Pieter Peelen
Technisch bedrijfskundige
Pieter Peelen is technisch bedrijfskundige, gespecialiseerd in ondernemerschap, innovatie en strategie. Na acht jaar in uitdagende managementposities richtte hij in 2010 No Nonsancy (nu Beter is meer) op, waarmee hij mkb-bedrijven in de ‘beter is meer’-fase helpt productiever te worden. Met 25 jaar ervaring en honderden bedrijven geholpen, vertaalt hij complexe theorie moeiteloos naar praktische werkwijzen. In zijn boek Beter is Meer deelt hij praktische inzichten over professionalisering en productiviteitsgroei.
We hebben het hier over de verborgen kosten van interne frictie. Gedoe. Inefficiëntie. Verspilling die je niet op je facturen ziet, maar die je wel voelt; in frustratie, stroperigheid en slinkende marges.
Uit ander onderzoek naar onproductiviteit van Nederlandse bedrijven blijkt dat zij jaarlijks 10 tot 20 procent van hun omzet verspillen door interne inefficiëntie. In onze eigen benchmark zien we mkb-bedrijven die 20 tot soms wel 100 procent productiever hadden kunnen zijn, zonder extra personeel en zonder overwerk.
En tóch gaan deze bedrijven maar achteloos door. Met ad hoc besluiten. Dubbel werk. Eindeloze overleggen. En blijven die ondernemers eigenwijze ego’s die alles zelf willen oplossen.
Lees ook: Wat jij als ondernemer kunt leren van Defensie: ‘Zonder vertrouwen presteert je team niet’
Wat kost dat dan?
Bij een snelgroeiend dienstverlenend bedrijf zagen we het fout gaan. Ze waren gegroeid van 12 naar 45 medewerkers in twee jaar tijd. Een fantastische prestatie! Maar toch, ondanks dat de omzet doorliep zakte de winst steeds verder in. Iedereen had het druk. Er werd veel vergaderd. En niemand wist nog wie waarover ging.
We deden een quickscan op productiviteit en professionaliteit. Wat bleek? Door de groei was niets meer duidelijk intern. Er was geen eigenaarschap op processen. En er was nauwelijks structuur. Iedereen deed maar wat hem of haar het beste leek. Het gevolg? Minimaal 750.000 euro aan onzichtbare kosten per jaar. Kosten die nergens geboekt stonden, maar wel hard op de winst drukten.
Wat wél werkt
Op een slimme manier professionaliseren. Niet met jaren tachtig Amerikaans management gericht op controle en veel bureaucratie. Maar met eenvoudige, slimme aanpassingen die bij jouw bedrijf passen.
Wat wij in de praktijk zien? Bedrijven die slimmer gaan organiseren, boeken structureel meer resultaat, zonder harder te werken. Zij krijgen veel meer voor elkaar met vaak minder mensen.
Zo hebben we met deze dienstverlener de volgende zaken aangepakt:
1. Heldere rollen en verantwoordelijkheden
Veel gedoe ontstaat doordat niemand precies weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Of juist doordat iedereen zich met alles bemoeit.
Wat werkt:
• In een bedrijf creëer je waarde met elkaar. Teken met elkaar het ideale proces uit waardecreatie. Bepaal wat je moet doen om met elkaar dit proces te realiseren.
• Vraag aan iedereen welke rol hij of zij wil pakken in het proces. Werk samen kort uit wat erbij die rol hoort en, net zo belangrijk, wat níét.
• Overlapt iets? Dan is er één eindverantwoordelijke die knopen doorhakt.
Lees ook: Aan je bedrijf werken? Dat is een grote ondernemersfout
2. Slimme managementpraktijken
Deze dienstverlener creëerde waarde door projecten uit te voeren voor klanten. Daardoor is het logisch om ook te gaan managen vanuit projecten en projectbeheersing.
Wat werkt:
• Werken met project kick-offs waarin je de doelen van het projectteam, de rolverdeling en individuele leerdoelen deelt.
• Terugkerende momenten om de koers te checken: zitten we nog schema of moeten we bijsturen intern of naar de klant?
• Werken met een projectevaluatie waarin je de doelen, de rolverdeling en groei van het team en de individuen evalueert. Uit alle projecten deel je geleerde lessen met de organisatie.
Dat hoeft niet zwaar te zijn. Als je dit goed inricht, bespaar je uren tijd aan geneuzel met vijftien minuten extra in elke projectteamoverleg.
3. Een sterk kernteam
Als ondernemer kun je niet overal tegelijk zijn. En dat moet je ook niet willen. Bij deze dienstverlener had de ondernemer zeventien rollen. Dat zijn er zeker twaalf te veel.
Wat werkt:
• Bouw een klein kernteam van maximaal vijf mensen die het bedrijf snappen, verantwoordelijkheid willen nemen en elkaar scherp houden.
• Verdeel samen de rollen. Niet op hiërarchie, maar op motivatie en kunde.
• Ga vanuit de rolverdeling samen stukje bij beetje de organisatie slimmer organiseren.
Zo’n kernteam is geen ‘mini-MT’, maar een aanjager van structuur, focus en vertrouwen in de rest van het bedrijf. Een kernteam boost je professionaliteit en productiviteit.
4. Liefdevol leiderschap
Misschien de belangrijkste van allemaal. Want structuur werkt niet zonder liefdevol leiderschap. En leiderschap zonder structuur wordt chaos. Bij deze dienstverlener was harmonie lichtelijk overheersend in de cultuur. Dat leidde tot het uit de weg gaan van duidelijke gesprekken.
Wat werkt:
• Bouw deze gesprekken in in je normale werk. In dit geval in de projectevaluatie.
• Spreek elkaar aan vanuit betrokkenheid, niet vanuit controle. En op de uitvoer van de rol, in plaats van op de mens. Geef hierin het voorbeeld als kernteam.
• Vier successen. En durf te benoemen wat niet werkt, zonder verwijten maar met de intentie om te verbeteren.
Slimmer werken is de nieuwe manier van ondernemen
Je kunt de belastingdruk van de overheid niet zomaar verlagen. Maar wat je intern laat weglekken? Dáár kun je vandaag nog wat aan doen. Bij deze dienstverlener werd er binnen een jaar een half miljoen euro aan gedoe vermindert.
Dus geloof me, de impact van professionaliseren is vaak groter dan je denkt. En je organisatie is vaak minder professioneel als je denkt.
Dus waarom zou je het bedrag dat je aan belasting betaalt ook nog een keer intern verspillen aan gedoe? Neem deze overweging maar eens mee de zomer in!
Lees ook: Pingpongtafels en hippe loungehoeken zijn werkgeluk-washing: ‘Echt werkgeluk zit in het werk zelf’
