Sjoerd Koolen
Sjoerd, co-founder en ceo van WorkplaceBuddy, heeft meer dan zes jaar ervaring bij Microsoft, waar hij betrokken was bij de ontwikkeling van de adoptiepropositie voor Microsoft Nederland. In deze rol hielp hij grotere organisaties om het meeste uit Microsoft 365 te halen. Dit bleek nodig, maar niet schaalbaar. Daarom richtte hij WorkplaceBuddy op.
In de praktijk kom ik regelmatig documentenchaos tegen. Bijvoorbeeld bij gemeentes. Er moet een nieuwe brochure komen. De communicatieafdeling schrijft de teksten samen met het marketingteam. Dit conceptdocument wordt via een e-mail verstuurd naar een apart projectteam, zodat de inhoud gecontroleerd kan worden. Dan is er nog een collega van het secretariaat die de laatste taalcheck uitvoert. De praktijk is vaak weerbarstig: bij iemand schiet nog een goed idee te binnen, een ander wil graag het woord ‘burger’ vervangen door ‘plaatsgenoot’, terwijl een andere collega een korte ‘break’ heeft waardoor ze een paar meetings mist. Iedereen werkt enthousiast aan zijn of haar onderdeel, maar op verschillende momenten, op verschillende plekken en met verschillende versies.
Lees ook: Werkgevers willen werknemers terug naar kantoor: ‘Stuur op resultaat, niet op aanwezigheid’
Op de dag van de deadline verschijnen er vier documenten in de mailbox met allemaal de naam ‘definitief’. Eén versie is door het secretariaat aangepast op stijl, een ander document bevat inhoudelijke wijzigingen van het projectteam en ondertussen is er al een versie naar de drukker gestuurd. Niemand weet welke versie de juiste is. Correcties worden dubbel gedaan en er ontstaat onenigheid. Als laatste hoop wordt er een fysieke vergadering gepland om alles samen te voegen. De eerst mogelijke optie is drie dagen na de deadline…
Documentenchaos komt vaker voor dan je denkt
Je denkt misschien dat dit een uitzondering is en dit niet voorkomt in het bedrijfsleven, maar dit komt vaker voor dan je denkt. Hoe meer collega’s samenwerken aan een document, hoe meer communicatie er nodig is – en hoe groter het risico dat de digitale samenwerking versplintert. Er is een bekende afbeelding van: met 3 mensen heb je maar 3 communicatielijnen, met 6 mensen heb je al 15 communicatielijnen… en, schrik niet, met een groep van 12 heb je 66 communicatielijnen!
Gelukkig hoeft het niet zo te gaan. Met een paar heldere afspraken en slimme keuzes kun je veel onduidelijkheid voorkomen. Hier zijn de vijf belangrijkste manieren om orde te scheppen in de digitale chaos.
Werk samen in één online document
Maak een bestand aan in de cloudomgeving die jouw organisatie gebruikt, bijvoorbeeld Google Drive of Teams/SharePoint. Deel dit bestand met alle collega’s die betrokken zijn bij dit project. Zo voorkom je dat er meerdere versies gaan rondzwerven. Spreek je af dat één iemand aanpassingen gaat maken? Gebruik dan de opmerking- of suggestiefunctie om feedback te geven zonder elkaars werk te overschrijven. Gaan meerdere collega’s herschrijven dan kun je bijvoorbeeld overzicht houden met ‘versiebeheer’.
Maak duidelijke afspraken over het document
Spreek voordat je begint af wie op welk moment aan het document werkt en wat ieders rol is. Wie levert input aan, wie geeft feedback en wie stelt de definitieve versie op? Door dit vooraf kort te bespreken, voorkom je dat collega’s tegelijk wijzigingen aanbrengen of elkaars werk overschrijven. Zet deze afspraken eventueel in het document zelf of in een gedeeld chatkanaal, zodat iedereen ze kan terugvinden.
Geef alleen bewerkrechten waar nodig
Geef alleen schrijfrechten aan mensen die daadwerkelijk de inhoud aanpassen. Laat anderen suggesties doen of opmerkingen plaatsen. Zo voorkom je dat iemand per ongeluk een alinea verwijdert of dat een verkeerd aangepaste versie de eindstreep haalt. Beheer de rechten actief, zeker in grotere projectgroepen.
Kies één communicatiekanaal
Ook als je in één gedeeld document werkt, blijft goede afstemming cruciaal. Kies één centrale plek, bijvoorbeeld een Teams- of Slack-kanaal, voor álle communicatie over dit document. Denk hierbij aan: briefing, deadlines, rolverdeling, updates, enzovoorts. Zo voorkom je dat belangrijke informatie versnipperd raakt over mailtjes, appjes en losse chats. En zo weet iedereen altijd wat de laatste stand van zaken is. Zorg ook dat je de link naar het document vastzet bovenaan.
Zorg voor voldoende digitale vaardigheden in het team
Goede tools zijn pas écht effectief als iedereen weet hoe ze werken. Zeker als mensen niet op hetzelfde vaardigheidsniveau zitten is dat vragen om problemen: mensen zoeken dan olifantenpaadjes om te bereiken wat ze willen, waardoor de communicatie in het team zoek raakt. Zorg daarom dat medewerkers voldoende bekend zijn met de programma’s die binnen de organisatie veel worden gebruikt. Bied (online) trainingen aan en stel duidelijke werkafspraken op. Zo voorkom je fouten, frustratie en miscommunicatie tijdens projecten, precies het soort problemen die in het voorbeeld spelen.
Digitale samenwerking wordt pas écht krachtig als iedereen dezelfde werkwijze volgt, hetzelfde systeem gebruikt en goed weet hoe ze dit systeem moeten gebruiken. Zonder duidelijke afspraken en structuur ontstaat er stress, tijdverlies en fouten. Zeker bij grotere organisaties.
De oplossing zit niet in nóg meer tools maar in het beter leren toepassen van wat je al hebt. Door vooraf stil te staan bij wie wat doet, waar bestanden worden opgeslagen en hoe je samenwerkt, voorkom je eindeloze versies en misverstanden. Met een beetje structuur wordt jouw digitale werkplek een plek van overzicht en rust, niet van chaos.
Lees ook: Digitale burn-out: wanneer technologie doorgaat, maar je collega’s en hun productiviteit stilstaan
