Wanneer je (niet) in de zakelijke e-mailbox van je medewerkers mag kijken

In vele organisaties wordt gebruik gemaakt van zakelijke e-mailaccounts. De kans is groot dat je als werkgever een vinger aan de pols wil houden als het aankomt op hoe je werknemers dat account gebruiken. Dit kan zijn omdat je niet wil dat je werknemers hun zakelijke e-mail privé gebruiken maar ook omdat je bijvoorbeeld hun zakelijk gedrag wil monitoren of de continuïteit wil waarborgen als er bijvoorbeeld iemand ziek is. Om te voorkomen dat de balans tussen jouw zakelijke belangen en de rechten van je werknemers zoek raakt moet je een aantal dingen in de gaten houden als je met je werknemers wil meelezen.

Zakelijk mailbox werknemer

E-mails zijn eigendom van je werknemers, ook als ze op vanaf een zakelijke mailbox onder werktijd worden gestuurd. Onafhankelijk van de inhoud zijn e-mailberichten dus onderdeel van het persoonlijk leven van je werknemers. Dit persoonlijke leven, inclusief e-mailbox, wordt beschermd door het recht op privacy. In principe mag niemand in iemand anders’ mailbox rondsnuffelen zonder toestemming van die persoon. Of je wel of niet inbreuk mag maken op dat recht, hangt sterk af van de specifieke omstandigheden van het geval.

Drie voorwaarden lezen mailbox werknemer

Je moet aan drie voorwaarden voldoen als werkgever om mee te mogen lezen in de mailbox van je werknemer. Allereerst moet het bij de werknemer duidelijk zijn dat je inzage kan hebben in zijn of haar inbox. Dat hoeft niet per se in een reglement te zijn vastgelegd. In dat geval hangt de rechter echter meer gewicht aan de verhouding tussen de belangen van de werkgever tegenover die van de werknemer.

Om mee te lezen in de mailbox moet je een specifiek doel hebben. Willekeurig grasduinen in de mailbox van je personeel mag dus niet.

Geoorloofd meelezen in mailbox

Een reglement of verklaring omtrent meelezen in werkmail is niet verplicht. De andere kant van de medaille is dat die verklaring het meelezen op zich niet kan verantwoorden. Er moet tevens sprake zijn van noodzaak. Bijvoorbeeld als je het idee hebt dat een werknemer de belangen van het bedrijf schaadt, dat hij of zij fraudeert, maar zeker ook als de werknemer ziek is en er in zijn of haar zakelijke inbox belangrijke zakelijke informatie staat. Is er sprake van kenbaarheid en noodzaak, dan moet je nog kijken of er niet een andere manier is om de benodigde informatie te verkrijgen, bijvoorbeeld door het plegen van een telefoontje. In deze laatste gevallen geldt eveneens stuk voor stuk dat de inbreuk op de privacy van je werknemer in verhouding moet zijn met jouw belangen.

Meelezen e-mails bij ontslag

Mocht bij de controle duidelijk worden dat er gegronde reden is om de medewerker te ontslaan, dan kunnen de e-mails in kwestie een rol spelen bij een eventuele rechtszaak als de medewerker dat ontslag aanvecht. De rechter zal dan de drie voorwaarden langsgaan om te bepalen of de berichten rechtmatig verzameld zijn. Anders dan in bijvoorbeeld het strafrecht kunnen de e-mails niet worden uitgesloten als bewijs wanneer blijkt dat deze niet op de juiste manier zijn verzameld. Wel kan het bijdragen aan de mate waarin het ontslag jou wordt aangerekend en dus leiden tot een hogere transitie- of schadevergoeding.

De zekerheid van een reglement

Nu e-mail ook operationeel een steeds grotere rol gaat spelen, groeit ook de kans dat je vroeg of laat de behoefte krijgt om mee te kijken in de inbox van je medewerkers. Een overeenkomst waarin je duidelijk aangeeft in wat voor situaties je dat doet en met welk doel, voorkomt moeilijkheden bij een eventueel ontslag. Daarbij biedt het je ook de mogelijkheid om zwart op wit aan te geven wat wel en niet mag bij het gebruik van het zakelijk e-mailadres.