Chief Hybrid Officer Shanna Bosmans: ‘voor hybride werken is een brede cultuuromslag nodig’

Recent was Shanna Bosmans te gast in de live kijkradioshow van De Ondernemer, hieronder kun je het fragment terugkijken. Tekst gaat verder onder de video.

Shanna Bosmans (31) had best een beeld bij haar taken als Chief Hybrid Officer bij Microsoft. Maar dat ze iedere week op een podium zou staan om een lezing te geven - dát had ze niet helemaal voorzien.

,,Het is denk vooral een illustratie van hoe dit onderwerp leeft. Veel bedrijven zijn zoekende naar hoe ze hybride werken, het nieuwe normaal, voor hun bedrijf gaan inrichten. Ik had dus wel verwacht dat ik daar misschien eens een presentatie over zou geven, maar dat dat het zo’n prominente plek in mijn agenda zou nemen, had ik niet verwacht.”

Shanna Bosmans was te gast in de radioshow van De Ondernemer. Die uitzending kun je hieronder terugluisteren.

Bijzondere primeur

Microsoft had zo’n driekwart jaar geleden dan ook een bijzondere primeur: ze presenteerden als eerste in Nederland een Chief Hybrid Officer. Shanna Bosmans bekleedt sinds april die functie binnen het bedrijf. ,,Binnen Microsoft zijn we al tientallen jaren bezig met oplossingen om op afstand te werken, maar de adaptatie daarvan is door corona in een stroomversnelling gekomen.”

,,Hybride werken is de toekomst; daar waren we het allemaal over eens. Omdat wij denken dat het een breder onderwerp is dan alleen het HR-gedeelte – er komt bijvoorbeeld ook technologie, een cultuurverandering en een nieuw denken over leiderschap bij kijken – hebben we besloten er een ‘losse’ functie van te maken, die al die organisatieonderdelen aan elkaar verbindt.”

Inzichten over hybride werken delen met buitenwereld en andere organisaties

Als kersverse CHO houdt Bosmans zich grofweg met twee zaken bezig. Eén: intern bij Microsoft Nederland zorgen voor een optimale hybride werkomgeving. En twee: inzichten over hybride werken delen met de buitenwereld en andere organisaties. Hoe vertaalt zich dat in een gemiddelde werkdag?

,,Poe, dat moeilijk te schetsen, omdat het zo divers is. Ik praat veel intern en extern met mensen om goed te begrijpen wat de uitdagingen zijn rondom werken en hoe deze continue veranderen. Vervolgens bespreek ik met mijn team van technisch specialisten hoe en met welke oplossingen wij dit bij Microsoft zouden kunnen oppakken.’

En daarbij is haar thuiswerkplek natuurlijk piekfijn geregeld. ,,Ja, ik zorg wel dat dat op orde is,” vertelt ze via een vlekkeloze videobelverbinding vanuit haar huis. ,,Maar het is te beperkt om te denken dat hybride werk alleen maar daar over gaat. Als Chief Hybrid Officer ben ik bijvoorbeeld helemaal niet bezig met bureaus en beeldschermen regelen voor mensen; ik hoop dat bedrijven dat ondertussen toch wel op orde hebben. Het gaat veel meer om een bredere cultuuromslag, over de toekomst van het werken. Dáár word ik helemaal enthousiast van.”

IT basis voor transformatie

In die nieuwe toekomst kan IT een heleboel faciliteren. Het is volgens Bosmans de basis van waaruit de transformatie naar hybride werken plaats kan vinden. Van vergaderen, tot online leren en het opstellen van doelen: dat kan allemaal via gebruiksvriendelijke digitale oplossingen. Veel daarvan zijn onderdeel van bestaande gebruikersoplossingen zoals Microsoft Teams of het Microsoft Viva platform, zodat medewerkers niet een stortvloed aan nieuwe IT-systemen over zich heen krijgen.

En we zijn nog lang niet uitgeleerd, aldus de Chief Hybrid Officer. ,,We kunnen bijvoorbeeld nog best stappen maken in het inclusiever maken van meetings voor de mensen die thuis én op kantoor zitten. Zowel door vaardigheden van de managers als door digitale innovaties. Er bestaan tegenwoordig speciale camera’s op kantoor die de mensen in de ruimte uit elkaar ‘knipt’ en allemaal een los frame geeft zodat iedereen in de meeting op het scherm hetzelfde eruit ziet. Daarin zijn de mogelijkheden zeker nog niet uitgeput.”

Maar hoe belangrijk de IT-basis ook is: de mens staat centraal. Dat is Bosmans haar uitgangspunt. ,,Ik geloof er echt in dat als mensen gelukkig zijn, een doel hebben in hun werk en zich gehoord voelen in hun behoeftes, dat zij daarmee de basis vormen van je bedrijfsdoelstellingen.”

Vandaar ook dat Shanna Bosmans nooit een bedrijf zou adviseren een kant-en-klaar stappenplan uit te voeren wat betreft hybride werken. Ze werkt veel liever vanuit ‘employee empowerment’. ,,Omdat het hybride werken simpelweg voor iedereen een andere invulling kent. Neem alleen het feit dat ongeveer 50 procent graag focusklussen thuis doet omdat ze op kantoor worden afgeleid door leuke collega’s om zich heen. Terwijl de andere helft voor die focusklussen juist naar kantoor komt, omdat ze thuis worden afgeleid door de was die nog opgevouwen moet worden. Het kantoor heeft dus voor twee grote groepen mensen een totaal verschillende functie. ”

Geen fulltime kantoorleven meer

De enige aanpak van een succesvol hybride werksysteem is in je team uitvragen hoe iedereen het liefste werk en daar met elkaar een plan voor maken. Want één stelling kunnen we met zekerheid aannemen: we gaan niet meer terug naar het fulltime kantoorleven. ,,Werk heeft een andere plek gekregen in ons leven. In coronatijd hebben mensen ervaren hoe het is om bijvoorbeeld rustig te kunnen ontbijten met de kinderen, om tussen twee werkklussen door te sporten, om al wandelend door het park een meeting af te handelen. Die flexibiliteit willen we niet meer inleveren.”

Uit eigen onderzoek van Microsoft, het Work Trend Index-rapport, blijkt zelfs dat mensen een gebrek aan vrijheid zelfs zien als een potentiële reden om een nieuwe werkgever te zoeken. ,,Voor ondernemers is dus de uitdaging: hoe kan ik die medewerkers die vrijheid bieden en toch binden aan mijn bedrijf? Want dat je mensen weglopen is met deze krappe arbeidsmarkt toch wel het laatste wat je wil als ondernemer.”