Deze tools en trucs helpen Bas van der Veldt (AFAS Software) efficiënter werken

Elk jaar houden we bij ons bedrijf een evenement waarbij we dik vierduizend klanten bijpraten over de nieuwste ontwikkelingen in ons product. Ik geef daar ook altijd een presentatie. Afgelopen maand wilde ik het hebben over AI. Dus ik vroeg aan de mensen in de zaal: wie heeft er al wat gedaan met ChatGPT?

En wat dacht je? Twee van de drie gasten had er nog helemaal niks mee gedaan. Dat verbaast me. Hier kun je in je werk zó veel aan hebben. Dan is het best wonderlijk dat je niet op zijn minst even hebt gekeken.

Probeer innovaties die werk efficiënter maken

We zijn gewoontedieren. Veel mensen meten zich ergens aan het begin van hun carrière een manier van werken aan, die ze daarna nooit meer veranderen. Neem de e-mail. Vroeger kon je prima toe met één algemene map waar je alle berichten in liet staan. Je had een overzichtelijk aantal e-mails, waar je nog wel wat van kon bakken. Nu staan er zomaar drieduizend berichten in. Dat is rampzalig voor je efficiëntie.

En dat terwijl de mogelijkheden om het beter te doen echt voor het oprapen liggen. Want aan de andere kant van jouw software zit een ICT'er die niet alleen nagedacht heeft over de eentjes en nulletjes, maar óók over jouw werk. En hoe software jou daarbij kan helpen. Daardoor zit de wereld vol prachtige innovaties waarmee je je werk efficiënter kunt maken. Of het nu een chatbot is, de dubbele afspeelsnelheid in Whatsapp of een online to-do-list. Het enige wat je hoeft te doen, is het even proberen. Kijken wat er allemaal kan, en besluiten of het iets voor jou is.

De lol van ontdekken

De kunst is om niet te wachten tot je vastloopt voordat je een oplossing voor je probleem zoekt. Het is veel leuker dat moment vóór te zijn. Zoals het ook past bij ondernemers. Ik vind het echt gaaf om te speuren naar hoe het beter kan. Dat zit ook in het DNA van ons bedrijf. We hebben enorm veel lol als we weer iets ontdekt hebben.

Heb je bijvoorbeeld in Word al eens op de Windowstoets en de letter H gedrukt? Moet je voor de grap eens doen. Je hebt dan gewoon met één handeling een fantastische spraakherkenningstool aangezet. Je hoeft je verhaal niet meer te typen, je praat gewoon, en Word zet het om in tekst. Supersimpel. Deze tool heb ik gevonden omdat ik ben gaan zoeken op welke sneltoetsen er eigenlijk allemaal zijn. En of daar iets voor mij tussen zit. Met resultaat dus. En daar kan ik écht van genieten.

Jouw inbox slimmer organiseren

Terug naar de e-mail. Toon me jouw inbox en ik weet hoe goed jij georganiseerd bent. Minder dan dertig berichten betekent: alles onder controle. Meer dan dertig berichten: twijfelgeval. Meer dan honderd berichten: voer voor chaos. Het risico dat je acties vergeet, of dat je mails gewoon helemaal niet beantwoordt, is dan levensgroot. En dat kan natuurlijk niet. Als iemand voor je gaat staan en je een vraag stelt loop je ook niet weg zonder iets te zeggen.

Het is daarom echt de moeite waard eens te kijken hoe je dat slimmer kunt organiseren. Bijvoorbeeld door alle e-mails met woorden als ‘kosten’ en ‘facturen’ automatisch naar een aparte map ‘administratie’ te sturen en dat mapje één keer in de week bij te werken. Dat scheelt je met gemak een uurtje scrollen en zoeken per maand. En dat is meer dan een werkdag per jaar.

Ander voorbeeld. Gebruik standaardreacties voor afwijzingen die vaker voorkomen (ik doe dat met het tooltje flashpaste, maar er zijn vast ook andere handige apps). Punt is namelijk dat ‘nee’ zeggen moeilijk is en energie kost. Je wil het immers wel even goed verwoorden. Met een standaardantwoord hoef je maar één keer goed na te denken. Dat levert niet alleen tijd en een overzichtelijker inbox op, maar vooral ruimte in je hoofd. En die kun je weer gebruiken voor waar het echt om gaat: jouw onderneming nog succesvoller maken.