Kostendruk aanpakken zonder innovatie te remmen: ‘Wat vandaag werkt, kan morgen achterhaald zijn’

Te vaak zie ik bedrijven grijpen naar de kaasschaaf: overal een beetje afhalen. Dat levert snel resultaat op, maar het is zelden duurzaam. Als je elk jaar 10 procent van je marketingbudget schrapt, kun je op termijn je zichtbaarheid verliezen. En als je steeds minder investeert in je mensen, loopt de motivatie en innovatiekracht terug.

Combinatie van korte en lange termijn

Wat ik zie werken, is een combinatie van quick wins voor de korte termijn én structurele maatregelen voor de toekomst. Neem bijvoorbeeld IT-kosten: overstappen van lokale servers naar cloudoplossingen heeft ons bedrijf 12.000 euro per jaar bespaard, zonder concessies aan de kwaliteit. Bovendien zijn we flexibeler geworden. Dat is een structurele besparing, die op de korte termijn een goede voorbereiding eist en migratie- en trainingskosten met zich mee brengt, maar waar je op de lange termijn jaren profijt van hebt.

En vergeet ook automatisering niet. Door standaardprocessen zoals factuurverwerking en declaraties te automatiseren, verlaag je niet alleen de kosten, maar maak je ook minder fouten en houd je tijd over voor belangrijker werk. Hetzelfde geldt voor lean-principes: overbodige stappen schrappen in processen levert vaak direct resultaat op.

Daarnaast heeft werken op afstand ons ook veel gebracht. We hebben een deel van het kantoor kunnen afstoten, waardoor de huurkosten flink zijn gedaald. Hybride werken is een blijvertje, en het bespaart niet alleen geld op huisvesting, maar ook op energie en facilitaire kosten.

Lees ook: Digitale burn-out: wanneer technologie doorgaat, maar je collega’s en hun productiviteit stilstaan

Rigoureus snijden werkt niet voor kostendruk

Laten we eerlijk zijn: niet alles werkt. Ik heb bedrijven gezien die te rigoureus snijden in opleidingen of innovatiebudgetten. Op korte termijn lijkt dat slim. Je uitgaven gaan omlaag en je behoudt je winstgevendheid. Maar op de lange termijn raak je achterop. Je medewerkers blijven niet groeien, en je mist de boot als de markt verandert. Met als gevolg: je talentvolle mensen vertrekken naar bedrijven die wél investeren in groei en doordat er geen geld en ruimte is voor innovatieprojecten duurt het veel langer om nieuwe producten te lanceren. Zo leidt een kortetermijnbesparing tot een structureel concurrentienadeel.

Een andere valkuil is het blind uitbesteden van ondersteunende taken. Soms is het goedkoper, maar als je de regie verliest of de kwaliteit daalt, kan het je reputatie schaden. Zo besloot een zorginstelling de volledige IT-helpdesk en het klantcontactcentrum uit te besteden aan een externe partij om kosten te besparen. De verwachting was dat dit efficiënter zou zijn en schaalvoordelen zou opleveren. Het leverde echter trage responstijden en onpersoonlijke service op. Uitbesteden werkt alleen als je duidelijke afspraken maakt en blijft monitoren.

Wat dan weer wel werkt, is je medewerkers betrekken bij kostenbewustzijn. Teams weten vaak zelf het beste waar het slimmer en goedkoper kan. Een interne challenge – wie bespaart het meest – levert niet alleen geld op, maar ook betrokkenheid en creativiteit. Vergeet daarnaast de kracht van technologie niet. AI-tools voor planning of klantenservice, data dashboards om verbruik en verspilling inzichtelijk te maken – het helpt allemaal om sneller te sturen en bij te sturen.

Begin met een grondige kostenanalyse

Een best practice die ik altijd adviseer: begin met een grondige kostenanalyse. Zet álle uitgaven op een rij en kijk kritisch waar verspilling zit. Soms ontdek je abonnementen of licenties die niemand meer gebruikt, of zie je dat bepaalde producten nauwelijks marge opleveren. Door je product- of dienstenportfolio regelmatig te herzien, kun je onrendabele onderdelen schrappen en focussen op wat wél werkt.

En quick wins? Die zijn er zeker. Denk aan het vervangen van TL-verlichting door LED, het installeren van bewegingssensoren of het digitaliseren van printbeheer. Kleine ingrepen, groot effect. Een organisatie met vijftig werkplekken bespaarde zo 4.500 euro per jaar op energie.

Maar let op: alleen quick fixes zijn niet genoeg. Je moet ook investeren in structurele verbeteringen. Anders blijf je dweilen met de kraan open. Structurele kostenreductie – zoals het centraliseren van inkoop of het standaardiseren van processen – levert op de lange termijn het meest op.

Tot slot: blijf meten en evalueren. Wat vandaag werkt, kan morgen achterhaald zijn. Door de impact van je kostenmaatregelen te monitoren, kun je tijdig bijsturen en voorkom je dat je doorschiet in bezuinigingen die je groei belemmeren.

Samenvatting van wat werkt – en wat niet

Wat werkt:

• Structurele besparingen via automatisering, cloudoplossingen en procesoptimalisatie.

• Flexibel en hybride werken om huisvestings- en energiekosten te verlagen.

• Medewerkers actief betrekken bij kostenbewustzijn en innovatie.

• Regelmatig kritisch kijken naar het product- en dienstenaanbod en onrendabele onderdelen schrappen.

• Investeren in technologie en data-analyse voor beter inzicht en sturing.

Wat niet werkt:

• Blind snijden in budgetten voor innovatie, opleiding of marketing – dit remt groei en concurrentiekracht.

• Ongecontroleerd uitbesteden zonder kwaliteitsborging.

• Alleen focussen op korte termijn besparingen zonder structurele aanpassingen.

Uiteindelijk draait het om balans: snel besparen waar het kan, maar altijd met het oog op de toekomst. Alleen zo houd je je bedrijf weerbaar én innovatief, ook als de kostendruk toeneemt.

Kostendruk is geen excuus om stil te staan, maar juist een kans om slimmer te werken en sterker uit de strijd te komen.

Lees ook: Digitaliseer of verdwijn: hoe jouw mkb-bedrijf de concurrentie voorblijft