Edwin van der Geest: 'Doe het dit jaar anders en maak een jaarplan dat wel werkt'

Nog altijd spreek ik rond deze periode met leiders die jaar op jaar een plan maken met de overtuiging dat het dit keer wél echt nageleefd gaat worden. Tegen beter weten in, met dezelfde energie als vorig jaar. Want de plannen zijn prachtig, maar waarom lukt het dan niet om die mooie plannen te realiseren en onder de aandacht te houden? Niet in de laatste plaats bij jezelf, als ondernemer.

Drie redenen (en quotes) waarom het traditionele jaarplan niet werkt

Om maar met de woorden van Mike Tyson in huis te vallen: “Everyone has a plan until they get punched in the mouth”. De afgelopen jaren is dat alleen maar duidelijker geworden. Neem de coronamaatregelen, maar ook de energiecrisis waar we nu in zitten. En dan heb je ook nog een krapte op de arbeidsmarkt. Kortom, een jaar vooruit plannen is te ver voor een organisatie.

We moeten het ook hebben over het samenstellen van het jaarplan. Ik heb me er zelf ook schuldig aan gemaakt. Je zit met het team bij elkaar, misschien op een inspirerende locatie. Je gaat helemaal los met de mooiste ideeën en plannen. Er zit een boel energie en ambitie in het team en dat is te gek. Maar dat zijn natuurlijk ingrediënten voor een onrealistisch plan.

Ik heb jaarplannen gezien van meer dan honderd pagina's waar in detail werd uitgeschreven wat er allemaal gedaan en bereikt zou worden in een jaar tijd. Wij zijn er niet goed in om in te schatten wat we in een jaar allemaal kunnen behalen. Maar we kunnen ook niet overzien wat we met kleine stappen binnen een langere periode juist wel kunnen bereiken. Bill Gates zegt heel raak: “Most people overestimate what they can do in one year and underestimate what they can do in ten years”.

De wereld verandert snel. De uitdagingen volgen elkaar in hoge snelheid op. Eerst een pandemie en nu meteen de krapte op de arbeidsmarkt. Mensen vertrekken in recordsnelheden bij hun organisaties. En toch blijven we hetzelfde doen. Daarmee ga je niet het verschil maken. “Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg”, aldus Albert Einstein

Upgrade de jaarplan-cyclus

Mensen willen graag weten dat ze een bijdrage aan iets leveren. Want wie wordt er blij van werken aan plannen die toch nooit gehaald worden? Irrelevant zijn voelt onzinnig en maakt ongelukkig. Tijd voor een upgrade.

Draai het dit jaar om en ontwerp een plan dat door een grotere visie inspireert en door realistische aanpassingen motiveert. Zo werk je bovendien ook nog eens aan het werkgeluk van je medewerkers. Vier mogelijke upgrades voor jou:

Valideer visie bij collega's

Een jaarplan is een blik vooruit met een plan. Dat plan werkt niet, hebben we al vastgesteld, maar die blik vooruit kan erg sterk zijn. Een inspirerende visie voor een toekomst die als een magneet voor collega’s werkt, zorgt voor een aantrekkende werking vooruit. Mits deze gedragen wordt door collega's. Een belangrijke toevoeging is daarom het valideren. Valideer jouw visie bij je collega’s en scherp hem aan. En geef binnen die visie ruimte voor uitvoering.

Geef autonomie aan teams

Ik ben enorm fan van autonomie. En als je een ijzersterke visie hebt, heb je een enorm goede basis gelegd om autonomie te geven. Geef daarom ook de teams zelf de ruimte hun eigen invulling te geven om die visie tot leven te brengen met eigen doelstellingen. Zo creëer je betrokkenheid en eigenaarschap en is er meer commitment om die doelen ook te halen.

Creëer een gezamenlijk ritme

Een jaar is lang. Geen plan of doel gaat het hele jaar overleven. Het gaat er niet om vast te houden aan een doel dat vroeger klopte. Het gaat erom je aan te passen aan wat er nu waarde bijdraagt. James Clear, schrijver van Atomic Habits, zegt het duidelijk: “You do not rise to the level of your goals. You fall to the level of your systems.”

Creëer dus een ritme, waarin je gezamenlijk regelmatig je doelen gaat aanpassen aan de nieuwe omstandigheden. Een systeem dat je scherp houdt en zorgt dat je de juiste dingen doet. Zo maak je veel meer kans om je doel te halen dan je er krampachtig aan vast te houden.

Lerend vermogen maakt wendbaar

In lijn met het ritme is dit de uitgelezen kans om lerend vermogen te organiseren in de teams. Kijk in het ritme naar de juiste momenten en bouw daar sessies in waarin je evalueert. In agile termen heet dat een ‘retrospective’. Wat heb je geleerd en wat kun je gebruiken om aankomende periode nog beter te doen.

Doe je dit regelmatig, dan creëer je veel wendbaarheid in je teams. Ze zijn in staat om te leren van het verleden en bij te sturen. Onverwachte uitdagingen worden dan binnen no-time geadresseerd en op geacteerd.

Je plan gaat als het ware mee veranderen op basis van nieuwe inzichten en veranderende realiteit. Je visie blijft overeind.

Upgrade nu, maar kopieer niet

Niet geheel toevallig komen er vier elementen terug in deze upgrade die allen op hun eigen manier bijdragen aan het werkgeluk van je medewerkers. Betekenis, talenten, relaties en vrijheid.

Het is nu september 2022. Met zoveel veranderingen om ons heen is dit toch het juiste moment om jaarlijkse dansje van de jaarplannen anders te doen. Dit zijn enkele krachtige upgrades waar ik organisaties mee help. Ik wil daarbij altijd wel de kanttekening maken dat je niet moet kopiëren. Laat je inspireren, maar pas vooral datgene toe wat voor jullie werkt.

Succes met de upgrade.