Nieuwe medewerkers? Zo zorg je dat ze snel in je organisatie meedraaien

Geef nieuwe collega’s een onvergetelijke start binnen jouw organisatie en zorg ervoor dat ze 100% landen. Dat is wat de Onboarding Journey belooft. Carmen Molendijk is bij Frisse Blikken verantwoordelijk voor het Onboarding proces. “Het is belangrijk dat nieuwe medewerkers snel zelfstandig uit de voeten kunnen, maar ook dat ze zich welkom voelen binnen een organisatie. Zeker in deze tijd, waarin mensen vaker jobhoppen en je als ondernemer meer moeite moet doen om de juiste mensen aan je te binden.”

Niet op orde

Als projectmanagement bureau biedt Frisse Blikken organisaties de daadkracht en frisheid van jong ondernemerschap, door met een frisse blik vraagstukken op het gebied van vernieuwing en verandering te bekijken. “We komen bij veel verschillende bedrijven over de vloer en merken dat ze op veel plekken de onboarding nog niet op orde hebben. Dat was voor ons de reden om hier mee aan de slag te gaan”, vertelt Molendijk. Frisse Blikken ontwikkelde de tool in eerste instantie voor zichzelf, maar ziet graag dat andere bedrijven ook gebruik gaan maken van de tool. “Bedrijven zijn heel goed om mensen tijdens een selectieproces voor zich te winnen, maar laten dat vervolgens los zodra iemand aangenomen is. Terwijl dat juist het moment is om mensen mee te nemen in jouw manier van denken en ze het gevoel te geven van waarde te zijn voor je organisatie. Een gemiste kans om dat niet te doen.”

Stap voor stap

De tool neemt nieuwe collega’s aan de hand tijdens de inwerkperiode. “We hebben een manier bedacht om mensen alle nodige informatie gedoseerd aan te bieden en stap voor stap wegwijs te maken binnen onze organisatie. Door dit proces te digitaliseren, zorgen we ervoor dat iedereen begint met dezelfde kennis, ongeacht je manager.” De Journey bij Frisse Blikken duurt ongeveer 100 dagen. “En daarin komt alles voorbij: uiteraard hoe de systemen en processen werken, maar ook hoe het bijvoorbeeld is geregeld met de lunch.”

Ook bevat de Journey een aantal opdrachten, die de nieuwe medewerker moeten triggeren om aan de slag te gaan. “Niet alles is even serieus. Zo is een van de opdrachten om een selfie te maken met je manager en deze te delen in de groepsapp. Het leuke daarvan is dat het niemand kan ontgaan dat er een nieuwe collega is begonnen.”

Interactieve plaat

Om iemands voortgang te monitoren, maar ook om de nieuwe medewerker zelf inzicht te geven in zijn onboardingproces, werken ze bij Frisse Blikken met een grafische plaat. Dit is een interactieve plaat die met het doorlopen van de fases gevuld wordt met persoonlijke content. “Zo staat er bijvoorbeeld op wie jouw buddy binnen Frisse Blikken is, het logo van de organisatie waar je je eerste klus hebt gedaan en een foto van jouw eerste dag op kantoor. En wanneer iemand zijn Onboarding Journey heeft voltooid, krijgt hij deze plaat ook ingelijst mee naar huis, als tastbaar aandenken.”

Win-win

De voordelen van de tool zijn tweeledig, vertelt Molendijk. “Allereerst waarborg je consistentie en kwaliteit, maar het is daarbij ook heel tijdsefficiënt. We merken dat we sinds het in gebruik nemen van de tool, veel minder vragen krijgen van onze newbies. Ook omdat ze in de tool alle informatie zelf kunnen terugvinden. Daarbij wordt het met de tool voor het management inzichtelijk hoe iemand ervoor staat in zijn onboarding.” Maar ook voor de nieuwe medewerkers zelf biedt de tool voordelen. “Nieuwe medewerkers zijn veelal enthousiast en hebben een drive. Door ze actief aan de slag te laten gaan met hun onboarding, zorg je voor empowerment.”