Zo combineer je zakelijke successen met je droomvakantie

1. De voorpret begint met een goede voorbereiding

Ook voor de ondernemende types onder ons geldt dat de boog niet altijd gespannen kan staan. Het succesrecept om optimaal te ontspannen is om een goede vakantieplanning te maken. Daar bedoelen we niet een lijst van fameuze restaurantjes en bezienswaardigheden mee, maar een protocol voor het team.

De vakantieperiode is bij uitstek het moment om taken te delegeren en een ander tijdelijk de verantwoordelijkheid te gunnen. Zorg dat je potentiële problemen van tevoren hebt geïdentificeerd en besproken, en bepaal duidelijk wat de omstandigheden zijn waarop het team de telefonische hulplijn (jou dus) mag bellen. Zo voorkom je dat je om elk wissewasje wordt gestoord.

2. Regel de bereikbaarheid eenvoudig zelf (en op locatie)

De vaste telefoon gaat uiteraard niet mee in de koffer. Hoeft ook niet, als je de hele telefooncentrale gewoon meeneemt. Dat kan dankzij de clouddiensten van KPN EEN. Zo kun je een klant of leverancier tijdens het verblijf telefonisch benaderen onder het oude vertrouwde nummer.

Bijkomend voordeel is dat je zo niet het risico loopt dat ze per ongeluk de vrolijke voicemail van je mobiele privénummer horen, maar altijd keurig bij de zakelijke melding uitkomen. En komt het even niet uit, dan zet je ze dankzij deze telefooncentrale in de cloud heel eenvoudig door naar de receptie of een collega.

3. Zorg voor een betaalbare en veilige verbinding

Voor 2017 kon de vakantie nog wel eens voor een kater zorgen in de vorm een nagezonden torenhoge rekening voor mobiel opgesoupeerde data. Dat is niet langer een zorg: in de hele EU app, surf en bel je zonder extra kosten. Gaat de reis verder dan de Europese Unie, dan is het verstandig om een extra bundel aan te zetten om voordeliger data te verbruiken.

Vandaag de dag is wifi op de vakantiebestemming net zo essentieel als een zonnebril en zonnebrandcrème, alleen is het de vraag of je het moet willen om de bedrijfsvoering via een openbare wifi-verbinding te laten verlopen. Stel dat je op vakantie een betaling moet doen aan een klant of leverancier, dan is het een veiliger idee als je ervan verzekerd bent dat pottenkijkers geen kans maken. Binnen de EU kun je daarvoor dus uiteraard je smartphone als mobiele hotspot inzetten. KPN biedt ook nog twee andere oplossingen aan: een mobiele WiFi router (MiFi), waarop je vijf apparaten tegelijk draadloos kunt aansluiten of een Dongel. Beide werken met een eigen SIM-kaart.

4. Gebruik een Office 365 cloudwerkplek

Een zakelijk buitenkansje (of een crisis) laten zich niets gelegen aan een vakantieplanning. Het is dus maar goed dat de smartphone tegenwoordig een soort mobiel kantoor is dat altijd binnen handbereik is. Dat kun je niet altijd zeggen van de bedrijfsdocumenten, want die staan vaak op de kantoorserver en zijn dus niet op afstand benaderbaar.

Tenzij je met Office 365 en SharePoint werkt. Dan volstaat enkel een internetverbinding om altijd en overal toegang te krijgen tot de volledige mailfunctionaliteit en de Word-, PDF- en Excel-bestanden op te vragen en, indien gewenst, te bewerken.

5. Maak belangrijke applicaties bereikbaar via de cloud

De cloud kan nog veel meer werk verrichten. HRM-tools, ERP, CRM en financiële applicaties staan bij veel bedrijven nog lokaal, maar vrijwel elke tool heeft tegenwoordig een cloud-variant. Zo kun je ook op afstand een blik op de cijfers werpen (en op het terras proosten op de geboekte resultaten).

6. Maak een back-up

De laptop, tablet en smartphone gaan waarschijnlijk ook mee op reis. Maar mocht zo'n gadget in het zwembad of de zee plonzen, hoe kun je dan voorkomen dat daarmee je hele vakantie in het water valt? Het antwoord: Back-up Online, de KPN-dienst waarmee alle bestanden veilig in de datacenters worden bewaard. Zodat je bij een ongeluk, diefstal of computerpanne direct weer aan de slag kunt. Draai voordat je op vakantie gaat één keer een volledige backup, daarna worden automatisch dagelijks alleen de wijzigingen weggeschreven.

7. Laat de techniek voor je werken

Stel bijvoorbeeld e-mail-reminders in zodat er automatisch achter nog niet voldane facturen wordt aangejaagd. En met hulpprogramma's als Hootsuite kun je de sociale media-posts vooruit inplannen. Of schakel een chatbot in, om te voorkomen dat klanten op de website vastlopen en direct naar de telefoon grijpen. Deze virtuele receptionisten sturen de klant of leverancier naar de juiste informatie of het beschikbare contact, op basis van een protocol of op basis van kunstmatige intelligentie. Met als bijkomend voordeel dat de chatbot zelf nooit om vakantie gaat maar 24/7 klaar staat om te helpen. Ook als je weer terug bent in het land en op kantoor.

Meer lezen over hoe je in verbinding blijft met je bedrijf tijdens de vakantie? Klik hier om de whitepaper met nog meer tips te downloaden.