Nieuws Vitaliteit

WhatsApp-etiquette: de lusten en lasten van de appgroep van de zaak

Snel, handig en efficiënt. Dat zou een WhatsApp-groep van de zaak kunnen zijn. In realiteit leidt de onuitputtelijke stroom aan berichten tot verwarring. In de Vlaamse krant De Morgen een organisatiepsycholoog aan het woord over de etiquette voor de soms gehate appgroep van het bedrijf.

Freek Evers (De Morgen) 4 januari 2020

Whatsapp etiquette regels appgroep zaak

Beeld: Reuters. Foto onder: Copywriter Magali De Reu, door Wouter Van Vooren.

Mogen medewerkers een WhatsApp-groep van collega’s zomaar verlaten? Wat moeten ze met die ene collega die er al zijn vakantiefoto’s post? En moeten zij nu echt reageren op dat bericht om 22.23 uur waarin jij vraagt om te bevestigen dat ze volgende week zeker aanwezig zijn op die belangrijke vergadering?

De e-mail deed de grens tussen werk en privé vervagen, werkgerelateerde appgroepen mixen de twee werelden genadeloos door elkaar. Dat zorgt voor situaties die we ons enkele jaren geleden nooit hadden kunnen voorstellen.

Vergelijkbaar met familiegroepen

“Ik kreeg weeën op het werk”, vertelt Sofie Van Craen, mediaplanner bij mediabedrijf ZIGT in Vlaamse krant De Morgen. Een collega voerde haar naar het ziekenhuis. “Ik ben in de WhatsApp-groep contact blijven houden met mijn collega’s. Iedereen op het werk wist toch dat ik aan het bevallen was.” Dat bleef niet alleen bij tekstberichtjes. Af en toe een foto van de monitor waarop een wee te zien was, hoorde daar ook bij. “De grens tussen werk en privé is heel dun geworden.”

Organisatiepsycholoog Martin Euwema (KU Leuven) schrikt niet van het voorbeeld. “Voor heel wat mensen is werk ook een deel privé. Je bouwt er vriendschapsbanden op en spreekt af met collega’s buiten het werk.” Vlamingen proberen die scheiding tussen het privé- en professionele leven nog enigszins te bewaren. “Maar in een land als Spanje behandel je collega’s vaak op vergelijkbare manier als familie”, spreekt Euwema uit ervaring. Het debiet aan berichten in de WhatsApp-groep met zijn Spaanse collega’s is vergelijkbaar met de familiegroepen.

Opdringerige werkgever

Waar we de flauwe oom op WhatsApp moeiteloos kunnen negeren of gewoon heel de familiegroep voor een jaar op stil kunnen zetten, is die beslissing bij collega’s een stuk lastiger. Ines Titeka, die de klantenrelaties verzorgt voor onder andere De Morgen, besloot onlangs tijdelijk haar werkgroep te verlaten. “Ik heb dat vooraf wel even aangekondigd in de groep. Maar als ik dat niet deed, kon ik niet van mijn verlof genieten.”

Zulke groepen worden in eerste instantie opgericht om praktische zaken te regelen, maar al snel druppelen er vakantiefoto’s, memes en roddels in de informatiestroom. Dat maakt het niet altijd gemakkelijker om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden. “Ook de nuance gaat er al snel verloren. Als ik snel iets wil laten weten wat uitleg vergt, bel ik liever”, zegt Titeka.

“Het is niet omdat ik mijn collega’s om tien uur ’s avonds nog een bericht stuur dat jij uit de sofa moet springen om daarop te reageren.”

Organisatiepsycholoog Martin Euwema

“Alle voorbeelden kun je terugbrengen tot één kernvraag”, zegt Euwema. “Hoe assertief kan en mag ik zijn?” De uitdagingen die we al kennen van bij professioneel e-mailen na de werkuren worden door berichtenapps zoals WhatsApp, Telegram of Slack alleen maar uitvergroot. In landen als Frankrijk en Duitsland voerde men eerder al het recht in om onbereikbaar te zijn. Of hoe de overheid werknemers wil beschermen tegen opdringerige leidinggevenden die ’s avonds nog werknemers sommeren.

Betuttelend, vindt Euwema. “Het is niet omdat ik mijn collega’s om tien uur ’s avonds nog een bericht stuur dat jij uit de sofa moet springen om daarop te reageren.” De organisatiepsycholoog wijst erop dat verzuchtingen over werkgerelateerde e-mails of berichten een symptoom zijn en geen ziekte. Als de cultuur zo is dat jij als werkgever constante bereikbaarheid van medewerkers kunt eisen, dan is dat het onderliggende probleem. Maar ook moeten medewerkers er zelf wat aan doen als ze onderling niet aan kunnen geven dat ze even met rust gelaten willen worden, zegt de organisatiepsycholoog.

Euwema is ervan overtuigd dat de evenwichtsoefening tussen werk en privé in apps deel uitmaakt van de digitale vaardigheden die we allemaal goed onder de knie moeten krijgen en die nieuwe sociale regels vragen.

Magali de reu whatsapp

Enkele afspraken maken met medewerkers kan de WhatsApp-groep een stuk draaglijker maken. Stel bijvoorbeeld voor geen privégesprekken te voeren in een groepschat. Daardoor trilt de telefoon van mensen die niet betrokken zijn bij het gesprek immers óók. Volgens de organisatiepsycholoog hoeven medewerkers zich eveneens niet schuldig te voelen wanneer ze bijna niet of zelfs nooit in een chatgroep reageren. “Het verschil op de werkvloer van assertieve en meer ingetogen collega’s zet zich door in chatgroepen”, zegt Euwema. “Dat is gezond.”

Het enige waar zowel collega’s als werkgevers attent voor moeten zijn, is uitsluiting. Zorg dat mensen zich niet uitgesloten voelen omdat ze niet werden uitgenodigd voor ene of gene werkgroep. Dat kan heel pijnlijke situaties veroorzaken.

“En stop ermee om in WhatsApp-groepen nog eens te vragen in welke vergaderzaal de meeting nu precies zal doorgaan”, zegt Magali De Reu. “Dat is zo vervelend.” Als freelancecopywriter heeft ze een haat- liefdeverhouding met WhatsApp. “Het kan heel handig zijn om snelle afspraken te maken, maar de druk die erbij komt is soms heel hoog.” De werkgroepen van De Reu zijn niet bevolkt door collega’s maar door klanten. “Die verwachten van me dat ik 7 op 7, 24 op 24 bereikbaar ben. Maar ik ben geen workaholic.”

Blauwe vinkjes

De Reu probeerde om de leesbewijzen van WhatsApp uit te zetten, waardoor mensen niet meer konden zien of ze de berichten al had gelezen of niet. Maar die beslissing kende ook een keerzijde. “Ik kon daardoor ook niet meer zien of mijn berichten gelezen werden. En dat maakte me heel onzeker als ik na een tijdje geen antwoord kreeg.” Al heeft ze daar ondertussen wel een handigheidje voor gevonden. “Als je een spraakbericht stuurt, ontvang je leesbewijzen, ook al schakel je die uit.”