Zo krijg je meer werk gedaan als je te weinig tijd hebt

Als tijdsmanagementcoach heeft de Amerikaanse Saunders talloze mensen geholpen meer gedaan te krijgen in minder tijd. ,,Ik heb ondervonden dat je met een van de onderstaande vijf strategieën jezelf uren in een week kan besparen’’, verklaart ze in Harvard Business Review.

1. Zorg dat je de verwachtingen helder krijgt

Als je een belangrijke taak krijgt, vraag dan als eerste aan degenen aan wie je verantwoordelijkheid aflegt wat ze precies van je verwachten, zegt Saunders. ,,Willen ze bijvoorbeeld dat je een PowerPoint-presentatie voorbereidt, of is dat niet nodig? Willen ze een uitgebreid stappenplan voorgeschoteld krijgen of is een snelle schets van de situatie genoeg?’’ Misschien hoef je je niet voor de volle 100 procent in te zetten om je opdrachtgever tevreden te stellen en is 80 procent ook genoeg om de klus te klaren.

Saunders: ,,Een van mijn cliënten die in de financiële sector werkt, bespaarde zichzelf dagen werk door vooraf duidelijkheid te verkrijgen. In bepaalde gevallen, zo ondervond hij, hoefde hij slechts genoeg informatie te leveren voor zijn leidinggevenden om te besluiten of ze door moesten gaan met een project of niet. Een hele grondige analyse maken bleek niet altijd nodig.’’

2. Recycle je materialen

De stelregel voor deze strategie: kopieer en plak waar je kan. ,,Dat kan in e-mails, presentaties, trainingen, voorstellen of andere zaken waarbij je telkens op eenzelfde manier communiceert’’, stelt Saunders. Hoeveel tijd je kan besparen met deze strategie, hangt af van het soort werk dat je doet. Bijvoorbeeld docenten kunnen door te knippen of plakken de nodige uren werk besparen, simpelweg door materiaal van vorige schooljaren te recyclen.

Weersta de neiging om telkens weer opnieuw het wiel uit te willen vinden. Iets nog een keer gebruiken doet niets af aan je originaliteit. Zie het eerder als het herhalen van je ‘greatest hits’. De meeste topsprekers geven keer op keer dezelfde speech, die daar alleen maar beter van wordt. Oefening baart kunst, weten ze.

3. Maak templates en checklists

Dit is er eentje in de categorie ‘voorkomen is beter dan genezen’: Gebruik templates en checklists voor de taken die periodiek terugkomen in je werk, adviseert Saunders. Die mallen kan je zelf in elkaar knutselen, maar zijn met wat googelen vaak ook kant-en-klaar te vinden. Handig voor je werk én je privéadministratie. ,,Ik heb bijvoorbeeld een template van de e-mail die ik ieder jaar naar mijn account moet sturen met mijn belastinginformatie. En iedere maand loop ik mijn checklist voor de maandelijkse financiën na.’’

Templates zijn te maken voor weekrapporten, presentaties of vergaderagenda’s. Checklists kunnen handige hulpmiddelen zijn voor het plannen van je week, een-op-eengesprekken of andere activiteiten die telkens terugkomen. ,,Je hoeft er minder door te onthouden en te bepalen, en dat bespaart je kostbare tijd.’’

Ingewikkelde apps of programma’s om deze bestanden te maken zijn niet nodig. ,,In mijn ervaring is het voldoende om de informatie opgeslagen te hebben in een Wordbestand.’’

4. Maak er een gesprek van

Het formeel willen afhandelen van zaken kost ons vele uren van onze werkweek. Maar nodig is dat vaak niet. Er valt zeker tijd te winnen door dingen eventjes met elkaar te bespreken in een doodgewoon gesprek. ,,Als je manager je bijvoorbeeld vraagt om onderzoek te doen naar een bepaalde kwestie, kun je wel een formele presentatie uitschrijven, maar het zou je veel tijd en moeite besparen als je je vondsten kort opschrijft en snel bespreekt in een een-op-eengesprek.’’

Deze strategie komt ook goed van pas als je het over abstracte concepten moet hebben die nu eenmaal lastig in woorden te vatten zijn. Een architect heeft er waarschijnlijk meer aan een ontwerpkwestie te bespreken en er ter plekke tekeningen bij te maken dan om een presentatie te moeten voorbereiden en te moeten zoeken naar de juiste woorden.

5. Deel je werk in tijdsvakken in

Tot slot kan het schelen om van tevoren te bepalen hoeveel tijd je wil besteden aan een bepaalde taak. Vervolgens moet je je ook echt aan deze afspraak met jezelf houden. ,,Als je bijvoorbeeld de neiging hebt altijd te veel tijd te steken in vooronderzoek, is het een goed voornemen om daar maar maximaal twee uur voor te nemen.’’

Natuurlijk, het indelen van je werk in tijdsvakken biedt geen enkele garantie dat je het werk afkrijgt binnen die van tevoren vastgestelde tijd. Maar het kan je wel helpen je concentratie vast te houden: iets moet echt af binnen die tijd, dus lanterfanten is er niet bij. Bovendien helpt deze strategie je via de Wet van Parkinson, de wetmatigheid dat ons werk nu eenmaal vaak alle tijd inneemt die we ervoor hebben. Geef je jezelf de hele dag voor een taak, dan heb je hem waarschijnlijk ook pas afgerond na een hele dag. Maar geef jezelf eens ‘maar’ een paar uur: het zou je kunnen verbazen hoe ver je bent gekomen.