Zo word je je agenda de baas

Tele2 Zakelijk en T-Mobile lieten door Markteffect onderzoeken in hoeverre Nederlanders stress en werkdruk op de werkvloer ervaren en welke rol begeleiding vanuit de werkgever hierin speelt. Ruim één derde van werkend Nederland ligt ervan wakker dat de to-do-list nooit afkomt, blijkt uit het onderzoek.

Rick Pastoor kent het gejaagde gevoel. Begonnen als internetondernemer, stapte hij over naar het journalistieke platform Blendle waar hij als 'binnenbaas' verantwoordelijk werd voor het lanceren van nieuwe diensten en de leiding kreeg over een snelgroeiend team. “Hoe meer personeel erbij kwam, hoe drukker mijn baan werd. Ik haalde 's avonds en in het weekend door en realiseerde dat ik eigenlijk al mijn energie aan werk besteedde. Vrienden en familie vroegen: is dit wel gezond?”

Pastoor stelde zich ten doel om het geheim van 'slim werken' te ontrafelen. Hij las stapels boeken en artikelen en publiceerde een serie blogs over de methodes die hij in de praktijk testte. De zoektocht mondde uit in het boek GRIP, dat inmiddels ruim een kwartaal in de bestseller-lijsten staat (momenteel #18 in de Bestseller top 100 van Managementboek).

In het boek zet Pastoor uiteen hoe je meer grip krijgt op je dagen en slimmer en strategischer kunt werken. Hij gaat daarnaast in op het halen van jaardoelen en ontwikkelen van persoonlijke vaardigheden. Wat dit boek toevoegt aan bestsellers als Getting Things Done van David Allen en Deep Work van Cal Newport? “Zoveel mensen lezen over slimmer werken, maar lopen er vervolgens tegen aan dat de praktijk weerbarstig is. GRIP is geen verzameling tips die je zelf moet inpassen, maar een compleet en beproefd raamwerk voor je werkweek. Ik combineerde wat ik leerde in de praktijk met de methodes waar ik over las tot een zo compact en toegankelijk mogelijk geheel dat iedereen kan toepassen.”

Hij denkt dat het jachtige gevoel wordt veroorzaakt doordat we te weinig nadenken over hoe we onze werkweek willen invullen. “Hoe besteed ik mijn tijd het beste aan de groei van mijn bedrijf? Als je de werkweek niet inplant, dan word je al gauw geleid door urgente zaken die op je pad komen. En krijg je het gevoel dat je niet achter het stuur van je eigen onderneming zit.”

De eerste stap om meer grip op je planning te krijgen? Verklaar je agenda heilig, aldus Pastoor. “Spreek met jezelf af dat je vanaf dit moment daadwerkelijk gaat doen wat er in je agenda staat. Dat helpt je om blind te kunnen vertrouwen op je agenda en nooit meer een afspraak of belangrijke taak te vergeten. Schrap het wekelijkse blokje 'denktijd' dat je steevast negeert of de vergadering waar je toch niet naartoe gaat. Maar ook: pleeg het lastige telefoontje dat je normaal vooruit schuift.”

Een van de meest gemaakte planningfouten is het onvolledig inplannen van taken, aldus Pastoor. “Ondernemers plannen bijvoorbeeld wel de belangrijke boardmeeting in, maar niet de voorbereidingstijd. Dat levert stress op, want dan moet het tussendoor. Leg daarom ook voorbereidingstijd, het verwerken van feedback en reistijd vast in je agenda. Zo wordt de kans dat je jezelf overboekt een stuk kleiner. Tegelijk weet je wanneer je een klus wel kunt oppakken, omdat je ook ziet wanneer je daarvoor ruimte hebt.”

Pastoor raadt aan om ook het verwerken van e-mail in te plannen, omdat het tussendoor verwerken van de mail afleidt van je belangrijke taken. “De mail kun je plannen in dagelijks drie blokken van een halfuur. In die blokken werk je de e-mail niet weg, maar je verwerkt ze tot actiepunten. De ongeopende mail blijft liggen tot het volgende blok. Je kunt de rest van je werkdag je mailbox gesloten houden.”

Maar met welke werkzaamheden vul je de agenda voor de week? Je activiteitenlijst is waarschijnlijk zo lang dat je gedwongen bent om te kiezen. Pastoor raadt als hulpmiddel de Eisenhower-matrix (zie afbeelding) aan, die een onderscheid maakt tussen belangrijke versus niet belangrijke taken en urgent versus niet urgent. “Belangrijke en urgente taken, zoals het afleveren van een offerte, moeten sowieso gebeuren. Maar wanneer je aandacht aan activiteiten geeft die belangrijk en niet urgent zijn, maak je pas echt impact. Bijvoorbeeld het uitdenken van een strategie om efficiënter te produceren. Schrap zaken die ‘niet belangrijk en niet urgent’ zijn resoluut van je lijst.”

Gebruik je takenlijst of to-do list als tweede brein, adviseert Pastoor. “Het jezelf continu herinneren aan taken die je te doen staan, levert een gevoel van verlies van controle op. Bewaar daarom nooit meer iets in je hoofd en parkeer het op je takenlijst. Zet de taken om in concrete acties en voorzie ze van een richtdatum. Zo wordt je takenlijst eindig en overzichtelijk. Taken die aan een specifieke datum zijn gebonden, noteer je in de agenda.”

De methodes uit het boek hebben Pastoor geholpen om een betere werk-privé balans te vinden. Hij heeft tijd vrijgemaakt om te joggen en zijn dochter op te halen van de opvang. Hij werkt niet langer 's avonds e-mails weg. Hoe hij dat bereikte? “Door moeilijke keuzes te maken. Ik merkte bijvoorbeeld dat mijn werk bij Blendle en de werkzaamheden rond mijn boek niet goed samengingen. Daarom experimenteer ik nu met een vierdaagse werkweek bij Blendle. Niet leuk want ik geniet van mijn baan, maar wel noodzakelijk.”

Blendle is door zijn zoektocht een rendabeler bedrijf geworden, vindt de 'binnenbaas'. Het bedrijf biedt medewerkers een jaarlijkse productiviteitscursus, heeft de GRIP-werkwijze opgenomen in de handboeken, terwijl leidinggevenden de medewerkers bewust maken van slim werken. “Ik denk dat we een bovengemiddelde focus hebben in onze werkweek. Werknemers stellen zichzelf continu de vraag of hun taken bijdragen aan het bereiken van onze doelstellingen.”

Help je personeel om de werktijd onder controle te houden, raadt Pastoor aan. “Als je bijvoorbeeld een jonge medewerker aanneemt, ga er dan niet vanuit dat hij of zij wel weet hoe je het beste je tijd indeelt. Ga samen de zoektocht aan. Slim werken gaat niet alleen over kwaliteit, maar ook over productiviteit.”

Maak kans op het boek ‘GRIP'

Tele2 liet door Markteffect onderzoeken of en wanneer Nederlandse ondernemers en werknemers stress en werkdruk ervaren. De belangrijkste resultaten van dit onderzoek staan samen met tips van ervaringsdeskundigen in een gratis te downloaden whitepaper.

Daarnaast maak je, als je je gegevens achterlaat ook kans op één van de vele exemplaren van het boek ‘GRIP, het geheim van slim werken’ van Rick Pastoor.