt het toe als individuele medewerkers, vanuit hun subjectieve beleving, hun licht over dat probleem laten schijnen, behalve dat het tijd opslokt? Dat het mogelijk onenigheid aanwakkert? En daarmee verwijdering tussen mensen, waarvan het juist bedrijfsbelang is dat ze goed samenwerken? Daarbij: waarom een probleem uitvergroten terwijl het overgrote deel van je organisatie prima functioneert? Voor je het weet gaat dan ene probleem het beeld en de beleving van je organisatie bepalen.”

Emoties

Vergaderen helpt volgens de directeur dus niet het probleem snel op te lossen, maar werkt juist twijfel, emoties en vertraging in de hand.

Nog een reden waarom Doets tegen vergaderen is: “In een ‘denkende organisatie’, zoals ik die graag heb, stelt elke medewerker zichzelf voortdurend de vraag: waarom doe ik dit op deze manier? En: hoe kan het beter? Mijn ervaring is dat vergaderingen die waardevolle vorm van zelfkritiek niet stimuleren, maar tegenhouden. Hoe vaak heb ik niet gezien dat vergaderingen worden gebruikt om jezelf vrij te pleiten en anderen ergens de schuld van te geven?”

Daily huddle

Als alternatief spreekt Doets elke ochtend via een ‘daily huddle’ van circa tien minuten, in een staande kring, met haar medewerkers. “Daarbij richten we ons op oplossingen. Ik sta versteld van de efficiëntie, van ieders flexibiliteit. Nu, met de bosbranden in Yosemite Park, moeten we klanten snel omboeken. Dat gaat, mede dankzij de ‘huddle’, verbijsterend soepel: iedereen denkt mee, wisselt tips uit.”