Bevrijdingsdag, Koningsdag: wel of geen vrije dagen?

Het bedrijfsleven heeft het afgelopen jaar gedemonstreerd dat werkprocessen een andere invulling geven ook nieuwe inzichten kan opleveren. Neem bijvoorbeeld het nieuwe werken waar we noodgedwongen massaal op overstapten. Waar de een terugverlangt naar elke dag weer op kantoor kunnen werken, floreren anderen juist bij het thuiswerken. Proefondervindelijk stellen we vast welke werktradities we missen en welke bij nader inzien eigenlijk niet. Conclusie: het loont om te blijven onderzoeken of de ‘dit is hoe we het altijd doen’-aanpak nog wel past bij je organisatie. Ook als het aankomt op (verplichte) vrije dagen.

Want is het vaste stramien van aangewezen vrije dagen nog wel van deze tijd? Het houdt in ieder geval geen rekening met iemands persoonlijke voorkeuren. Waar de ene werknemer bijvoorbeeld maanden toeleeft naar een feestje bouwen op Koningsdag, heeft de ander niets met de oranjefestiviteiten. En met steeds meer verschillende culturen binnen het bedrijfsleven zijn er een flink aantal ‘nieuwe’ feestdagen die buiten de boot vallen als je uitgaat van de traditionele feestdagenkalender. Zoals ik al noemde zorgen deze vrije dagen daarnaast vanuit organisatorisch perspectief voor een bedrijfsbreed, jaarlijks terugkerend puzzelfestijn – en helaas niet van het leuke soort.

Feestdagen leiden tot te weinig mankracht en negatieve klantervaring

Onze klantenservice en eigen productie zijn allesbepalend voor het succes van ons bedrijf (Print.com, red.). Op de productielocaties heb je elke medewerker hard nodig om iedere dag alle producten op tijd bij de klanten te leveren, dus daar kun je eigenlijk niemand missen. En ook op kantoor is het onhandig als de telefoonlijnen onderbezet zijn. In beide gevallen leidt te weinig mankracht tot minder snel kunnen schakelen met als gevolg negatieve klantervaringen.

Daar komt bij dat we als internationaal bedrijf ook rekening moeten houden met onze collega’s en klanten in Duitsland, België en Frankrijk. Dat maakt continuïteit, zeker op het hoofdkantoor in Nederland, nóg belangrijker – en ingewikkelder. Want wat in Nederland een nationale feestdag is, is een doodnormale werkdag in het buitenland. Eentje waarop de orders gewoon blijven doorlopen en de deuren sluiten automatisch zorgt voor vertraging op de lijn. Dat een bestelling langer duurt omdat de Nederlandse koning toevallig jarig is, daar heeft een Franse klant geen boodschap aan. Het voorbeeld van nationale feestdagen zoals Bevrijdingsdag en Koningsdag slaan de spijker op de kop als het gaat om verstoringen in onze klanttevredenheid. Let wel dat we deze dagen absoluut respecteren!

Creatieve oplossing voor vrije dagen

Vrije dagen zijn voor mij als ondernemer om deze reden altijd weer een doorn in het oog. Dat gevoel herken je vast als manager, mede-ondernemer of leidinggevende. Maar ook als collega kan het uitdagend zijn als je team onderbezet is door bijvoorbeeld vakantievierende buddy’s. Laat het vooropstaan dat ik iedereen zijn of haar vrije dagen van harte gun. Dus hoe pak je zo’n situatie nou creatief aan?

Volgens mij ligt de oplossing in het herinrichten van het proces rondom ‘nationale feestdagen’ opnemen en vergeven. Wij besloten om een nieuwe aanpak te introduceren. Iedereen krijgt 25 verlofdagen en is standaard vrij op Nieuwjaarsdag, Pasen, Hemelvaart, Pinksteren en Kerst. Op de andere ‘nationale feestdagen’ zijn we open zodat we alle buitenlandse vestigingen kunnen ondersteunen.

Het lijkt erop dat we hiermee een belangrijke ‘nationale feestdag’ ontnemen van onze collega’s, maar er staat wel degelijk iets tegenover: een ‘bonusfeestdag’ ofwel een extra vrije dag om een internationale feestdag te vieren. Wil jij het Bevrijdingsfestival vieren in Amsterdam, samen met je Franse collega’s? Bonusfeestdag! Wil een deel van het team de oranje bloemetjes buitenzetten op Koningsdag? Dan kunnen ze hun bonusfeestdag daarvoor gebruiken. Liever het Suikerfeest uitgebreid vieren? Bonusfeestdag. Een dag lang griezelen met Halloween, het Chinese nieuwjaar knallend inluiden of stilstaan bij Jom Kipoer? Bonusfeestdag.

Dit idee slaat meerdere vliegen in één klap

Deze vrij in te zetten verlofdag, ook wel ‘diversiteitenverlof’ genoemd, slaat dus meerdere vliegen in één klap. Enerzijds kunnen we mensen de ruimte geven om zelf te bepalen welke feestdag voor hen belangrijk is. Tegelijkertijd blijven we bereikbaar voor klanten en buitenlandse collega’s op dagen zoals Koningsdag. Maar natuurlijk wel onder het genot van een oranje tompouce. En we zouden het natuurlijk helemaal leuk vinden als mensen besluiten om ‘hun’ dag samen met collega’s elders op de wereld te vieren!

Creatief omspringen met vrije dagen kan dus een win-win opleveren waar zowel je bedrijf als je team bij gebaat is. En tja, deze ‘bonusfeestdag’, ofwel de 26e vrije dag, lijkt ons in principe geld te kosten, maar de dankbaarheid en wederkerigheid van de medewerkers leveren op de lange termijn veel meer op.