Jolien Macken
Advocaat arbeidsrecht
Jolien Macken is advocaat arbeidsrecht en heeft haar eigen advocatenkantoor, Valiant Advocaten. In elke expertblog voor De Ondernemer deelt ze haar ervaringen uit de praktijk.
Jouw werknemer Petra* heeft zich ziekgemeld en dient een declaratie voor reiskosten in, omdat zij op het spreekuur van de bedrijfsarts moest verschijnen. Niet zo gek dat je je afvraagt hoe het zit met de vergoeding van reiskosten tijdens ziekte. Vooral niet als je gewend was om de werknemer, toen hij of zij nog niet ziek was, een (vaste) reiskostenvergoeding uit te betalen.
Lees ook: Werknemer meldt zich na arbeidsconflict ineens ‘ziek’: mag de werkgever bepalen of dat terecht is?
Hoe zit het met de reiskostenvergoeding van een zieke werknemer?
Laten we bij dat laatste beginnen. Wanneer jouw werknemer een (vaste) reiskostenvergoeding krijgt en (langdurig) uitvalt, moet je als werkgever die reiskostenvergoeding stopzetten. Een reiskostenvergoeding is, zoals het woord eigenlijk ook al zegt, een vergoeding voor gemaakte kosten. Wanneer een werknemer langdurig uitvalt en niet meer kan werken, maakt deze werknemer ook geen kosten. En wat er niet is, hoeft niet vergoed te worden. Zo simpel is het.
Vergeet je als HR of directie om zo’n reiskostenvergoeding stop te zetten, dan kan de Belastingdienst het zien als verkapt loon en deze netto vergoeding gaan bruteren. Met andere woorden: dan willen ze extra belastinggeld van de werkgever zien. En dat wil je natuurlijk voorkomen.
Dus: als HR of directie zet je de reiskostenvergoeding bij (langdurige) ziekte stop.
Moet ik de reiskosten van mijn werknemer vergoeden?
Maar de werknemer heeft natuurlijk in het kader van zijn of haar re-integratie wel een aantal verplichtingen waarvoor reiskosten gemaakt moeten worden. Bijvoorbeeld de plicht om naar de bedrijfsarts te gaan of bij koffiemomenten bij de werkgever te verschijnen. Hoe zit het dan met de reiskosten? Moet je die als werkgever vergoeden?
Nee. Zulke reiskosten komen voor rekening van Petra.
Maar wat nu als de arbeidsongeschiktheid het gevolg is van een bedrijfsongeval waarvoor je als werkgever aansprakelijk kan worden gehouden? Moet je dan de reiskosten vergoeden?
Ook dan bestaat er geen wettelijke plicht om de reiskosten te vergoeden. Wel zal je die kosten alsnog via de ‘achterdeur’ op je bord krijgen. De letselschadeadvocaat van de werknemer zal dan namelijk de gemaakte of te maken reiskosten meetellen in de berekening van de totale schade en die schade op de werkgever verhalen. Verzeker jezelf dus als werkgever goed als je deze kosten wilt voorkomen. In dat geval betaalt de verzekeraar namelijk dergelijke schade (en in feite dus ook de reiskosten).
*De naam is uiteraard geanonimiseerd en kan niet herleid worden tot een persoon.
Lees ook: Werknemer wil middag vrij, wordt op staande voet ontslagen en eist 15.000 euro. Terecht?
