Achter de schermen bij de Week van de Ondernemer: 'We love entrepreneurs'

06:45

Here we are now, entertain us. I feel stupid and contagious. De slaap is nog amper uit de ogen gewreven, maar Nirvana knalt op deze vroege woensdagochtend al uit de boxen in de bar van het Blue Collar Hotel in het Klokgebouw in Eindhoven. Als we niet al wakker waren, dan zijn we dat nu wel. Dat is maar goed ook, want er is werk aan de winkel. De Week van de Ondernemer start over twee uur. Tijd om te ontbijten is er niet, dus zijn er speciale ontbijtzakjes gemaakt voor de crew.

Linda Leijten, als projectmanager al tien jaar werkzaam bij Synpact (de organisator van het evenement), zit al klaar in de lobby. “Het spannendste voor ons op zo’n dag is of de aangemelde ondernemers allemaal komen,” vertelt ze. “We gaan uit van zo’n 900 man, maar het is altijd afwachten.”

Eerste brandje

De hostesses die de bezoekers in goede banen moeten leiden, lopen de lobby binnen. Ze komen de hoofdingang van het Klokgebouw niet in. “Ik regel het meteen,” zegt Linda, waarna ze haar telefoon pakt. Het eerste brandje van de dag is geblust.

De deuren van de lift gaan open. Daar is Joost van der Hagen, de andere eventmanager van Synpact. Samen met Linda is hij al sinds maandag bezig met het opbouwen van ‘De Week’, zoals ze het evenement zelf noemen. “Zullen we?” Door het schemerdonker lopen we naar de evenementlocatie. De dag is begonnen.

07:15

In de crewruimte haalt Linda een grote doos met portofoons tevoorschijn. “Ziet er belangrijk uit hè”, zegt ze met een knipoog. Met zo’n interessant ogend oortje in blijven zij en Joost de hele dag in contact met elkaar. Iedereen die wat te maken heeft met de organisatie is vandaag duidelijk herkenbaar: de vrouwen dragen een witte blouse, de mannen een wit overhemd. ‘We love entrepeneurs’ staat er op de achterkant.

Tijd voor een rondje door de zalen. Onderweg trekt Joost in een oogwenk een van de staande banieren recht. Hij laat zijn draaiboek zien: een indrukwekkende stapel A4’tjes op een clipbord, waarop van minuut tot minuut staat wat er vandaag moet gebeuren.

Ontbijtsessies

Eerste belangrijke gebeurtenis van de dag zijn de ontbijtsessies bij Google en MKB-Nederland, die over een half uur gaan beginnen. De cateraar is al bezig met het klaarzetten van kannen jus en plateaus met broodjes. De geur van croissants vult de ruimte. “Ligt het aan mij of is het hier heel warm?,” vraagt Linda. Joost knikt. “Ik zet de zaaldeuren wel even open.”

07:40

Buiten begint het voorzichtig licht te worden. Bij de hoofdingang brieft Linda de hostesses over de dag. Bezoekers krijgen bij binnenkomst een polsbandje om van ShakeOn. Wie elkaar vandaag een hand geeft, krijgt daar via de app van de Week van de Ondernemer een notificatie van. Met wederzijdse instemming krijg je zo elkaars contactgegevens.

De EHBO’ers melden zich, gekleed in fluorescerend geel. Zijn zij echt nodig? “Het is verplicht bij grote evenementen”, zegt Joost. “Negen van de tien keer hoeven ze niks te doen, maar ja, áls er iets gebeurt.” Een paar jaar geleden nog werd er iemand in de zaal onwel, vertelt hij. “Dan ben je blij dat ze er zijn.”

08:30

De zaal begint langzaam vol te stromen met de bezoekers die komen voor de ontbijtsessies. Het is drukker dan verwacht. “Ik check even of er nog meer broodjes aankomen”, aldus Linda.

Zij en Joost worden vanaf nu vrijwel onophoudelijk bestookt met vragen. “Hoe kom ik op het WiFi-netwerk?” “Mijn dochter heeft een notenallergie, kan zij de broodjes wel eten?” “Hebben jullie een verlengsnoer?” Je zou er duizelig van worden.

09:15

Buiten bij de parkeergarage is een kleine opstopping ontstaan. “Gooi de andere parkeerplaats ook maar open,” zegt Joost tegen een van de parkeerwachters. Via zijn portofoon verneemt hij dat er een ongeluk op de snelweg is gebeurd. “Het heeft wel eens zo hard gesneeuwd en gestormd dat er bij het begin van het programma pas 300 mensen binnen waren”, vertelt hij terwijl we weer naar binnen lopen. “Dan zit er niets anders op dan even wachten.”

Hij doet een check: er zijn momenteel 228 mensen binnen. Over een uur begint de plenaire bijeenkomst en is dat aantal hopelijk stukken hoger. ”Komt goed”, verzekert hij. “Mensen komen meestal pas op het laatste moment.”

09:55

De plenaire bijeenkomst waarmee de dag officieel wordt geopend staat op het punt te beginnen. In de centrale ruimte krioelt het inmiddels van de bezoekers. “Kun jij zo de paaltjes weghalen bij de grote zaal?”, vraagt Linda aan mij. “Dan roep ik om dat de bijeenkomst gaat beginnen.” Om er lachend aan toe te voegen: “Ja, wat denk je? We zetten jou natuurlijk ook in. Alle hens aan dek.”

Als de stem van Linda door de ruimte galmt en de paaltjes met uiterste precisie zijn weggehaald, stroomt een eindeloze stoet van bezoekers de zaal in. Hier ligt een belangrijke taak voor Joost en Linda en de assisterende hostesses. Linda: “Het is mens eigen om ver van elkaar te gaan zitten en het liefst helemaal achterin de zaal. Maar wij willen ze zoveel mogelijk bij elkaar hebben. Dat is ook mooier voor de foto’s.” Alle bezoekers worden keurig naar hun stoel begeleid. Joost doet nog een check: 821 mensen zijn er inmiddels binnen. “Die 900 gaan we wel redden."

12:30

De plenaire bijeenkomst zit erop. Bij het foodcourt checkt Linda met haar stopwatch hoe lang mensen in de rij moeten staan. Een kwartier, blijkt later. “Dat is te lang”, zegt ze. “Bij de volgende editie in Amsterdam moet dat korter. Leermomentje.”

Er dient zich nog een probleem aan: een van de hostesses is ziek, waardoor er straks een tekort dreigt te ontstaan. Gelukkig is Synpact-collega Alieke Ingerman er om te helpen. “Eigenlijk fungeren al onze collega’s op zo’n dag als vliegende kiep."

Joost is ondertussen druk bezig in de grote zaal om de honderden stoelen op te stapelen, zodat de ruimte klaar is voor de keynotes die straks gaan beginnen. De zwaarste klus van vandaag.

13:00

Tijd voor een snelle lunch in de crewruimte, waar door de cateraar broodjes zijn uitgestald. Een goed moment om een en ander te bespreken en e-mails bij te werken.

Inmiddels zijn er meer dan 1000 mensen binnen. Zoveel dat zelfs de polsbandjes op zijn. De EHBO’ers lopen een rondje door de zaal, maar zij hebben niets te doen.

14:45

Alles loopt op rolletjes. Dat geeft mooi de mogelijkheid om de keynote van spreker Jos Burgers over klantgerichtheid bij te wonen. Zijn advies aan ondernemers: zorg dat je elke dag een fan maakt. Probeer elke dag net wat meer moeite voor een klant te doen.

Na de keynote wijst Joost naar de spandoeken in de centrale ruimte. “Na de stomerij zaten er nog een paar vouwen in”, vertelt hij. “We hebben een studente ingehuurd die met een stoommachine vier uur lang bezig is geweest om alle plooien eruit te strijken.” Jos Burgers zou trots op haar zijn.

16:15

De borrel is begonnen. Er gaan schalen met bittergarnituur rond, dienbladen met wijn, bier en fris. Joost drinkt een biertje en kijkt terug op een succesvolle dag. Straks alleen nog de afbouwclub verwelkomen. Om 23:00 uur vanavond is de hele zaal weer leeg.

Als verslaggever heb ik het gevoel dat ik een marathon heb gelopen. “Eigenlijk is het jammer dat je niet bij de opbouwdagen bent geweest”, zegt Joost dan tegen mij. “Dat is pas écht hard werken.”