Stress op de werkvloer: zo herken je de signalen vóór een medewerker uitvalt

Stress heeft een slecht imago. Terwijl stress op zichzelf helemaal niet verkeerd is, benadrukt Helen van Empel van Yet, een organisatie voor snel beschikbare 1-op-1 sessies met ervaren psychologen, coaches en counselors. Een stressor is iets dat aandacht of aanpassing vraagt. De stressreactie helpt daarbij: je wordt alerter en kunt je beter focussen. „Het is een normale en zinvolle reactie”, zegt Van Empel. „Er gebeurt iets, de stressreactie komt op gang en daarna zakt die weer weg. Dan is er geen probleem.” Dat verandert wanneer stress zich opstapelt en herstel uitblijft. Juist dat moment is op de werkvloer niet altijd gemakkelijk te herkennen.

Let vooral op verandering

Een deadline of belangrijk project kan tijdelijk spanning opleveren. Bovendien gaan mensen vaak lang door en vertellen ze niet direct dat het minder goed gaat. Wie stress vroeg wil signaleren, moet daarom vooral letten op verandering in gedrag, zegt Jan van Beek van arbodienst ZekerArbo. „Signalen kunnen emotioneel zijn, zoals sneller geïrriteerd reageren, maar ook cognitief of fysiek: concentratieproblemen, vergeetachtigheid, besluiteloosheid, vermoeidheid of slecht slapen.”

Op het werk kan iemand meer fouten maken, moeite krijgen met plannen of zich terugtrekken. „Het moet echt ander gedrag zijn”, benadrukt Van Beek. Eén signaal zegt weinig. Kijk vooral of gedrag duidelijk afwijkt van wat je van iemand gewend bent, hoe lang dat aanhoudt en in welke context het gebeurt.

Je hoeft het probleem niet op te lossen

Aan veranderd gedrag moet je niet meteen een verklaring hangen. „Als je iemand ziet springen met een rood hoofd, denken veel mensen: die is boos”, zegt Van Beek. „Maar het kan ook zijn dat iemand het warm heeft door het springen.” Een leidinggevende kan zien dat iemand vaker fouten maakt of anders reageert. Waarom dat gebeurt, weet je daarmee nog niet. „Probeer onderscheid te maken tussen functioneren en de lichamelijke en psychische gesteldheid van mensen.” De leidinggevende signaleert, maar stelt geen diagnose.

Toch vinden leidinggevenden het soms spannend om het gesprek te beginnen. Want wat als je vraagt hoe het gaat en vervolgens een probleem op tafel krijgt waarvoor je geen oplossing hebt? „Veel leidinggevenden zijn bang dat ze iets losmaken waar ze geen antwoord op hebben”, zegt Van Beek. „Je hoeft het probleem niet op te lossen. En je hoeft het ook niet over te nemen.”

Begin bij wat je ziet: ‘Ik merk dat je de laatste tijd stiller bent dan normaal. Herken je dat?’ Hoe snel je het gesprek voert, hangt volgens Van Empel ook af van de relatie. „Als je altijd al heel open met elkaar praat, kun je prima zeggen: joh, je reageert anders dan normaal, gaat het goed? Maar als de relatie formeler is, kan iemand daar ook van schrikken.” Soms is het daarom verstandig eerst te kijken of het gedrag aanhoudt. Ga je het gesprek aan, doe dat dan vanuit zorg. Van Beek: „Zeg: joh, ik maak me zorgen om je. Ik wil graag dat het goed met je gaat.”

Kijk ook naar je eigen aandeel

Blijkt dat iemand veel stress ervaart, dan is de volgende vraag wat daaraan bijdraagt. „Over het algemeen is het een samenloop van omstandigheden”, zegt Van Empel. Werkdruk kan bijvoorbeeld samenvallen met privéproblemen of minder mogelijkheden om te herstellen. Werk is dus vaak één van meerdere factoren. Een medewerker hoeft niet alles uit zijn privéleven te delen. Als werkgever kun je wél onderzoeken waarop je invloed hebt. „Vraag jezelf als leidinggevende af: wat doe ik hierin? Is er op het werk misschien iets aan de hand en kan ik daar iets aan veranderen?”

Ook de eigen stress van een leidinggevende kan het gesprek kleuren. Van Beek noemt een winkel waar twee medewerkers nodig zijn om te openen. Meldt één medewerker zich vijf minuten voor opening af, dan ervaart de leidinggevende zelf stress. Los volgens hem eerst het praktische probleem op en voer daarna het gesprek. Anders kijk je vooral vanuit je eigen frustratie naar de medewerker.

Normaliseer stress, zonder het te bagatelliseren

Vroegsignalering betekent niet dat ieder teken van spanning groot gemaakt moet worden. „Het is normaal om af en toe vast te lopen”, zegt Van Empel. „We moeten alert zijn, maar het niet te zwaar en dramatisch maken. Niet iedere stressreactie of moeilijkheid is meteen een teken van een mentale stoornis. Als we er minder zwaar aan tillen, wordt het makkelijker om over te praten.”

Soms helpt een aanpassing in het werk of meer herstel, soms een gesprek met iemand uit de omgeving. En soms is professionele ondersteuning passend. Yet biedt laagdrempelige ondersteuning waarbij medewerkers snel met een professional kunnen praten. ZekerArbo ondersteunt werkgevers bij preventie en verzuim en kan helpen bepalen welke expertise nodig is. „Iedereen heeft zijn vak”, zegt Van Beek. „Laten we samenwerken, elkaars expertise versterken en van daaruit kijken wat nodig is.”

Voor Van Empel is dat uiteindelijk waar preventie om draait. Aandacht voor medewerkers betekent niet dat een werkgever verantwoordelijk wordt voor ieder individueel probleem. „Je doet geen groepstherapie als werkgever. De focus ligt op goed kunnen functioneren en samen waardevol werk doen.” Wie veranderingen tijdig opmerkt, het gesprek durft te openen en weet wanneer andere expertise nodig is, bouwt aan een werkplek waar spanning bespreekbaar is en mensen goed kunnen blijven functioneren.”