Tips: zo voer je een goed ontslaggesprek

In Hollywood zijn ze gek op exitgesprekken. In het met vijf Oscars bekroonde American Beauty (1999) kijkt hoofdpersoon Kevin Spacey grijnzend toe terwijl zijn baas verbijsterd zijn ongezouten ontslagbrief leest: 'Mijn werk bestaat grotendeels uit het verborgen houden van mijn afkeer voor de idioten die hier de leiding hebben.'

Spacey doet er nog een schepje bovenop door een jaar salaris te eisen én zijn baas te chanteren wegens vermeende ongewenste intimiteiten. Hij verlaat uiteindelijk als winnaar het kantoor. Zo zien ze het in Hollywood graag: Spacey won een Oscar voor zijn rol.

Realistischer is Up in the air (2009), goed voor zes Oscarnominaties. Hierin laat George Clooney zich als 'downsizing expert' door bedrijven inhuren om werknemers te ontslaan wanneer de werkgevers van die bedrijven daar te laf voor zijn. Hoe bedreven hij is in exitgesprekken, merken we wanneer hij een nieuwe collega een lesje geeft in hoe iemand te ontslaan: "Mijd het woord ontslag. Ga niet uitleggen waarom iemand moet vertrekken. Leg de nadruk op nieuwe kansen. Zie het als een nieuw begin."

Rouwproces

Bovenstaande voorbeelden maken al meteen duidelijk dat er twee totaal verschillende slechtnieuwsgesprekken zijn tussen een werknemer en zijn of haar werkgever: het exitgesprek en het ontslaggesprek. De insteek van het ontslaggesprek mag duidelijk zijn: de werknemer krijgt, al dan niet onverwacht, te horen dat er voor hem of haar in het bedrijf geen plaats meer is.

Volgens Jacco van den Berg, oprichter van training- en adviesbureau Van den Berg en schrijver van zo'n dertig boeken, waaronder Het Grote Gesprekkenboek - een praktische leidraad voor HR-professionals en leidinggevenden, moet de impact van een ontslaggesprek niet worden onderschat. "Ontslag staat in de Top 5 van meest emotionele gebeurtenissen in een mensenleven op de derde plaats, na het verlies van een kind of van een naaste. Wie ontslagen wordt, maakt vaak dezelfde stadia door als bij een rouwproces: eerst ontkenning, dan kwaadheid en verdriet, vervolgens berusting."

Voor degenen die het slechte nieuws moet brengen, geeft Van den Berg trainingen met tips om het slechtnieuwsgesprek zo veel mogelijk in goede banen te leiden. Niet iedereen kan immers zo charmant ontslaan als George Clooney.

'Een nieuwe uitdaging'

Bij een exitgesprek liggen de verhoudingen anders: de werknemer gaat namelijk uit vrije wil, maar is dat vooral omdat hij elders een betere of beter betaalde baan heeft gekregen of omdat hij zijn oude werkkring beu was? Het is nu juist de werkgever die met vragen zit.

Als iemand zegt te vertrekken omdat hij 'toe is aan nieuwe uitdaging', kan een werkgever weinig met deze vage omschrijving. In een exitgesprek kan de baas er wel achterkomen wat de reden is voor het vertrek en welke problemen eventueel spelen in het bedrijf. Bovendien geeft dat een signaal af dat hij serieus naar het personeel luistert. Dit alles kan voorkomen dat er meer personeel vertrekt.

Jacco van den Berg constateert dat er bij zijn trainingsbureau opvallend weinig belangstelling is voor deze exitgesprekken. "Terwijl het een waardevol middel kan zijn om een ongewenst verloop in te dammen. Om dezelfde reden adviseer ik ook 'stay-gesprekken': om vertrek te voorkomen. Maar als vertrek onvermijdelijk is, neem je met een goed exitgesprek op een positieve manier afscheid van je werknemer - door de voordeur."

Puberale fratsen

De vertrekkende werknemer heeft bij een exitgesprek een zekere machtspositie, omdat zijn voormalige werkgever graag de reden van het vertrek wil weten. Het is erg verleidelijk om daar misbruik van te maken - neem Kevin Spacey in American Beauty.

De positie van een werknemer die te horen krijgt dat hij wordt ontslagen is uiteraard stukken minder te benijden. Opborrelende emoties lijken een goede reden te zijn om de baas eindelijk eens goed de waarheid te zeggen, maar ook dat is iets wat de ontslagen werknemer beter aan acteurs kan overlaten.

En al is het nog zo verleidelijk om vervolgens het bureau van je baas leeg te vegen of met de broek naar beneden op de kopieermachine te gaan zitten en duizend kleurenkopieën te maken van je blote kont - laat dat soort puberale fratsen toch maar aan Hollywood over. Ze weten het daar beter te verkopen en ze worden er bovendien beter voor betaald.

Tips voor werkgevers bij een ontslaggesprek:

1. Bereid je goed voor: zorg voor goede argumenten voor het ontslag. Bied ook geen ruimte voor onderhandelingen, het besluit staat immers vast.
2. Val met de deur in huis: ga niet eerst keuvelen over koetjes en kalfjes, begin meteen met het slechte nieuws.
3. Bied ruimte voor een reactie: een ontslag kan emotionele reacties oproepen. Toon daar begrip voor.
4. Bied perspectief voor de toekomst, of zoals George Clooney in Up in the air zegt: "Zie het als een nieuw begin."

Tips voor werkgevers bij een exitgesprek:

1. Laat het gesprek niet door de leidinggevende doen, zodat de vertrekkende medewerker zich vrijer voelt in het gesprek.
2. Maak vooraf duidelijk dat het exitgesprek vrijblijvend is en dat de inhoud vertrouwelijk blijft.
3. Laat de werknemer zijn verhaal houden en ga niet in discussie.
4. Probeer hem of haar er ook niet ervan te overtuigen te blijven - het besluit is toch al genomen.