Vergaderen in virtual reality: Salesforce probeert het uit

Aarzelend schuifelen we naar binnen en nemen plaats op een stoel in de ruime, hoge zaal. De stoelen zijn gericht op een gigantisch scherm waarop later een presentatie te zien zal zijn. Aan de achterkant van het hoge kantoor bevindt zich over de volle breedte een glazen wand met ronduit spectaculair zicht op de baai van San Francisco en de Golden Gate Bridge. Ik sta op om van het uitzicht te genieten. Plaats van handeling is het hoofdkantoor van Salesforce, het Amerikaanse techbedrijf dat crm-software maakt (klantcontactsoftware).

Helaas: de hele ontmoeting vindt plaats in virtuele realiteit; fysiek bevind ik me in mijn eigen huis, met een grote vr-bril (de Oculus Quest 2) op mijn hoofd en in iedere hand een controller. Salesforce heeft zijn hoofdkantoor in Silicon Valley pixel voor pixel nagebouwd, inclusief het adembenemende uitzicht dat door drones is vastgelegd. Het bedrijf werkt al een paar maanden met dit soort brillen, zowel voor interne vergaderingen als voor ontmoetingen met klanten, schrijft de Volkskrant.

Salesforce heeft zestigduizend werknemers in meer dan honderd kantoren over de gehele wereld, ook in Nederland. Het onderhoud met de 150 duizend klanten is tijdens de wereldwijde coronapandemie en het bijbehorende thuiswerk ook voor Salesforce een uitdaging. ,,Bedrijven over de hele wereld hebben één ding wel geleerd: als je geen digitale manier hebt om in contact te komen met je werknemers en klanten, dan heb je niet veel kans om te overleven", zegt Michiel van Vlimmeren, directeur van Salesforce Nederland.

Vandaar die vr-brillen. Natuurlijk maakt ook Salesforce gebruik van videovergaderen via Zoom of andere apps, maar net zoals andere bedrijven lopen ook Van Vlimmeren en zijn collega’s tegen de beperkingen aan: het gebrek aan echt contact en het verlies aan focus omdat werknemers geneigd zijn tijdens een Zoom-vergadering iets anders te doen. De mail bijhouden bijvoorbeeld.

VR en Salesforce: zo'n 150 brillen in Noord-Europa, waarvan 100 in Nederland

Het innovatieteam van Nederland nam vorig jaar het voortouw met de introductie van vr op de werkvloer. Zo’n 150 brillen circuleren er in Noord-Europa, waarvan honderd in Nederland. Iedere week zijn hier wel vergaderingen, met gemiddeld tussen de tien en vijftien deelnemers. Volgens Van Vlimmeren staan we met deze brillen pas aan het begin van een ontwikkeling, nu uit diverse onderzoeken duidelijk wordt dat mensen ook na de pandemie vaker zullen thuiswerken. Ooit begonnen met virtuele ritjes in een achtbaan, games en porno lijkt de bril dus een serieuze toepassing te krijgen in de vorm van vergaderzalen met powerpointpresentaties. Al ziet Van Vlimmeren het nut vooral bij creatieve processen.

En ook Facebook aan de vr

Salesforce is logischerwijze niet de enige die de mogelijkheden van virtual reality op de werkvloer ziet. Facebook kondigde onlangs nog de komst aan van Horizon Workspace. Dit is een vr-app, ook bedoeld voor Oculus-brillen, waarmee mensen die zich op afstand van elkaar bevinden in een virtuele ruimte kunnen samenkomen. Facebooks Mark Zuckerberg gelooft heilig in dit soort toepassingen. Hij wordt daarin gesteund door harde cijfers. Zo voorspelt IDC dat de wereldwijde uitgaven aan vr en ar (augmented reality, brillen die alleen een extra informatielaag boven op de gewone wereld projecteren) zullen verzesvoudigen, van 12 miljard dollar vorig jaar naar bijna 73 miljard in 2024. Het marktonderzoeksbureau verklaart de sterke stijging door de coronapandemie en de bijbehorende stevige investeringen door bedrijven.

'Hoge verwachtingen van dit soort nieuwe technologiën'

Ook Ton Wilthagen, hoogleraar arbeidsmarkt aan de Universiteit van Tilburg, heeft hoge verwachtingen van dit soort nieuwe technologieën. ,,Een van de blijvende effecten van de coronaperiode is dat mensen meer zullen thuiswerken en op afstand zullen vergaderen."

De behoefte aan goede oplossingen is dus groot, waardoor techbedrijven erin investeren. Want met Zoom kun je volgens Wilthagen in de toekomst niet meer aankomen: ‘Dat is toch wat krakkemikkig allemaal, alsof je naar een klassefoto met geluid kijkt. En de helft van de tijd zit je naar elkaars behang te kijken. Je bevindt je niet in dezelfde omgeving als je gesprekspartner, dat is echt een groot nadeel.’

Virtual reality zou dat probleem op termijn kunnen oplossen, denkt Wilthagen. Dan moet er nog wel flink geïnnoveerd worden. Want ook vr werkt nog allerminst perfect. Wilthagen noemt het gebrek aan interactie een groot nadeel bij Zoom: ‘Je ziet niet goed of je gesprekspartner chagrijnig is.’ Wil virtual reality dit beter doen dan Zoom, dan zal het nog aanzienlijke stappen moeten maken, want er staan alleen nog aalgladde avatars tegenover je, zonder enig spoor van welke emotie dan ook.

Er zijn nog meer hordes te nemen. De nog altijd hoge aanschafprijs van een vr-set bijvoorbeeld. De Oculus Quest 2 van Facebook kost minimaal 350 euro. Verder vereist het eerste gebruik wel wat oefening. Salesforce probeert deze drempels weg te nemen door klanten en werknemers een koffer te sturen met een ingebouwd videoscherm met duidelijke instructies.

Ook de journalisten die op een warme septembermiddag een demo bijwonen, krijgen vooraf zo’n koffer toegestuurd zodat ze al wat kunnen oefenen met het oppakken van virtuele voorwerpen en het bewegen door een ruimte. Salesforce maakt gebruik van bestaande vr-software, Glue genaamd. Hiermee kunnen werknemers of klanten virtuele ruimtes bezoeken, presentaties geven, maar ook hun mail bijhouden of aantekeningen maken. Dat laatste is feitelijk niet te doen: het tikken van één woord op een virtueel toetsenbord is al een hele prestatie.

Wat een stuk beter gaat bij de eerste kennismaking: handen schudden, een kop koffie inschenken of een potje schaak spelen. Allemaal virtueel natuurlijk, wat vooral met de koffie een belangrijke beperking is. Belangrijker is het gevoel dat je met zijn allen daadwerkelijk in één ruimte zit, zonder de afleiding van allerlei andere schermen of bureaurommel. Slimme foefjes als spatial audio dragen hieraan bij. Staat een poppetje rechts van je in een ruimte, dan komt het geluid ook van rechts. En loop je naar een groepje toe, dan worden de gesprekken ook duidelijker.

Nadat de eerste onwennigheden zijn overwonnen (hoe beweeg ik in een virtuele ruimte, hoe ga ik zitten?), komen er andere voor in de plaats. Nog altijd is het een log, zwaar en knellend gevaarte op je hoofd. En een vr-bril houdt het ook maar een paar uur vol op één batterijlading. Maar voor die tijd is de batterij van zijn drager ook al lang en breed leeg.