Sjoerd Koolen
Sjoerd Koolen, co-founder en ceo van WorkplaceBuddy, heeft meer dan zes jaar ervaring bij Microsoft, waar hij betrokken was bij de ontwikkeling van de adoptiepropositie voor Microsoft Nederland. In deze rol hielp hij grotere organisaties om het meeste uit Microsoft 365 te halen. Dit bleek nodig, maar niet schaalbaar. Daarom richtte hij WorkplaceBuddy op.
Wanneer ik bij potentiële klanten kom, is vaak het leed al geschied. Beslissers klagen steen en been; zij zijn overtuigd van de voordelen van digitalisering, maar zien dat hun collega’s niet meekomen. Veel beslissers gaan ervan uit dat collega’s de digitale veranderingen ‘wel uit zichzelf oppakken, want het maakt je leven toch makkelijker?’. De realiteit is dat bij veel medewerkers de motivatie op is. De mindset op de werkvloer is ‘digitalisering: val me er niet mee lastig’. Beslissers hebben pas achteraf door dat ze te snel en te veel aan het veranderen zijn geweest. En dan worden wij gebeld met de vraag of wij de wedstrijd met 3-0 achterstand ‘even’ kunnen omdraaien.
Wanneer digitalisering de overhand krijgt
Veelal zijn het servicegerichte organisaties die slim willen digitaliseren zonder de menselijke factor te verliezen. Soms kan de digitalisering de overhand krijgen en leiden tot frustratie: denk aan obers die lopen te klooien met een iPad voor het opnemen van een bestelling, tot aan de zorg waar voor medewerkers het kan voelen dat digitale administratie meer tijd kost dan dat het oplevert. Maar denk ook bijvoorbeeld aan overheidsorganisaties waar veel verschillende generaties samenkomen en de verwachtingen van slim samenwerken enorm uiteenlopen.
Waar loopt het spaak? In het begin denken medewerkers over nieuwe digitale veranderingen: ‘prima, dat leer ik wel’. Maar dan komt er nóg iets bij, en nog iets. Ondertussen klinkt er gemopper: ‘alweer een nieuwe tool, wéér moeten we anders gaan werken’.
Lees ook: En dan is je beste medewerker ineens vertrokken: kun je quiet quitting voorkomen?
Bij snelle digitale verandering haken medewerkers af
Als medewerkers updates en veranderingen missen, kan het snel misgaan: iets niet ingevuld, een app niet geïnstalleerd, een deadline gemist. Als ze hierop gecorrigeerd worden, kan er frustratie ontstaan. In de beleving van de medewerker doen ze hun werk goed, en is de digitale wereld bijzaak: het gaat toch juist om die handjes aan het bed of om die tevreden groep klanten op het terras?
Het kantelpunt komt als de digitalisering doorgaat, zonder dat de medewerkers betrokken worden. Ze haken af, verliezen het overzicht en sluiten zich af.
Het feit is dat onze schermtijd nog nooit zo hoog is geweest. Tijdens werktijd worden medewerkers gemiddeld elke twee minuten onderbroken door een melding, online meeting of e-mail. Reken daar alles buiten de werktijd bij op en je zit maar liefst op zo’n 275 onderbrekingen per dag. Ondertussen zijn chats buiten werkuren met 15 procent gestegen en worden er gemiddeld 58 berichten voor of na werktijd ontvangen. Zelfs meetings na 20:00 uur zijn met 16 procent toegenomen. Werkgevers stimuleren dit gedrag bovendien ook nog eens: installeer maar alle apps op je (privé)telefoon, dan ben je altijd op de hoogte!
Hoe is een digitale burn-out te voorkomen?
Medewerkers voelen weinig ruimte om aan te geven dat digitalisering stressvol voor ze is, en dat leidt tot schaamte. Hoe langer dat duurt, hoe moeilijker het wordt om ze nog in beweging te krijgen. Want als iemand eenmaal in een digitale burn-out zit, is de motivatie ver te zoeken – laat staan de energie om iets nieuws te leren. Daarom is het zó belangrijk om dit serieus te nemen, vóórdat het zover komt. Want voorkomen is altijd beter dan genezen.
Wat kun je als organisatie doen om een digitale burn-out te voorkomen?
1. Erken dat digitale verandering niet vanzelfsprekend is. Niet iedereen vindt nieuwe tools leuk of logisch. Breng het digitale vaardigheidsniveau van je organisatie in kaart en ontdek waar de échte knelpunten zitten.
2. Kijk naar de leervoorkeuren van je collega’s: maak leren (ook) leuk. De één leert het liefst met korte video’s en de ander wil graag een praktische sessie of een-op-een uitleg. Er is niet één manier die werkt voor iedereen.
3. Communiceer op tijd, en wees duidelijk. Laat weten waarom je iets verandert, wat er verandert, en vooral: wat dat betekent voor het dagelijkse werk. Neem mensen mee in het proces en geef ruimte voor vragen.
4. Gun medewerkers tijd om te leren. Verwacht niet dat mensen in de avond nog ‘even een nieuwe app induiken’. Plan ruimte in om te oefenen, te experimenteren en fouten te mogen maken.
5. Wees alert op signalen. Hoor je frustratie? Zie je uitstelgedrag? Merken collega’s dat iemand zich terugtrekt? Dat zijn geen persoonlijke zwaktes — dat zijn tekenen dat iemand overloopt.
6. Maak rust bespreekbaar. Bespreek grenzen rondom werkuren en geef zelf het goede voorbeeld. Geen mails om 22:00, geen vergaderingen tijdens de lunch. Het zijn kleine dingen die veel verschil maken.
Een digitale burn-out ontstaat niet in één dag. Het is een optelsom van te veel, te snel, te vaak zonder voldoende ruimte om collega’s te betrekken. Technologie kan ons helpen, maar dan moet je het samen doen, met aandacht voor mens én systeem.
Lees ook: Werkgevers willen werknemers terug naar kantoor: ‘Stuur op resultaat, niet op aanwezigheid’
