Terwijl de zon schijnt en de meeste collega’s van Paperdork aan het genieten zijn van hun vrije tijd, is Nikkie den Dekker samen met een collega nog bezig in hun nieuwe kantoor. Het is augustus, de maand waarin Paperdork al drie jaar op rij de werkuren van alle medewerkers vermindert met 25 procent. Paperdork is een combinatie van een innovatief boekhoudprogramma voor zzp en VOF en een boekhouder/‘cijferbaas’, met in totaal 12 medewerkers. Het voorjaar is voor Paperdork druk, de zomer traditioneel rustig. De dag voor het interview gingen de collega’s samen padellen. Op de dag zelf zijn de meesten lekker thuis. „Voor ons is het eigenlijk normaal geworden”, zegt Nikkie.
Bootje varen op de grachten
„Drie jaar geleden waren we op vakantie en dachten we na over de rustige augustusmaand die eraan kwam”, vertelt Nikkie. „Het jaar ervoor hadden we in augustus weinig te doen en vulden we onze dagen met bootje varen in de Utrechtse grachten.” Toen ontstond het idee om in deze maand minder te werken. Ze besloten het te proberen: drie uur per dag minder werken als experiment.
In het begin was het even wennen. „Sommige mensen kregen stress omdat ze hun werk in minder tijd moesten doen”, legt Nikkie uit. Het eerste jaar bleek drie uur per dag net iets te veel. „Na de eerste keer hebben we echt een evaluatie gedaan”, zegt Nikkie. „We vroegen iedereen hoe ze het ervaren hadden en bekeken de voor- en nadelen. Op basis daarvan hebben we besloten om door te gaan, maar met een kleine aanpassing van drie uur naar 25 procent minder per dag. Dat bevalt goed. Onze medewerkers waarderen het enorm. Ze voelen zich meer betrokken bij het bedrijf en zetten in drukke periodes een stapje extra.”
Lees hieronder verder.
Veel collega-ondernemers vragen zich af of dit financieel haalbaar is. Voor Paperdork is het antwoord ja. „Ons verdienmodel is gebaseerd op een vast tarief per jaar voor onze diensten, niet op uurtje factuurtje”, zegt Nikkie. „Klanten betalen hetzelfde bedrag, ongeacht de uren die we werken. Daardoor kost het ons eigenlijk niets extra’s.”
Vierdaagse werkweek AFAS
Maar, zegt Nikkie, een dag in de week vrij is geen optie. We hebben het over AFAS, dat onlangs in het nieuws kwam omdat het medewerkers van het bedrijf op vrijdag vrij zullen zijn. „We willen altijd binnen één werkdag kunnen reageren op vragen van onze klanten. Dan is dat geen optie voor ons. Ik vind het wel tof dat een groot bedrijf als AFAS zo’n stap zet. Of wij ook zoveel sollicitaties binnen krijgen zoals AFAS? Nee, al kregen we in het begin wel berichtjes van HR-medewerkers die wel voor ons wilden komen werken. Maar we hebben helemaal geen HR-afdeling!”
Lees ook: Dit kunnen we leren van de vierdaagse werkweek bij AFAS
Positieve effecten van minder werken
Het personeel is blij met de regeling. „Je merkt dat mensen zich gewaardeerd voelen. Het is een leuk extraatje dat veel betekent”, zegt Nikkie. „We zien dat medewerkers in drukke periodes, zoals bij de aangiftes van inkomstenbelasting, bereid zijn om een stapje extra te zetten. Ze weten dat ze in augustus een rustigere periode hebben. Overigens is het niet bedoeld om dit in balans te trekken. Bij ons kun je gewoon tijd voor tijd opnemen. Ook stimuleren we medewerkers om in augustus vakantie op te nemen doordat ze in deze maand dan 25 procent minder vakantiedagen hoeven in te zetten.”
Nikkie merkt ook dat deze aanpak de bedrijfscultuur versterkt. „Het zorgt voor een hechter team. Mensen plannen sociale activiteiten, zoals padellen of samen een borrel doen, omdat ze daar nu de tijd voor hebben. Dat versterkt de band onderling. Sommige collega’s gebruiken de extra tijd om eerder hun kinderen van de opvang te halen.”
Tips voor andere ondernemers
Nikkie heeft een paar tips voor andere ondernemers die dit overwegen. „Begin klein. Maak het niet meteen te groot en communiceer dat je start met een experiment”, zegt ze. „Anders schept dat misschien te veel verwachtingen. Kijk goed naar wat belangrijk is voor je business en klanten. Zorg dat je dienstverlening niet lijdt onder de vermindering in werkuren.”
Volgens Nikkie is deze aanpak vooral geschikt voor kantoorbanen en bedrijven met seizoensinvloeden. „Voor bedrijven waar het werk in bepaalde periodes afneemt, zoals bij ons in augustus, kan het heel goed werken”, zegt ze. „ Voor andere bedrijven kan het seizoen of de aard van het werk een rol spelen in de haalbaarheid. In sectoren zoals de zorg is dit lastiger, maar wellicht zijn er aangepaste varianten mogelijk.”
„We blijven evalueren en aanpassen waar nodig”, zegt Nikkie. „Maar voorlopig genieten we allemaal van die extra vrije tijd in augustus.”
