Software van Deepler maakt pijnpunten én ideeën van medewerkers zichtbaar: 'Tot 18 procent meer betrokkenheid'

Rugklachten bij koeriers vanwege te zware pakketjes, ideeën voor een gezondere kantine, tips voor op een effectievere manier te vergaderen of – hoe vervelend ook – ongewenst gedrag van een collega: werknemers zien en horen veel op de werkvloer en hebben vaak goede ideeën. Maar er wordt te weinig mee gedaan, weet Stijn. Zijn stelling: de traditionele top-downbesluitvorming bij bedrijven is vaak traag en niet effectief voor echte, blijvende verandering. Deepler stimuleer juist alle medewerkers om ideeën te delen, afdelingen om samen te werken en vaardigheid en kennis te delen.

Deepler is een platform dat de collectieve intelligentie van jouw bedrijf of organisatie identificeert en, nog belangrijker, benut. Stijn: ,,Medewerkers zijn immers de kern van je organisatie. Deepler haalt meningen, ideeën en pijnpunten van alle medewerkers op. De software maakt gebruik van artificial intelligence om de juiste vragen aan de juiste personen te stellen.’’

Deepler is zo slim dat de vragen automatisch worden toegewezen op basis van functie en anciënniteit. Een 55-jarige controller op de financiële administratie krijgt daarom iets andere vragen dan een 21-jarige trainee op diezelfde afdeling, en weer hele andere vragen dan iemand die in het magazijn of de marketingafdeling werkt.

Deepler is vooral actief in de bancaire en logistieke sector en de zakelijke dienstverlening. Het softwaresyteem dekt meer dan vierhonderd organisatorische onderwerpen (operationeel en ontastbaar). Stijn: ,,Deepler creëert niet alleen inzicht, want inzicht zonder actie is waardeloos. Onze tool dwingt ook tot opvolging, dus dat er met de verkregen inzichten ook daadwerkelijk iets wordt gedaan. Zo wordt aangegeven wie welke acties gaat uitvoeren, inclusief een tijdlijn. Verbetering leidt uiteindelijk tot meer betrokkenheid, meer werkplezier, een hogere productiviteit en een efficiëntere bedrijfsvoering.’’

Een voorbeeld: een groot postbedrijf kwam er via Deepler achter dat veel koeriers en magazijnmedewerkers na een werkdag met rugklachten naar huis gingen. Wat bleek? De pakketjes waren te zwaar. Het bedrijf onderkende dat de ergonomie niet op orde was en ging meteen over tot actie, zodat de medewerkers minder fysiek belast werden. Met succes: het aantal klachten nam zienderogen af.

Het ondernemen is Stijn met de paplepel ingegoten: zijn vader is Stephan van der Vat, oprichter en ceo van Management Drives: software die inzicht geeft in wat een team of persoon motiveert. Management Drives maakt gebruik van een taal met zes kleuren, gepresenteerd in een matrix. Elke kleur staat voor een stijl van leiderschap of organisatiecultuur. Stijn: ,,Ik ben opgevoed met kleuren en drijfveren.’’

Deepler telt op dit moment 23 medewerkers met een hoofdkantoor in Utrecht. Ook houden drie werknemers kantoor in Mexico: Deepler heeft intussen meerdere klussen in Latijns-Amerika.

Hoe ben je op het idee gekomen?

,,Ik heb bedrijfskunde gestudeerd met als specialisatie HR-analytics, dus gericht op werknemersdata. Tijdens mijn scriptie ontstonden de eerste ideeën. Ik merkte dat er veel te weinig naar medewerkers wordt geluisterd. Een schoonmaker en beveiliger van een bedrijf worden misschien niet gezien als experts, maar kunnen juist hele goede ideeën hebben die leiden tot verbetering van een organisatie. Aanvankelijk deed ik het naast een vaste baan, maar uiteindelijk heb ik vijf jaar geleden Deepler opgericht om er volle bak voor te gaan. Omdat een softwaresysteem ontwikkelen meer dan een ton kost, heb ik geld geleend bij family, friends and fools.’’

Welke ambities heb je met Deepler?

,,We doen het goed in eigen land, maar willen hier nog meer impact maken. In Nederland vinden we het heel normaal om veel geld te steken in CRM-systemen, om te begrijpen wat er bij de klanten speelt. Maar systemen die zich richten op wat er intern speelt, dus wat leeft onder medewerkers, vinden we minder belangrijk. Ik snap dat echt niet. Met Deepler gaat de betrokkenheid van je medewerkers tussen 8 á 18 procent omhoog. Meer betrokkenheid leidt tot hogere productiviteit, bovendien willen mensen langer bij het bedrijf werken. Ook word je aantrekkelijker als werkgever. Daarnaast gaan we focussen op verdere expansie in het buitenland. Eind vorig jaar hebben we een financiering van een miljoen euro binnengehaald. Dat wordt gebruik om het softwaresysteem verder te ontwikkelen en om ons klaar te maken voor internationalisering.’’

Gebruik je Deepler ook om je eigen bedrijf door te lichten?

,Absoluut. Sterker, we doen het wekelijks. Ik was drie weken geleden in Mexico. Toen ik terugkwam, kwam ik er op basis van onze eigen software achter dat ik niet genoeg leiderschap toonde: ik was niet bereikbaar genoeg. Oké, er was acht uur tijdsverschil, maar die onbereikbaarheid werd niet als prettig ervaren. Daarom ben ik bij terugkomst gelijk met mijn team rond de tafel gaan zitten om te voorkomen dat het weer gebeurt. Bij Deepler hechten we aan transparantie: iedereen zich moet kunnen uiten. Het is de taak van de werkgever om een dergelijk klimaat te creëren. Je mag iemand best de les lezen en kritiek hebben op elkaar, maar doe dat op een humoristische en vooral positieve manier.’’

Door wie of wat laat je je inspireren als ondernemer?

Sowieso mijn vader, als oprichter van Management Drives. Ik vind het mooi om te zien hoe hij bezig is met maken van impact met motivatie van mensen. Qua netwerk had ik trouwens niks aan mijn vader: hij vond dat ik dat zelf moest regelen. Maar hij geeft regelmatig advies, denkt altijd met me mee. Samen met twee anderen zit hij ook in de adviesraad van Deepler. Gelukkig zie ik hem privé ook nog. Verder is professor Herman van der Meulen van Nyenrode Business Universiteit een inspiratiebron voor mij. Ik ken hem van de periode dat ik Nyenrode deed, inmiddels beschouw ik hem als een vriend. Ook hij maakt onderdeel uit van de adviesraad. Binnen een organisatie kijkt hij naar het collectief, dat we elkaar moeten helpen. Zijn stelling: een ego is nietszeggend.’’

Welke tips heb je voor mensen met een innovatief idee die op het punt staan een onderneming te beginnen?

,,Mijn belangrijkste tip: zoek een goede partner. Ik heb die gevonden in Leon Oswald. Ik ken hem van mijn studie. Hij regelt alle IT. Qua karakters zijn we compleet complementair. Zonder hem had ik dit nooit gekund. Ook raad ik mensen met een goed idee aan om je gedachten te delen met je omgeving: neem ze mee in het proces, daardoor blijf je zelf ook scherp. Het is belangrijk om te blijven innoveren. Ik werk met zogenaamde focusgroepen die bestaan uit klanten: elke twee weken komen we bij elkaar om de software samen naar een hoger niveau te tillen.’’

Mocht Deepler het om wat voor reden dan ook niet redden, heb je dan een plan B?

,,Ik heb geen kant-en-klaar plan B in de kast liggen. Het zou kunnen dat het product hier en daar gaat veranderen als de markt daar om vraagt. We zijn voorloper en moeten dat blijven. Daarom moet we scherp blijven en kort op de bal zitten. Deepler blijft bestaan, dat weet ik zeker. Dus nee, er is geen plan B.’’