Berco van der Glas is de tweede generatie in dit familiebedrijf en tot een jaar geleden deed zijn vader de administratie grotendeels zelf. ,,Hij is inmiddels een eindje in de zestig en wilde wat minder gaan doen. Dat was voor mij reden in gesprek te gaan met de Schipper Groep, want de corebusiness van een hoveniers- en groenvoorzieningsbedrijf ligt buiten en zeker niet op kantoor. Bij Schipper hebben ze mensen die daar veel beter in zijn dan wij. Ik wilde beter inzicht in de actuele cijfers, af van die papieren dossiers en vooral veel gaan digitaliseren. Het gesprek met Schipper bleek het begin van de grote stap."
Rondgestuurd
Hij herinnert zich hoe 'voorheen facturen voor goedkeuring werden rondgestuurd in mapjes. ,,Dankzij het digitale programma dat we nu gebruiken hoeven we de facturen maar één keer te scannen, daarna gaan ze met een druk op de knop naar de juiste persoon voor goedkeuring en aansluitend worden ze automatisch geboekt."
Lees ook: Schipper Groep: 'Begin op tijd met overdracht van familiebedrijf'
Finetunen
A-Garden is ook overgestapt naar een ander boekhoudpakket, zodat alle verschillende pakketten aan elkaar gekoppeld konden worden. ,,Natuurlijk heeft het heel wat voeten in aarde om alles opnieuw in te richten. We moesten bijvoorbeeld overstappen van een maandloon naar een vierwekenloon. Zoiets vergt ook voor de medewerkers wat aanpassing. Daarom hebben we samen met de Schipper Groep een leidraad voor de medewerkers geschreven en dat is eigenlijk heel goed opgevat," klinkt het tevreden. ,,Intensief was het wel. Vooral het finetunen kost veel tijd en niet alles werkt altijd direct zoals we aan tafel hadden bedacht. Het blijft per slot van rekening maatwerk."
Profijt
,,Alle moeite is niet voor niets geweest. We hebben er elke dag profijt van dat we onze administratie flink op de schop hebben genomen. De tijdwinst is echt enorm. We werken nu veel efficiënter en hebben altijd inzicht in de actuele cijfers." Dat laatste heeft al een keer een financiële misser helpen voorkomen. ,,Op een geven moment zagen we een rare dissonantie in de cijfers. De kosten van een project waren een stuk hoger dan verwacht. Doordat we snel konden ingrijpen, bleef de schade beperkt."
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met de Schipper Groep.
