Werken zonder managers? Zo organiseer je dat

Als Jos Govaart en Jody Kohler in 2009 hun eigen pr- en communicatiebureau oprichten, is de bedrijfsvoering nog redelijk overzichtelijk. Ook als snel daarna de eerste medewerkers in dienst komen. Iedereen kent de ins en outs van projecten, weet van elkaar wat er eerder is besloten en krijgt automatisch mee wat de prioriteiten zijn. Maar dat verandert in die jaren erna als Coopr alsmaar blijft groeien. Naar 15, 20, 25 en nu zelfs bijna 30 medewerkers. Goovart en Kohler voelen de groeipijn en beseffen dat er iets moet gebeuren.

Zelf beslissingen nemen

“We hebben onze mensen altijd al vrijheid willen geven, maar echt georganiseerd was dat nooit. Met als gevolg dat er steeds meer vragen op ons afkwamen, over kwesties waarvan wij vonden dat medewerkers daarover zelf een beslissing zouden moeten nemen. Min of meer per toeval stuitten we toen op holacracy”, aldus Govaart.

De organisatie plat slaan. Niet meer een directie die opdrachten uitdeelt, maar de autoriteit in het bedrijf verdelen over de medewerkers zelf. Dat is in een notendop waar het bij holacracy om draait. “Voor de meeste organisaties geldt: als je iets gedaan moet krijgen, dan heb je daar toestemming voor nodig. Bij holacracy draai je dat om. Alles mag, tenzij ergens staat dat het niet mag. Het model is erop gericht dat mensen zelf oplossingen bedenken voor de uitdagingen waarmee ze tijdens hun werk worden geconfronteerd.”

Verantwoordelijkheid pakken

Govaart en zijn compagnon schakelen in 2017 een bureau in dat hen helpt de organisatie klaar te stomen voor de omslag. Dat proces start met een kick-off sessie waarin medewerkers de principes van het model krijgen voorgeschoteld en wordt verteld hoe ze zelf de verantwoordelijkheid kunnen nemen.

In de drie weken die volgen houden alle medewerkers van Coopr bij wat ze die dag precies gedaan hebben. Die activiteiten worden vervolgens gebundeld en vertaald in zogeheten rollen. Die zijn belangrijk bij holacracy. Mensen krijgen binnen het model namelijk niet langer een functie, maar een rol toebedeeld. Hoe iemand die invult? Dat mag hij grotendeels zelf bepalen. In de organisatie zijn er autonome cirkels van rollen die onderling vergaderen, doelen stellen en beslissingen nemen.

Meer betrokkenheid

“In holacracy heb je twee soorten overleg”, aldus Govaart. “Zo is er het rollenoverleg, over hoe je met elkaar samenwerkt en wie bepaalde taken oppakt. Daarnaast hebben we het werkoverleg, dat lijkt op wat mensen al gewend waren. Dat gaat over projecten en bepaalde acties die genomen moeten worden. Hier merken we nu al duidelijk verschil. Voorheen was dat een praatje op de maandagochtend door Jody of mij, nu komen er zeker zes tot acht mensen aan het woord. We zien dat meer medewerkers betrokken zijn bij het vinden van de juiste oplossingen. Dat is pure winst. Ook onze klanten merken dit. We zijn slagvaardiger geworden en nemen sneller besluiten. Projecten krijgen daarmee meer snelheid.”

Extra sturing

Ook het aantal vragen dat de twee ondernemers op zich krijgen afgevuurd, is de laatste maanden afgenomen. Medewerkers nemen duidelijk meer regie in de projecten die op hun bordje liggen. Toch is het werken volgens de principes van holacracy voor Coopr ook nog steeds een ontdekkingstocht, erkent Govaart. Waar de ene collega zich als een vis in het water voelt bij zoveel vrijheid, heeft iemand anders toch nog behoefte aan extra sturing.

“Daar worstelen we nog wel mee. Wanneer toon je als directie leiderschap, wanneer doe je bewust een stap terug? Je ziet in je organisatie zóveel verschillende karakters, dat het echt een misvatting is om te denken dat één structuur alle problemen voor je oplost.”

Holacracy een kans geven

Je medewerkers vertrouwen geven en dat ook echt durven uitstralen. Volgens Govaart is dat de enige manier waarmee je zelfsturing een kans geeft. En ja, dat kan soms betekenen dat je een collega linksaf ziet gaan terwijl je zelf toch echt voor rechts zou hebben gekozen. “Als je hier niet tegen kunt, dan moet je er zeker niet aan beginnen. Kijk sowieso naar de groep mensen die voor je werkt. Als daar veel initiatiefnemers tussen zitten, dan kan holacracy slagen. Heb je daarentegen vooral mensen die sturing nodig hebben, dan gaat het niet werken.”

Hoe vitaal is jouw bedrijf?

De manier van leidinggeven speelt dus zeker een rol bij de vitaliteit van organisaties. Maar er zijn nog meer factoren. Benieuwd hoe vitaal jouw bedrijf is, doe dan de Vitaliteitsscan van ONVZ en neem deel aan de verkiezing van Het Vitaalste Bedrijf van Nederland 2018.