Hoe jouw bedrijf zorgeloos doordraait in het nieuwe normaal

Hoezeer we ook gewend zijn geraakt aan thuiswerken, de terugkeer naar kantoor is toch wel echt iets om naar uit te kijken. Een inspirerende teamsessie of even snel één-op-één sparren over een project gaat nu eenmaal beter face-to-face dan vanachter een beeldscherm. Om nog maar te zwijgen over de vrijmibo of het bijkletsen bij de koffieautomaat. Maar hoe zorg je ervoor dat het weer opbloeiende kantoorleven je werk pas écht goed ondersteunt? Doe je voordeel met dit overzicht van handige kantoortips die ons werkzame leven aangenamer, productiever en succesvoller maken.

1. Vliegende start met goed afgesteld kantoormeubilair

Wellicht was jij die ondernemende uitzondering die zijn medewerkers thuis door een externe partij liet helpen bij het optimaal afstellen van hun thuiswerkplekken, maar grote kans dat iedereen thuis ‘maar wat deed’ qua ergonomie en zitcomfort. Wie heeft er niet aan de keukentafel zitten zwoegen op een rapportage met veel haast? Dat kan veel beter: gebruik de terugkeer van je personeel voor een feestelijke ‘arbo-apk’ waarbij een aantal specialisten langskomt om alle stoelen en tafels op kantoor optimaal af te stellen en medewerkers advies te geven over de werkplek thuis. Dat geeft vertrouwen in het hybride werken.

2. Regel snel internet op kantoor

Internetgebruik is in coronatijd verder doorgegroeid. Dat massale gebruik komt de snelheid van de digitale verbinding niet ten goede. Als bedrijf wil je daar geen last van hebben, dus zorg voor razendsnel internet op de werkvloer. Is de terugkeer naar kantoor geen uitgelezen moment om de kabel- of DSL-verbinding eindelijk eens in te ruilen voor de snellere glasvezel? En wat te denken van extra servers voor je website of clouddiensten? Snelle toegang tot informatie maakt werknemers blij, maar ook klanten.

3. Koppel alle technologie goed en slim aan elkaar

Technologie is altijd tegelijk een zegening en een ergernis. We kunnen niet zonder, dus loopt de stress direct hoog op als de techniek ons even in de steek laat. Het probleem schuilt vaak in connectivity, oftewel: dat alle apparaten op kantoor goed met elkaar verbonden zijn en opdrachten niet tussen wal en schip vallen. Ergernis nummer één is als de printer het niet doet of jouw printopdracht niet goed wordt verzonden. Specialist HP speelt hier op in met tal van slimme opties. Daardoor kunnen apparaten uit verschillende netwerken toegang krijgen tot dezelfde printer, kun je scans via je mobiele telefoon direct doorsturen om af te drukken en is het mogelijk dat printers alleen afdrukken maken als jij in de buurt bent. Zeker nu werk en privé, maar ook vaste banen en flexwerk door elkaar heen lopen, is een efficiënte en veilige koppeling van netwerken essentieel.

4. Zorg dat je altijd, altijd, altijd kunt printen

Over printen gesproken: ook lege cartridges kunnen een grote ergernis zijn. Daar bestaat een simpele oplossing voor: Instant Ink. Dat is een abonnementsdienst waarbij HP automatisch een nieuwe inktcartridge of toner bij je aflevert, met als voordeel dat je nooit zonder inkt komt te zitten. Als bedrijf kun je een maandelijkse planning maken, waarbij je een vaste prijs betaalt op basis van het aantal geprinte pagina’s. Daarmee kun je tot 70 procent besparen op de kwalitatieve Original HP Ink en tot 50 procent op toners. Jouw maandplanning kun je bovendien per ommegaande aanpassen als blijkt dat er minder of juist veel meer wordt geprint. Ideaal voor de gemoedsrust van je medewerkers: printen zonder zorgen.

5. Telefonisch goed bereikbaar, ook als je er niet bent

Terug op kantoor betekent ook weer beter telefonisch bereik als bedrijf. Tenminste, als je de telefoon opneemt. Dat gaat nog wel eens mis. Niet fijn voor klanten en relaties die bellen, maar ook niet goed voor de bereikbaarheid van jouw medewerkers. Tegelijk kan het ook een killer zijn voor de productiviteit als iedereen wordt geacht om te waken voor telefoontjes die centraal binnenkomen. Een goede receptie is dus belangrijk en als die er niet is een goede alternatieve oplossing: een extern callcenter dat alle inkomende belletjes afhandelt of een technische invullingen. Denk dan aan een dienst als DigiReceptie of wie weet zelfs een belrobot. Na de chatbot is inmiddels immers bijna alles mogelijk.

6. Maak werknemers blij met lekkere koffie

Eén van de weinige dingen die werknemers echt niet hebben gemist tijdens het verplichte thuiswerken is de vaak bijzonder onsmakelijke automatenkoffie. Nu we de komende tijd (en wie weet nog veel langer) in gedeeltelijke bezetting op kantoor zullen zijn, is dit allicht het moment om eindelijk eens over te stappen op betere koffie en vooral ook betere koffiemachines. Koffie is een eerste levensbehoefte voor velen, dus maak je medewerkers meer dan blij met een goede espresso of latte macchiato.

7. Het oog wil ook wat: investeer in goede schermen

Het lijkt een detail, maar een goed computerscherm doet wonderen. We zijn vaak gespitst op stoelen en bureaus als het gaat om werkcomfort, maar ook onze ogen hebben flink wat te verduren onder werktijd. Check geregeld de scherpte en overweeg een abonnement met een pc-leverancier die schermen tijdig komt vervangen.

8. Technisch up-to-date: vernieuw software en blokkeer malware

Door alle technologische ontwikkelingen van de laatste jaren ontkwamen ondernemers sowieso al niet aan de digitale transformatie van hun bedrijf, maar door het hybride werken is die vernieuwing extra urgent. We werken meer dan ooit in de cloud, dus laten we dat eens écht goed gaan regelen. Zodat alle workflows correct blijven verlopen, alle informatie optimaal vindbaar is en de security op orde. Wie zijn digitalisering up-to-date heeft, riskeert ook minder overlast door malware en cybercrime. Ook leveranciers van apparatuur kunnen hier een bijdrage aan leveren. Al met al zal digitale transformatie het werkplezier verbeteren en risico’s verkleinen.

9. Organiseer leuke dingen met je personeel

Tot zo ver de belangrijkste operationele oplossingen. Maar bedenk: een bedrijf runnen is in de eerste plaats people’s business. Ga dus vooral ook wat leuks doen met je medewerkers, nu iedereen weer terugkomt naar kantoor. Een borrel, barbecue, bingo of teamuitje wordt enorm gewaardeerd. Zolang dat maar wel gebeurt met inachtneming van de resterende coronamaatregelen.