Bij aanvang van de vergadering wordt er bij het Amerikaanse Amazon tegenwoordig een zes paginalange memo uitgedeeld, geschreven door een van de werknemers. Deelnemers krijgen een half uur leestijd, waarna een discussie wordt gevoerd over het stuk dat iedereen net heeft gelezen, vertelde ceo Jeff Bezos onlangs in een interview. Powerpointpresentaties? Die zijn uit den boze bij het internetbedrijf. Alles om zo efficiënt mogelijk te vergaderen.
,,Het is een consequente aanpak die bij iedereen binnen het bedrijf bekend is. Dat is belangrijk bij een goede vergadering", zegt Roderik van Grieken. Hij is directeur van het Nederlands Debat Instituut dat onder ander vergadertrainingen geeft. ,,Als men ertegenaan loopt dat er geen stukken worden gelezen voor een vergadering, dan is het inderdaad een manier. Maar idealiter leest iedereen de stukken voorafgaand aan een vergadering, kunnen mensen er zelf al op reflecteren en bedenken wat hun input kan zijn.”
Lees ook: Dit zijn de 3 gouden vergadertechnieken van Amazon-baas Jeff Bezos
Er is veel te doen om vergaderen de laatste tijd, ziet ook Van Grieken. Mensen willen over het algemeen korter vergaderen, maar dat blijkt lastig. ,,Organisaties krijgen een steeds grotere stroom aan informatie tot zich en het gevaar is dat je jezelf eindeloos onderdompelt in het lezen van stukken en vergaderen. Tegelijkertijd is er minder tijd om met elkaar om tafel te zitten omdat mensen vaker op afstand werken en op pad gaan. Als je dus wél met elkaar om tafel zit, is het belangrijk dat het echt efficiënt is.”
Sommige bedrijven proberen staand te vergaderen, omdat mensen dan actiever en alerter blijven. Maar of dat werkt? Vooral als een vergadering korter duurt dan een half uur, vertelde Peter Vink, hoogleraar industrieel ontwerp op de TU Delft, eerder aan deze site. Bovendien heeft staand vergaderen een psychologisch nadeel voor kleinere collega's, die noodgedwongen op moeten kijken naar langere collega's,
Weglopen mag?
Om een samenkomst nuttig te houden en voor iedereen relevant, schreef Tesla-man Elon Musk onlangs in een interne mail dat het wat hem betreft geen probleem is om weg te lopen uit nutteloze vergaderingen. ,,Het is niet onbeleefd om weg te lopen, het is onbeleefd om iemand te dwingen te blijven en zijn tijd te verdoen’’, schrijft hij naar zijn medewerkers. Als er toch een meeting plaats moet vinden, moet deze ‘erg kort’ worden gehouden.
Lees ook: Sneller vergaderen met deze 4 simpele tips
,,Daar ben ik het in principe mee eens”, zegt Van Grieken. ,,Het is een teken dat een vergadering niet goed is voorbereid. Wat heel vaak gebeurt is dat er deeldiscussies plaatsvinden over onderwerpen die niet voor iedereen relevant zijn. Dat kun je deels oplossen door een goede agenda op te stellen, deels door een vergadering goed voor te zitten.” Voorzitterschap zou in principe iedereen moet kunnen, denkt Van Grieken. Daarvoor moet je wel goed snappen wat je rol is. ,,Je moet de structuur van de vergadering bewaken – dat zit hem in de voorbereiding -, je moet de inhoud en de sfeer bewaken en op het goede moment een grapje toelaten – en tot slot moet je samen vatten en concluderen.”
Duidelijkheid
En ook: enthousiasme uitstralen aan het begin van de vergadering. Van Grieken: ,,Bij aanvang moet je als voorzitter uitstralen dat je er zin in hebt. Niet zeggen bij het maandag overleg: ‘Nou jongens, nieuwe week, we gaan het weer proberen’, maar zorg voor een goede sfeer waarbij het voor iedereen van tevoren duidelijk is wat er op de agenda staat, wat er van de deelnemers wordt verwacht en hoe lang het duurt.”
