Nieuws Actueel

Zo verdrink je niet in een chaotische inbox

Als ondernemer kun je makkelijk verzuipen in de hoeveelheid mails die je dagelijks ontvangt. Hoe ga je efficiënt om met jouw inbox? Ondernemer en coach Charlotte van ’t Wout geeft uitleg in het AD. Voor iedereen die weleens denkt dat zijn leven uit mailen bestaat.

Charlotte van 't Wout | Foto: Rawpixels.com 14 januari 2019

E mail zakelijk

Ik houd zelf dus heel erg van een strikt zero inboxbeleid: elke dag mijn mail helemaal leeg maken, zodat ik niet dagen rondloop met het idee dat ik nog ‘zoveel moet mailen’. Dat geeft namelijk meer stress dan daadwerkelijk die mails beantwoorden. En als je bovenop je mail zit, kan ik me niet voorstellen dat je daar écht de hele dag mee bezigbent. Dus maak wat nieuwe regels voor jezelf over je mailbeleid.

Er zijn mensen die vinden dat je maximaal 1 keer in de drie dagen moet kijken. Klinkt leuk, maar lijkt mij totaal onrealistisch. Als ik dat zou doen als ondernemer, zou ik veel te veel kansen en klanten missen.

Mailuur

Ik ben fan van een bepaald uur op de dag speciaal vrijmaken voor je e-mail beantwoorden. Dan wéét je bij elke mail die binnenkomt: geen paniek, ik heb zo meteen een mailuurtje en dan geef ik antwoord. Ik probeer dan dus ook gedurende de dag niet continu mijn mail te openen en te lezen: binnenkomende mails laat ik oppotten tot mijn mailuur.

Kies dat uur zorgvuldig. Mijn ‘mailuur’ is om 11 uur ’s ochtends. Dan heb ik wel de hele ochtend in focus kunnen werken, en ben ik net toe aan een pauze van de focustaken. En dat is ideaal voor mail: je hoeft niet 100 procent creatief of scherp te zijn, maar moet er ook nog wel zin in hebben. Ik ken ook mensen die aan het eind van de werkdag hun mailbox nog even leegmaken. Respect, want ik heb dan meestal geen zin meer.

Verder kun je ook de regel aanhouden dat je elke mail die binnenkomt maar één keer leest. Het komt namelijk heel vaak voor dat je een mail krijgt, ‘m opent, wegklikt ‘dat doe ik later wel’, en vervolgens dat nog drie keer doet en ‘m daarna vergeet.

De meeste mails zijn binnen 2 minuten te beantwoorden. Als je jezelf aanleert dat je elke mail die binnen twee minuten af te handelen is, ook echt gelijk beantwoordt, kun je de mail daarna archiveren en is-ie weg uit je mailbox.

En een laatste tip: schrijf je uit voor al die nieuwsbrieven. Zodra ik ook maar iets van reclame krijg, is het eerste wat ik doe het knopje ‘uitschrijven’ zoeken. Dat scheelt echt een hoop.