Excel achterhaald: ‘Maar déze software is perfect voor het mkb’

,,Wij creëren een infrastructuur van samenwerkingen binnen de bouw”, begint Ruud Blom namens Building Changes. ,,Wat wij zien is dat veel projecten in de knoop komen te zitten omdat de uitvoerende partij vaak niet begrijpt wat er precies wordt verlangd. En door dat ‘niet lullen maar poetsen’ gaat men ook niet het gesprek aan om daar alsnog achter te komen. In de toch wel traditionele wereld van de bouw vindt men het nog altijd lastig om zich kwetsbaar op te stellen.”

Building Changes als onderdeel van een driehoek

Blom geeft aan dat die onduidelijkheid op werkelijk alle niveaus binnen de branche aanwezig is. Denk dus aan een situatie tussen een aannemer en een gemeente, maar ook aan een samenwerking tussen Rijkswaterstaat en ProRail. ,,Wij zijn er om ervoor te zorgen dat de partijen elkaar begrijpen. Op elk niveau. Want echt, door het gebrek aan eigenaarschap in projecten gebeuren veel dingen halfbakken. Zonde, want dat kost niet alleen ontzettend veel geld, het zit ook duurzame transities in de weg.”

Het belang van zorgvuldige urenregistratie

Om dergelijke transities binnen bedrijven teweeg te kunnen brengen, stelt de overheid subsidies beschikbaar. Een cruciaal aspect in de bedrijfsvoering van het uit Delft afkomstige Building Changes. ,,Om daarvoor in aanmerking te komen, moeten we bijvoorbeeld een uitgebreide verslaglegging van de urenregistratie overleggen.”

,,Het is dus essentieel dat die goed wordt bijgehouden. Dat kan in Excel, maar dat is gewoon niet meer van deze tijd. Om die reden zijn we met het systeem van Teamleader gaan werken. Voor die urenregistratie, maar ook om andere omvangrijke informatie gedegen te kunnen verwerken.”

Blom doelt daarmee onder meer op de invoer van gegevens die bij leadgeneratie horen. Wanneer is een klant een lead? Wat maakt deze interessant? Wie is eigenlijk je ideale klant en wat moet deze je opleveren? De antwoorden op deze vragen verschillen per potentiële klant en moeten daarom helder worden geformuleerd.

,,In Teamleader kan dat relatief eenvoudig en overzichtelijk. We zijn werkzaam binnen de bouw. Dit is een enorm versnipperde markt met de meest uiteenlopende bedrijven en ondernemers. Dat vraagt om focus en maatwerk dat we alleen kunnen leveren zodra we alles over het prospect weten. Met behulp van dit systeem ontwikkelen we een stukje salesmanagement. En zijn klanten eenmaal aan boord, dan kunnen we kwantificeren. We weten bij wijze van spreken wat de bedrijven A en B binnen nu en twee jaar moeten hebben opgeleverd en kunnen de voortgang op ieder moment peilen.”

Building Changes groeit met Teamleader

Building Changes werkt nu ruim anderhalf jaar met Teamleader en volgens Blom kan de groei van het bedrijf daar niet los van worden gezien. Dat de bovenstaande processen in één systeem zijn ondergebracht, heeft Building Changes stappen doen zetten. Binnen de organisatie zijn ze er zelfs van overtuigd dat Teamleader een steeds grotere rol gaat spelen in het behalen van toekomstige doelen en de verdere groei die daarmee gepaard gaat.

Het ontstaan van een kraakheldere werkwijze is daar een mooi voorbeeld van. ,,Je moet weten dat een deel van onze medewerkers op leeftijd is en al jarenlang in deze sector werkt. En eerlijk is eerlijk, die zijn nu eenmaal wat eigenwijs. Ze zaten er dan ook helemaal niet op te wachten om met Teamleader te gaan werken. ‘Al die informatie zo zorgvuldig invoeren…’ Het werd een kwestie van opvoeden.”

,,Eén keer per week je uren invullen in plaats van één keer per maand; zo hoef je niet te gissen naar je gemaakte uren. En bovendien: het moet kloppen. Anders gaat de klant het niet betalen. Natuurlijk, je moet het even onder de knie krijgen, maar uiteindelijk is Teamleader gewoon heel eenvoudig te bedienen. En zijn er onverhoopt toch onduidelijkheden, dan is er de zeer alerte helpdesk.”

Geen klant maar een partner

Blom voegt er direct aan toe dat de service nog veel verder reikt. Teamleader bezorgt Building Changes het gevoel een partner te zijn in plaats van zomaar een klant. ,,Dat creëren ze door serieus met je mee te denken. Ze leggen je uit hoe de processen waarmee wij werken in elkaar steken. En stuiten wij op onderdelen die misschien beter kunnen, dan zijn ze altijd bereid om te luisteren of de software zelfs aan te passen. De lijnen zijn ontzettend kort. Teamleader is echt geënt op het mkb en ik denk dat het daarom zo goed bij ons past.