Hoe weet je of het tijd is om van accountant te veranderen?

Moet ik die nieuwe klant wel aannemen? Mag die auto op de zaak? Moet ik deze factuur ook zeven jaar bewaren? Is die nieuwe regel voor mij van toepassing? Hoe zal deze grote investering fiscaal uitpakken? Het zijn allemaal vragen waar je tegenaan zal lopen als ondernemer.

,,En beantwoord al die vragen maar eens zelf,” zegt Jeroen van Haasteren, Chief Technology Officer bij Visma | yuki. ,,Wie een bedrijf runt zal altijd te maken krijgen met zaken waar je je niet meteen raad mee weet. En dat is absoluut niks om je voor je schamen, want jij bent nou eenmaal een ondernemer en niet óók nog een accountant of fiscalist.”

Daarom heeft Van Haasteren nog vijf adviezen voor ondernemers die meer uit hun bedrijf willen halen op een slimme en efficiënte manier. ,,Want het leuke is: ondernemers zijn allemaal uniek in hun propositie en het karakter van hun bedrijf, maar niet in de problemen waar ze tegenaan lopen. En voor die problemen zijn hele goede oplossingen.”

Tip 10: Het begin van het jaar is hét moment om te wisselen van accountant of boekhoudprogramma.

,,Dit advies spreekt tot op zekere hoogte voor zich,” zegt Van Haasteren. ,,Het begin van het jaar is het meest overzichtelijke moment om te wisselen van accountant of boekhoudprogramma, omdat er nu nog weinig over te dragen is en je nog niet in de stress van de kwartaal- of zelfs jaarafsluiting zit. Dus de vraag is eigenlijk: wáárom zou je overstappen van boekhoudprogramma of accountant?”

Veel ondernemers zien nog niet in hoeveel meerwaarde de juiste boekhoudtools en accountant kunnen hebben voor hun bedrijf, vindt Van Haasteren. Daarom is hij ook een groot voorstander van een shift in mentaliteit als het op boekhouden aankomt. ,,Je cijfers kunnen je zó veel vertellen over je bedrijf en je helpen betere besluiten te nemen over de toekomst van je onderneming,” legt hij uit. ,,Maar om goed gebruik te kunnen maken van die cijfers is het a, van belang dat je boekhouding altijd overzichtelijk en real time beschikbaar is en b, dat je een accountant hebt die jou echt verder kan helpen - als jouw accountant dat niet doet, moet je meteen overstappen.”

Het geld dat jij je accountant betaalt zou je eigenlijk moeten zien als een investering, vertelt Van Haasteren. ,,Veel ondernemers denken dat dat geld gewoon weg, het raam uit, is, maar als jij bij de juiste accountant zit is dat het verre van. Dan zal hij meer opleveren dan hij kost. Maar daarvoor heeft hij wel de juiste tools nodig, zodat jij en hij zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan sorteren van bonnetjes en jullie samen kunnen focussen op waar het echt om gaat: slim ondernemen.”

Tip 11: Wil je personeel aannemen? Bespreek het eerst met je accountant.

Sommige besluiten die je neemt als ondernemer hebben fiscale gevolgen, en zijn soms onderhevig aan wet- en regelgeving. Het aannemen van nieuw personeel is bijvoorbeeld zoiets. ,,Daar komen zó veel dingen bij kijken,” zegt Van Haasteren. ,,Dat is dus per uitstek iets wat je met je accountant of financieel adviseur zou moeten bespreken en waar hij je bij zou kunnen helpen.”

,,Want niet alleen kan je accountant - mits die jouw up to date boekhouding ter beschikking heeft - de kosten en baten voor je doorrekenen en je inlichten over welke verantwoordelijkheden zo’n besluit met zich meebrengt, hij kan je ook adviseren over wat een realistisch en marktconform salaris zou zijn voor je toekomstige werknemer,” legt Van Haasteren uit.

Dus weet jij niet zeker of je iemand in dienst moet nemen, gebruik wil maken van een uitzendbureau of een zzp’er wil inhuren? Vraag om advies, dan kun jij het beste besluit nemen voor de groei van jouw bedrijf.

Tip 12: Snap je iets niet? Vraag het dan!

,,Het is helemaal niet gek als je als ondernemer even iets niet weet of begrijpt,” zegt Van Haasteren lachend. ,,Zeker als je nog een jonge ondernemer bent die direct uit school een bedrijf bent begonnen - dan is je referentiekader natuurlijk 0.0. En dat is helemaal niet erg.”

Wat wel jammer is, volgens Van Haasteren, is nattevingerwerk en besluiten maken uitsluitend overlaten aan je onderbuikgevoel. ,,Het is zo waardevol om advies te vragen van mensen die echt weten waar ze het over hebben,” zegt hij. ,,Een goede accountant heeft allerlei data, benchmark informatie en vakkennis op basis waarvan hij jou van een passend antwoord kan voorzien.”

Maar kost dat dan geen bakken met geld, telkens die experts inschakelen? Niet per se, vertelt Van Haasteren. ,,Zeker als jij en je accountant gebruik maken van een handige boekhoudtool hoeft dat helemaal niet veel tijd in beslag te nemen. Dan kun je gewoon vanuit de tool een hele gerichte vraag stellen en ziet jouw boekhouder of accountant meteen waar het over gaat. Dat hoeft maar weinig tijd te kosten. Bovendien: als jij goed op de hoogte bent, kun jij het je accountant ook weer makkelijker maken en dat scheelt misschien wel tijd en dus geld.”

Tip 13: Samen sta je sterk. Sluit je aan bij een branche- of ondernemersvereniging

Er zijn tal van lokale, regionale en landelijke verenigingen voor ondernemers, en dat is niet voor niks, vindt Jeroen van Haasteren. ,,Een goede accountant of financieel adviseur is heel behulpzaam, maar hoe meer je weet en hoe groter je eigen netwerk is, hoe beter,” zegt hij. ,,Ervaringen uitwisselen is niet alleen leuk, het is leerzaam. Ook beschikken brancheverenigingen vaak over nuttige data, kunnen ze je voorlichten over wet- en regelgeving en organiseren ze benchmarks voor hun leden. Mensen zijn meestal welwillend en bereid informatie met je te delen - doe er je voordeel mee. Wie weet deel je wel een leverancier en kun je die samen challengen, of heeft iemand in de vereniging een fantastisch boekhoudplatform ontdekt.”

Tip 14: Wees gedisciplineerd met je administratie

Advies van anderen kan van grote waarde zijn voor jou als ondernemer, maar wel alleen als dat advies gebaseerd op harde feiten over jouw bedrijf, zegt Van Haasteren. ,,Veel ondernemers bewaren hun administratie voor het einde van de maand, of zelfs het einde van het kwartaal en zitten dan een hele tijd bonnetjes uit te zoeken en uitgaven te reconstrueren. Dat is zó jammer,” zegt hij. ,,Geloof me: als jij iedere dag of desnoods iedere week heel eventjes je administratie bijwerkt gaat dat je echt wat opleveren.”

,,Niet alleen betekent een up-to-date boekhouding dat je op ieder mogelijk moment beschikt over de juiste cijfers, dus ook wanneer je in weinig tijd een belangrijk besluit moet nemen over je onderneming, het zal je relatie met je accountant verbeteren,” zegt Van Haasteren lachend. ,,Doe die man, of vrouw, een lol en lever alles in real time aan. Aan het einde van het kwartaal heeft hij het zo druk, dan kan hij veel minder tijd voor je vrijmaken. Wees dat voor - voor hem, maar ook vooral voor jezelf.”

Bovendien zijn er geweldige tools beschikbaar die het voeren van je boekhouding flink versimpelen en versnellen. ,,Als je het slim aanpakt is het echt niet zo veel werk. Je moeder had gelijk hoor, toen ze vroeger tegen je zei dat je je huiswerk meteen moest doen als je uit school kwam.”